Информацию, которая отображается визуально, воспринимать гораздо легче, это доказанный факт. Особенно ярко тенденция отслеживается в разных сравнениях. Ниже мы рассмотрим, как построить диаграмму в Excel по данным таблицы. Это будет пошаговая инструкция без лишней «воды» также затронем ряд сопутствующих вопросов.
Решать задачу мы будем разными способами, вы же выберете наиболее подходящий. Итак, приступаем.
Данный тип подойдет тогда, когда нам нужно просто визуально отобразить значения, или сравнить их с другими.
Так выглядит результат работы. На наш взгляд, вполне неплохо.
Если у вас есть несколько значений, их тоже можно добавить сюда же, так, мы сможем получить отличный материал для визуального сравнения.
В программе есть сотни других типов графиков, их можно найти в меню [k]Вставка. Путем проб и комбинаций с каждым нужно разбираться по-отдельности.
Для того чтобы более четко понимать роль различных ячеек нашей таблицы и в целом ее значений, можно сопоставить результаты в виде круговой диаграммы. Причем делать это мы будем с выводом процентного соотношения. Приступаем.
Представление данных в наглядной форме диаграмм позволяет быстро оценить и проанализировать их. Как построить диаграмму в Excel? Пошаговая последовательность действий будет показана на основе приводимой ниже таблицы, показывающей помесячные доходы и налоги условного физического лица, и их соотношение в процентах.
1. Прежде всего, необходимо выделить участок таблицы, на основе данных которого требуется построить диаграмму в эксель. В приводимом примере выделены все данные – доходы, налоги и проценты.
2. Перейти на вкладку «Вставка», и в разделе «Диаграммы» щёлкнуть желаемый вид.
3. Как видно, в разделе «Диаграммы» пользователю на выбор предлагаются разные виды диаграмм. Иконка рядом с названием визуально поясняет, как будет отображаться диаграмма выбранного вида. Если щёлкнуть любой из них, то в выпадающем списке пользователю предлагаются подвиды.
Иногда употребляют выражение «Диаграммы и графики», тем самым выделяя графический вид в отдельную категорию.
Если пользователю нужен первый из предлагаемых вариантов – гистограмма, то, вместо выполнения пп. 2 и 3, он может нажать сочетание клавиш Alt+F1.
4. При внимательном взгляде на подвиды можно заметить, что все относятся к одному из двух вариантов. Они отличаются сплошной (в зелёном прямоугольнике), или частичной (в оранжевом) закраской элементов диаграммы. Следующие два скриншота, соответствующие «зелёному» и «оранжевому» выбору, наглядно демонстрируют разницу.
Как видно, в первом случае отображаемые данные выстраиваются тремя (доходы, налоги, процент) столбиками. Второй вариант отображает их в виде закрашенных частей одного столбика.
В обоих случаях значение процента почти не видно. Это связано с тем, что на диаграммах отображается абсолютное его значение (т.е. не 14,3%, а 0,143). На фоне больших значений такое малое число еле видно.
Чтобы сделать диаграмму в экселе для данных одного типа, следует в рамках первого шага выделить именно их. На следующем скриншоте представлена диаграмма для значений процентов, которых практически не было видно на предыдущих.
Закончив построение диаграмм, их можно изменить в любой момент. Одновременно с появившейся диаграммой автоматически возникает группа вкладок с общим названием «Работа с диаграммами», и происходит переход на первую из них – «Конструктор». Инструменты новых вкладок открывают широкие возможности редактирования диаграмм.
Для отображения значений процентов часто применяется круговая диаграмма в эксель. Чтобы построить круговую диаграмму, сохранив прежние данные, нужно щёлкнуть первый слева инструмент линейки – «Изменить тип диаграммы», и выбрать желаемый подвид строки «Круговая».
На следующем скриншоте показан результат активации инструмента «Строка/Столбец», производящий взаимную замену данных на осях X и Y. Как видно, однотонная гистограмма предыдущего скриншота получила цвета, и стала гораздо привлекательней.
В разделе «Стили диаграмм» вкладки «Конструктор» можно менять стиль диаграмм. После открытия выпадающего списка этого раздела пользователю становится доступным выбор одного из 40 предлагаемых вариаций стилей. Без открытия этого списка доступно всего 4 стиля.
