Когда работаешь за персональным компьютером, очень часто появляется необходимость в уменьшении размера какого-либо файла, чтобы сэкономить место на жестком диске или съемном накопителе. К примеру, необходимо скопировать файл с одного компьютера на другой посредством дискеты. Или нужна отправка файла большого объема по электронной почте. Если уменьшить его размер, экономится много времени, а если интернет не безлимитный, то и денег. В подобных ситуациях наилучшим решением является создание сжатого файла. Как создать архив? Именно так называется этот файл.
Архив является единым файлом, который может содержать в себе множество других файлов в сжатом виде для экономии памяти. Для работы с такими данными существуют специальные программные продукты, называемые архиваторами. С их помощью можно запаковывать файлы, извлекать их, а также просматривать содержимое этих самых архивов. Процесс сжатия и упаковки информации называется архивацией, а распаковки - разархивированием.
Существует несколько форматов сжатых файлов. Наиболее распространенными являются RAR, ZIP, TAR, CAB. Именно эти три буквы становятся расширением сжатого файла. Тип формата влияет на степень сжатия. Например, RAR-архив весит меньше, чем ZIP. Еще на эффективность действует формат упаковываемых файлов. Некоторые возможно сжать всего в два раза, а другие - в четыре и более. Бывают форматы, которые вообще не сжимаются. Как создать архив при помощи такой программы?
Наиболее удобным средством является известный архиватор под названием WinRAR. С его помощью возможно создавать как ZIP, так и RAR-архивы. А сжатые файлы других форматов он может без проблем просматривать и распаковывать.
Для того чтобы ответить на вопрос о том, как создать архив RAR, нужно проделать нехитрые операции. Для начала выделяются необходимые файлы. Если их много, то удобно использовать выделение мышью с зажатой клавишей CTRL на клавиатуре. Если нажать комбинацию CTRL+A, то выделятся абсолютно все файлы в данной директории. Если такой способ чем-то неудобен, то можно воспользоваться меню «Файл» программы-архиватора. Надо выбрать пункт «Добавить», затем в появившемся окне ввести имя, которое пользователь хочет присвоить создаваемому архиву. Здесь же можно выбрать формат: ZIP или RAR. Второй установлен по умолчанию, потому что он намного лучше сжимает, и менять его чаще всего нет нужды. В случае, когда нужно передать архив другому пользователю, лучше заранее спросить у него, имеет ли он программу, способную работать с выбранным форматом файла.
Дискеты используются все реже, но еще встречаются. И если нужно на них записать большой архив, то его создают многотомным. Он состоит из частей, именуемых томами. Как создать архив такого типа? Для этого нужно в разделе «Размер тома» выбрать пункт 1475500. Это число означает размер дискеты. При этом лучше поставить галочку в поле «Для восстановления» для возможности восстановить архив, если вдруг данные в нем будут каким-то образом повреждены. Ведь дискета является не самым надежным накопителем.
Бывает такое, что на компьютере сжатый файл распаковывается, даже если специальная программа не установлена. Как создать самораспаковывающийся архив? Для этого выбираются файлы для упаковки, затем, нажав правую клавишу мыши, нужно выбрать пункт «Добавить в архив». Важно: этот пункт есть, только когда установлен Затем также выбирается формат. В параметрах нужно указать, что это будет SFX-архив. Осталось лишь нажать на кнопку «ОК» и все будет готово.
Как видно из вышесказанного, ответ на вопрос о том, как создать архив, не является сложным. Нужно лишь соответствующее программное обеспечение, чуточку терпения и прямые руки. Зато последствия приобретения навыков только положительные: экономия места в памяти, больше свободного времени при передаче файлов, удобство. А еще можно научить других новичков. Ведь им тоже будет полезно знать, как создать архив.
Здравствуйте, дорогие друзья!
Архив представляет собой своеобразный безразмерный контейнер, куда вы можете складывать сколько угодно папок, файлов и даже прочих архивов. Сегодня я расскажу вам о том, как создать архив на компьютере.
С такой вещью как archive приходится сталкиваться практически каждому, кто работает с компьютером. К примеру, когда нужно отправить большое количество фотографий через файловый хостинг с сохранением конфиденциальности. И вообще есть большое количество ситуаций, когда необходимо создать архивный файл:
Для создания архивных файлов используются специальные программы, которые называются архиваторами. Основная их задача заключается в быстром, максимальном сжатии данных. Очень важно, чтобы во время сжатия не был потерян ни один байт информации. Иными словами, выбранный способ должен быть обратим, тогда распакованные данные будут иметь то же качество, что и до процедуры архивации.