Очень ценен последний инструмент – «Переместить диаграмму». С его помощью диаграмму можно перенести на отдельный полноэкранный лист.
Как видно, лист с диаграммой добавляется к существовавшим листам.
Если пользователю предстоит работа по построению множества других диаграмм на основе созданной и отредактированной, то он может сохранить её для дальнейшего использования в качестве шаблона. Для этого достаточно выделить диаграмму, щёлкнуть инструмент «Сохранить как шаблон», ввести название и нажать «Сохранить». После этого запомненный шаблон будет доступен в папке «Шаблоны».
Инструменты вкладок «Макет» и «Формат» в основном относятся к внешнему оформлению диаграммы.
Чтобы добавить название, следует щёлкнуть «Название диаграммы», выбрать один из двух предлагаемых вариантов размещения, ввести имя в строке формул, и нажать Enter.
При необходимости аналогично добавляются названия на оси диаграммы X и Y.
Инструмент «Легенда» управляет отображением и положением поясняющего текста. В данном случае это – названия месяцев. Их можно удалить или переместить влево, вверх или вниз.
Гораздо более употребителен инструмент «Подписи данных», позволяющий добавить на них числовые значения.
Если при построении диаграммы был выбран её объёмный вариант, то на вкладке «Макет» будет активен инструмент «Поворот объёмной фигуры». С его помощью можно менять угол наблюдения диаграммы.
Инструмент «Заливка фигуры» вкладки «Формат» позволяет залить любым цветом, рисунком, градиентом или текстурой фон диаграммы (как показано на скриншоте) или любой из её элементов (в данном случае – столбиков).
Для заливки соответствующего элемента он должен быть предварительно выделен.
После создания диаграммы для одного ряда данных в некоторых случаях бывает необходимо добавить на диаграмму новые данные. Для этого сначала нужно будет выделить новый столбик – в данном случае «Налоги», и запомнить его в буфере обмена, нажав Ctrl+C. Затем щёлкнуть на диаграмме, и добавить в неё запомненные новые данные, нажав Ctrl+V. На диаграмме появится новый ряд данных «Налоги».
Диаграммы рассматривались на примере широко распространённой версии Excel 2010. Так же можно работать и в Excel 2007. А вот версия 2013 года имеет ряд приятных нововведений, облегчающих работу с диаграммами :
В основе круговой диаграммы Excel лежат цифровые данные таблицы. Части диаграммы показывают пропорции в процентах (долях). В отличии от графика диаграмма лучше отображает общую картину результатов анализа или отчета в целом, а график графически детализирует представление информации.
Визуальное представление информации в виде круга актуально для изображения структуры объекта. Причем отобразить можно только положительные либо равные нулю значения, только один набор (ряд) данных. Такая особенность диаграмм одновременно является их преимуществом и недостатком. Преимущества рассмотрим более детально.
Составим для учебных целей простую табличку:
Нам необходимо наглядно сравнить продажи какого-либо товара за 5 месяцев. Удобнее показать разницу в «частях», «долях целого». Поэтому выберем тип диаграммы – «круговую».
Одновременно становится доступной вкладка «Работа с диаграммами» - «Конструктор». Ее инструментарий выглядит так:
Что мы можем сделать с имеющейся диаграммой:
Изменить тип. При нажатии на одноименную кнопку раскрывается список с изображениями типов диаграмм.Попробуем, например, объемную разрезанную круговую.
На практике пробуйте разные типы и смотрите как они будут выглядеть в презентации. Если у Вас 2 набора данных, причем второй набор зависим от какого-либо значения в первом наборе, то подойдут типы: «Вторичная круговая» и «Вторичная гистограмма».
Использовать различные макеты и шаблоны оформления.
Сделаем, чтобы названия месяцев и цифры показателей продаж отображались непосредственно на долях.
Построенный график можно переместить на отдельный лист. Нажимаем соответствующую кнопку на вкладке «Конструктор» и заполняем открывшееся меню.
Создать круговую диаграмму в Excel можно от обратного порядка действий:
Если выбор программы не совпадает с задуманным нами вариантом, то выделяем элемент легенды и нажимаем «Изменить». Откроется окно «Изменение ряда», где «Имя ряда» и «Значения» - ссылки на ячейки (ставим те, которые нужны) и жмем ОК.
Все основные моменты показаны выше. Резюмируем:
Все изменения и настройки следует выполнять на вкладках «Конструктор», «Макет» или «Формат» группы инструментов «Работа с диаграммами». Группа инструментов появляется в заголовке окна как дополнительное меню при активации графической области.
Простейший вариант изображения данных в процентах:
Как только мы нажмем на понравившуюся картинку, диаграмма поменяется.
Второй способ отображения данных в процентах:
Результат проделанной работы:
Вильфредо Парето открыл принцип 80/20. Открытие прижилось и стало правилом, применимым ко многим областям человеческой деятельности.
Согласно принципу 80/20, 20% усилий дают 80% результата (только 20% причин объяснят 80% проблем и т.д.). Диаграмма Парето отражает данную зависимость в виде гистограммы.
Построим кривую Парето в Excel. Существует какое-то событие. На него воздействует 6 причин. Оценим, какая из причин оказывает большее влияние на событие.
Получилась диаграмма Парето, которая показывает: наибольшее влияние на результат оказали причина 3, 5 и 1.
Чтобы создать круговую диаграмму в Excel потребуется заполнить таблицу данных, состоящую из значений секторов диаграммы. Самих сегментов может быть неограниченное количество, однако практика показывает, что понятнее выглядят круговые диаграммы, состоящие из трех-пяти секторов.
Значения данных секторов вводятся в столбец. При необходимости можно заполнить таблицу из двух столбцов, где в первом указывается наименование сегмента, а во втором непосредственно его значение. В этом случае диаграмму проще будет снабдить подписями сегментов.
Подвиды круговой диаграммы различаются только визуальными эффектами. При этом с точки зрения зрительного восприятия, самыми визуально точными являются первый и третий тип круговых диаграмм. Объемная круговая диаграмма за счет наклона и высоты искажает сегменты, поэтому не может претендовать на точность внешнего восприятия.
Нажав на понравившийся тип диаграммы, в документе появляется окно диаграммы, содержащее по умолчанию – текстовое поле для названия, непосредственно саму круговую диаграмму и легенду.
Дальнейшая работа с круговой диаграммой позволяет совершенствовать ее внешний вид и наполнение в зависимости от задачи. Например, для наглядности диаграмму можно дополнить подписями данных, нажав на любой сегмент правой кнопкой мыши и выбрав соответствующую функцию в контекстном меню. Базовые цвета сегментов также можно изменить, кликнув по сегменту два раза и в контекстном меню и выбрав «Формат точки данных» – «Заливка» – «Сплошная заливка» – «Цвет».
Диалоговое окно «Формат точки данных» позволяет также провести следующие действия:
Круговая диаграмма предназначена для визуализации состава какого-либо предмета, процесса или объекта. С ее помощью легко представляется детализация финансовых показателей, распределение доходов или затрат, объем продаж.
Благодаря своей форме круговая диаграмма интуитивно воспринимается, как цельный объект. Именно поэтому ее не рекомендуется использовать в случае, если указываются неполные данные. Например, для представления объем продаж компании только по тем месяцам, в которых была зафиксирована наибольшая прибыль, лучше использовать линейный график, а не круговую диаграмму.
Кроме того, круговая диаграмма непригодна для представления динамики или сравнения данных во временных промежутках.
Построить круговую диаграмму, отобразив на ней процентное соотношение Суммы к выплате по кварталам.
Для построения круговой диаграммы надо выделить на свёрнутой таблице листа Итоги столбцы Период и Сумма к выплате (диапазон D1:Е15).
В меню Вставка, в разделе Диаграммы выбрать Круговая
в появившемся окне выбрать тип диаграммы – Круговая.
На листе Итоги п оявляется круговая диаграмма. Для отображения процентного соотношения Суммы к выплате по кварталам следует:
Щёлкнуть правой кнопкой мыши по диаграмме и выбрать в списке Добавить подписи данных. На диаграмме появляются значения данных в рублях.
Снова щёлкнуть правой кнопкой мыши по диаграмме и выбрать в списке Формат подписей данных. В открывшемся окне установить:
- «Параметры подписи» - доли,
- «Положение подписи» - У вершины, снаружи.
Чтобы расположить эту диаграмму на отдельном листе, надо в меню Вставка в разделе Расположение щёлкнуть Переместить диаграмму. В открывшемся окне отметить «на отдельном листе », нажать ОК. Назвать лист Круговая.