Приложений-архиваторов существует огромное множество. Однако самыми популярными из них являются следующие:
Большинство подобных программных продуктов имеют в своём арсенале богатый набор самых разных фильтров и способов сжатия. Многие из них могут разбивать крупные объекты на несколько архивных томов и устанавливать пароли для открытия архивов. В некоторых приложениях имеются настроенные профили.
Программы-архиваторы не только помогают создать архивный документ, но и распаковать его. Об этом читайте в моей статье «».
Каждое приложение для архивации изначально создавалось для работы с файлами одного определённого формата, однако для того, чтобы иметь возможность успешно конкурировать на рынке с подобными продуктами, их наделили функциями для работы со всеми типами архивов. Поэтому для своих целей вы можете установить любой архиватор.
Итак, перейдем к действиям. Выделите то, что хотите поместить в archive, и кликните на него правой кнопочкой мышки.
Откроется контекстное меню, в котором вы увидите команды для архивации данных (их туда поместила программа-архиватор при установке на ПК). Делайте выбор из двух команд:
В первом случае вы сможете самостоятельно выбрать формат, уровень сжатия, создать пароль, назвать файл и прочее. Закончив всё это, нужно кликнуть «Ок» для начала процесса упаковки. По окончанию архивации в выбранной директории вы увидите ново созданный архивный документ.
Чтобы создать самораспаковывающийся archive, нужно просто поставить галочку в пункте ”Создать SFX-архив” в разделе общих настроек окна «Имя и параметры архива».
Подробнее о таких архивах читайте в статье про .
Если вам сложно дается компьютерная грамота, советую вам пройти курс «Гений компьютерщик ». Программа этого курса отличается своей простотой и понятностью для людей любого уровня знаний и возраста. Так что, если хотите быстро овладеть всеми компьютерными «премудростями» то «Гений компьютерщик» — именно то, что вам нужно!
С уважением! Абдуллин Руслан
Winrar - это популярная программа для работы с архивами. Она позволяет создавать архивы с расширением RAR и ZIP .
Зачем нужно создавать архивы?
Шаг 1 . Для примера я возьму картинку. Естественно у вас будут файлы другого формата и количества.
- Без сжатия.
- Скоростной.
- Быстрый.
- Обычный.
- Хороший.
- Максимальный
.
Выбираем Хороший
метод. Также вы можете разделить файл на тома
указав размер в байтах, настроить методы обновления
и параметры архивации
.
Далее мы узнаем как создать архив с паролем
. Установка пароля на архив обеспечивает безопасность ваших данных.
Для того чтобы поставить пароль на архив winrar перейдите во вкладку Дополнительно
и нажмите на кнопку Установить пароль
.
Настройка архивации завершена. Чтобы приступить к созданию архива нажмите Ок .
Все архив мы создали. Теперь нам нужно научиться его распаковывать.
Для того, чтобы распаковать архив winrar
щелкните правой кнопкой мыши по архиву и из контекстного меню выберите Извлечь файлы
.
Начнется процесс извлечения. Длительность распаковки файлов, как и в случае создания архива, будет зависеть от размера содержимого и метода сжатия. Может продолжаться от нескольких секунд до нескольких часов. Так что наберитесь терпения и подождите.
После завершения извлечения у вас появиться папка с файлами (указано стрелкой). Для экономия места архив можно попросту удалить.
Мы расскажем, как правильно создать архив индивидуальному предпринимателю или в только что созданном обществе с ограниченной ответственностью (ООО). Статья будет также полезна уже работающему ООО, в котором нет архива, но есть завалы документов.
Вы только что открыли свое дело - стали индивидуальным предпринимателем или учредителем ООО. В этот период перед вами встанут несколько важных вопросов:
Как правильно наладить работу с документами?
Как хранить документы, чтобы в считанные минуты найти необходимый?
Как не потерять документы?
Ответ на эти вопросы один: нужно наладить четкую работу двух важных служб - делопроизводства и архива.
Первым делом необходимо изучить устав (или положение) организации, разработать организационную структуру и штатное расписание (если организация работает давно, то последние два документа уже есть).
Структура создается (как правило, в виде схемы) исходя из направлений деятельности организации и, конечно, бюджета. Минимальная структура - это один работник (индивидуальный предприниматель или единственный участник - учредитель ООО). Он один во всех лицах: руководитель, главный бухгалтер, секретарь, архивист. Однако по договорам может нанимать соисполнителей.
Если в ООО штат небольшой (например, десять работников), то в штатное расписание могут входить:
Руководитель организации - 1 ед.;
Заместитель руководителя - 1 ед.;
Главный бухгалтер - 1 ед.;
Бухгалтер-кассир - 1 ед.;
Секретарь (он же делопроизводитель и архивист) - 1 ед.;
Сотрудники (по основному профилю организации) - 5 ед.
На первых порах, пока объем работы небольшой, секретарь успешно справляется с двумя направлениями: ведет делопроизводство и создает архив. Главное, навести порядок в документах. Для этого необходимо составить номенклатуру дел, в основе которой лежит штатное расписание организации.
НАШ СЛОВАРИК
Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения .
Сроки хранения документов указывают, как правило, по Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень 2010). Однако есть еще и ведомственные перечни.
Номенклатура дел составляется по установленной форме. Ответственность за ее составление возлагается на службу делопроизводства (секретариат, канцелярию и др.) организации.
Архивист (если архив в организации согласно структуре является самостоятельным подразделением) обычно помогает разработать номенклатуру дел.
Если организация небольшая или находится в стадии становления, функции делопроизводителя и архивиста выполняет один работник. Он же и разрабатывает номенклатуру дел.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Номенклатура дел оформляется на общем бланке организации (в ИП такой бланк тоже должен быть), подписывается лицом-составителем (ответственным за службу делопроизводства) и утверждается руководителем организации. На грифе «Утверждаю» ставится подпись руководителя и указывается дата утверждения.
После утверждения номенклатуры дел издается приказ (по основной деятельности) об утверждении номенклатуры дел организации (Пример 1).
После утверждения номенклатуры дел и регистрации приказа все структурные подразделения (или работники) получают выписки с заголовками дел из соответствующих разделов номенклатуры для использования в работе. Каждое структурное подразделение, получив выписку из общей (сводной) номенклатуры дел, должно завести папки для документов в строгом соответствии с индексами и заголовками дел номенклатуры.
Выписка из номенклатуры дел - это копия определенного раздела номенклатуры дел. Например, бухгалтерия получает выписку из номенклатуры дел, в которую входит полностью раздел № 3 («Бухгалтерия»). Сотрудники бухгалтерии, сверяясь с перечнем заголовков дел из выписки, могут правильно сформировать дела еще на этапе создания документа. Кроме того, в бухгалтерию в обязательном порядке направляются все копии приказов (по основной, административно-хозяйственной деятельности и личному составу).
Номенклатура дел небольшой организации с перечнем документов, которые образуются практически в каждой организации, может выглядеть как в Примере 2.
Разработка номенклатуры дел - большая и трудоемкая работа. Поскольку цель этого подраздела - объяснить связь номенклатуры дел с формированием дел и их хранением в архиве, подробно рассматривать процесс создания номенклатуры дел мы не станем.
Итак, номенклатуру дел составили, утвердили и выписки из нее выдали сотрудникам. Раздавая выписки, работникам нужно объяснить, что следует завести папки-регистраторы типа «корона» в соответствии с названиями в номенклатуре дел и только в эти папки подшивать соответствующие заголовку документы.
Архивация файлов или папок, чаще всего, необходима для их сжимания (уменьшения размера занимаемой памяти) и передачи через интернет или съемные носители. Удобнее ведь передать один архив, нежели каждый файл по отдельности.
Для создания архивов существуем множество программ, но лучшей из них однозначно является "Winrar", поэтому сейчас я опишу процесс создания архива "rar" при помощи этой программы.
1. Щелкаем правой кнопкой мыши по файлу или папке (в нашем случае выделяем все фотографии из папки). В появившемся контекстном меню подводим курсор мыши к Winrar, а затем щелкаем «Add to archive… ».
2. Появится окно программы Winrar. Для начала введем наименование будущего архива (Archive name ), а также место, куда он будет сохранен (для этого нажмите кнопку «Browse »). По умолчанию все архивы называются «Новый архив», а сохраняются в ту папку, где находятся архивируемые файлы.