Построение гистограммы.
П
остроим
гистограмму, изобразив на ней по периодамСумму
к выплате, Оплачено
и
Долг.
Порядок
создания
диаграммы
как в предыдущем задании. Однако здесь
удобно скрыть столбец Разница
на
листе
Итоги
.
Для
этого активизируем любую ячейку этого
столбца. Выполним команду
Формат/Столбец/Скрыть.
Выделим
необходимые столбцы:
Построим гистограмму:
Чтобы получить смешанную диаграмму и представить Долг в виде линейного графика, надо щёлкнуть по одному из столбцов Долга .
Затем выполнить команду правой кнопкой мыши Изменить тип диаграммы для ряда. Выбрать закладку График, а после этого из списка выбрать График. Диаграмма примет такой вид.
Для линейного графика удобно создать дополнительную ось Y-ов справа на графике. Это тем более необходимо, если значения для линейного графика несоизмеримы со значениями других столбцов гистограммы. Щёлкнуть по линейному графику и выполнить команду Формат ряда данных.
В открывшемся окне: открыть закладку Параметры ряда и установить флажок по вспомогательной оси . После этого на графике появится дополнительная ось Y – (справа). Нажать кнопку ОК .
На столбцы можно нанести соответствующие им значения. Для этого щёлкнуть по одному из столбцов правой кнопки мыши и выбрать Добавить подписи данных .
Перейти на лист Автофильтр . Отфильтровать данные в поле Период по значению 1 кв и 2 кв , в поле Долг вывести значения, не равные нулю.
Выполнение. Сделать активной любую ячейку таблицы листа Автофильтр . Выполнить команду Данные /Фильтр/ Сортировка и фильтр У каждого столбца таблицы появится стрелка. Раскроем список в заголовке столбца Период и выберем Текстовые фильтры , затем равно . Появится окно Пользовательский автофильтр , в котором выполним установки:
В заголовке столбца Долг выберем из списка Числовые фильтры , затем Настраиваемый фильтр . Откроется окно Пользовательский автофильтр , в котором сделаем установки:
После этого получим:
Расширенный фильтр
Команда Расширенный фильтр (дополнительный) , в отличие от команды Фильтр , требует задания условий отбора строк в отдельном диапазоне рабочего листа или на другом листе. Диапазон условий включает в себя заголовки столбцов условий и строки условий. Заголовки столбцов в диапазоне условий должны точно совпадать с заголовками столбцов в исходной таблице. Поэтому заголовки столбцов для диапазона условий лучше копировать из таблицы. В диапазон условий включаются заголовки только тех столбцов, которые используются в условиях отбора. Если к одной и той же таблице надо применить несколько диапазонов условий, то диапазонам условий (как именованным блокам) удобно присвоить имена. Эти имена затем можно использовать вместо ссылок на диапазон условий. Примеры диапазонов условий (или критериев отбора):
Если условия расположены в разных строках, то это соответствует логическому оператору ИЛИ . Если Сумма к выплате больше 100000, а Адрес – любой (первая строка условия). ИЛИ если Адрес - Пермь, а Сумма к выплате – любая, то из списка будут отобраны строки, удовлетворяющие одному из условий.
Другой пример диапазона условий (или критерия отбора):
Условия в одной строке считаются соединенными логической функцией И , т.е. должны быть выполнены оба условия одновременно.
Таким образом, условия фильтрации, размещенные в одной строке диапазона, объединяются логической функцией И , условия, заданные в разных строках, функцией ИЛИ . Пустая ячейка в диапазоне условий означает любые значения .
Создадим новый лист Фильтр.
Пример 1 . Из таблицы на листе Рабочая_ведомость с помощью расширенного фильтра отобрать записи, у которых Период – 1 кв и Долг+Пеня >0. Результат нужно получить в новой таблице на листе Фильтр .
На листе Фильтр для вывода результата фильтрации создадим шапку таблицы копированием заголовков из таблицы Рабочая_ведомость . Если выделяемые блоки несмежные, то при выделении применить клавишу Ctrl . Расположить, начиная с ячейки А5 :
Н
а
листеФильтр
создадим
диапазон условий в верхней части листа
Фильтр
в ячейках А1:В2
.
Названия полей и значения периодов
обязательно копировать с листа
Рабочая_ведомость
.
Условие1 .
Выполним команду: Данные/Сортировка и Фильтр/ Дополнительно . Появится диалоговое окно:
Исходный диапазон и диапазон условий вставьте с помощью клавиши F 3 .
Установить флажок скопировать результат в другое место. Поместить полученные результаты на листе Фильтр в диапазон А5:С5 (выделить ячейки А5:С5 ). Получим результат:
Пример 2. Из таблицы на листе Рабочая_ведомость с помощью расширенного фильтра отобрать строки с адресом Омск за 3 кв с суммой к выплате больше 5000 и с адресом Пермь за 1 кв с любой суммой к выплате. На листе Фильтр создадим диапазон условий в верхней части листа в ячейках D 1: F 3 .
Присвоим имя этому диапазону условий Условие_2 .
Названия полей и значения периодов обязательно копировать с листа Рабочая ведомость . Затем выполнить команду Данные/Сортировка и Фильтр/Дополнительно .
В диалоговом окне сделать следующие установки:
Получим результат:
Пример 3 . Выбрать сведения о заказчиках с кодами - К-155, К-347 и К-948 , долг которых превышает 5000.
На листе Фильтр в ячейках H 1: I 4 создадим диапазон условий с именем Условие3.
Названия полей обязательно копировать с листа Рабочая_ведомость .
После выполнения команды Данные/ Сортировка и Фильтр/ Дополнительно в диалоговом окне сделать следующие установки:
Получим результат:
Вычисляемые условия
Диапазон условий может содержать вычисляемые критерии. Правила создания диапазона вычисляемого условия:
Заголовок столбца вычисляемого критерия не должен совпадать с заголовками столбцов таблицы или не заполняется вовсе.
В ячейку, где формируется критерий, вводится знак «=»(равно).
Затем вводится формула, которая вычисляет логическую константу (ЛОЖЬ или ИСТИНА).
Пример 4 . Из таблицы на листе Рабочая ведомость отобрать строки, в которых значения Оплачено больше среднего значения по этому столбцу. Результат получить на листе Фильтр в новой таблице:
На листе Фильтр создадим «шапку» новой таблицы копированием с листа Рабочая ведомость .
Для удобства создания вычисляемого условия расположим на экране два окна: одно – лист Рабочая ведомость , другое – лист Фильтр. Для этого выполним команду Вид/ Окно/Новое окно . Затем команду Вид/ Окно/Упорядочить всё . Установим флажок слева направо . На экране появятся два окна, в первом из которых расположим лист Рабочая ведомость , а во втором – лист Фильтр. Благодаря этому удобно создавать формулу для критерия отбора на листе Фильтр .
Сделаем активной ячейку E 22 листа Фильтр, создадим в ней выражение:
Введем знак = (равно), щёлкнем по ячейке F 2 на листе Рабочая ведомость (F 2 - первая ячейка столбца Оплачено).
Введем знак >(больше).
С помощью мастера функций введём функцию СРЗНАЧ .
В окне аргументов этой функции укажем диапазон ячеек F 2: F 12 (выделим его на листе Рабочая ведомость ). Так как диапазон, для которого находим СРЗНАЧ , не меняется, то адреса диапазона должны быть абсолютными, то есть $ F $2:$ F $12 . Знак $ можно установить с помощью функциональной клавиши F 4 . В окне функции СРЗНАЧ нажать ОК.
Для проверки выполнения условия со средним значением сравнивается значение каждой ячейки столбца F . Поэтому в левой части неравенства адрес F 2 – относительный (он меняется). СРЗНАЧ в правой части неравенства – величина постоянная . Поэтому диапазон ячеек для этой функции имеет абсолютные адреса $ F $2:$ F $12 .
В ячейке E 22 листа Фильтр сформируется константа Истина или Ложь :
Сделаем активной любую свободную ячейку листа Фильтр и выполним команду Данные/Сортировка и Фильтр/Дополнительно .
В диалоговом окне сделаем установки. Исходный диапазон определим клавишей F 3 . Для ввода диапазона условий выделим ячейки Е21:Е22 листа Фильтр (заголовок столбца вычисляемого условия не заполняется, но выделяется вместе с условием). Для диапазона результата выделим ячейки А21:С21 на листе Фильтр.
Получим результат: