Процедура записи напечатанного текста на компьютер называется «Сохранение». Благодаря ей мы вносим документ на Локальный диск, в Документы, на Рабочий стол и в другие компьютерные места.
Сохранение в программе Word - это когда при помощи некоторых действий мы из напечатанного текста (документа) делаем файл, который потом можно будет открывать на компьютере, записывать на диск, на флешку, пересылать по Интернету.
Допустим, мне нужно напечатать много текста. За один день я точно не управлюсь. И вот я набрал какое-то количество текста и решил продолжить печатание завтра. Для того, чтобы это было возможно, мне нужно мой частично готовый документ записать, то есть сохранить, на компьютер. Сделав сохранение, я завтра смогу открыть напечатанный текст и продолжить работу с того места, где остановился.
Многие люди не сохраняют документ во время работы, а делают это в конце. Дело в том, что, когда Вы пытаетесь закрыть программу Word, уже напечатав в ней что-нибудь, то выскакивает окошко, в котором компьютер «спрашивает», сохранять ли изменения.
Если нажмете на кнопку «Да», компьютер откроет новое окошко, где нужно выбрать место для документа, дать ему название и нажать кнопку «Сохранить».
Щелкнув же по кнопке «Нет», компьютер закроет программу Word вместе с текстом, и открыть Вы его уже не сможете. То есть текст безвозвратно исчезнет. А если Вы щелкнете по кнопке «Отмена», то компьютер оставит открытой программу Word вместе с напечатанным текстом. Тем самым программа дает Вам возможность что-то подправить, изменить текст.
Но лучше все-таки сохранять другим способом. И не в самом конце работы над документом, а время от времени. Дело в том, что есть вероятность потери документа. Например, скачок электричества или зависание компьютера. Если вдруг такое произойдет, Ваш текст может не сохраниться на компьютере. Это значит, Вы его потеряете. Кстати, это касается не только программы Word, но и любой другой программы компьютера (Paint, Excel, Photoshop и т.д.).
Если Вы работаете в программе Word современной версии (2007-2010), то вместо «Файл» у Вас будет круглая кнопка с картинкой (цветными квадратиками) внутри.
Нажав на эту кнопку, откроется окошко. В нем нас интересует пункт «Сохранить как...».
Нажмите на него. Откроется новое окошко. В нем компьютер предлагает выбрать место для сохранения.
Обратите внимание на верхнюю часть этого окна. Здесь уже указано место, куда компьютер «собирается» сохранить документ.
В примере на картинке компьютер предлагает сохранить текст в папку «Документы». Но лучше записать его на какой-нибудь Локальный диск, например, на D. Для этого в окошке нужно выбрать «Компьютер» («Мой компьютер») с левой стороны.
После этого внутри окошка (в белой его части) откройте нужный Локальный диск, то есть нажмите по нему два раза левой кнопкой мышки.
Если Вы хотите положить документ в какую-то папку, откройте ее в этом же окошке (нажмите по ней два раза левой кнопкой мышки).
После того как Вы выбрали место, в которое хотите сохранить документ, нужно обратить внимание на нижнюю часть окошка. А точнее на пункт «Имя файла». В этой части написано название, под которым документ будет записан в компьютере. В примере на картинке это название - «Doc1». Если оно нам не подходит, то нужно его удалить и напечатать новое, подходящее название.
А теперь последний штрих. Для того, чтобы сохранить документ, нужно нажать кнопку «Сохранить».
Окошко исчезнет - и это будет означать, что текст записался в указанное место.
Теперь Вы можете закрыть программу и попробовать найти сохраненный документ на компьютере в том месте, в которое сохранили. Там должен быть файл с напечатанным Вами названием или стандартным названием «Doc1» (Документ 1).
Когда Вы печатаете текст (составляете документ), лучше время от времени его сохранять. Напечатали абзац-другой — сохранили. Для этого есть специальная кнопка вверху программы.
Нажав на нее, документ перезапишется. То есть тот, уже сохраненный Вами вариант, заменится новым.
Дело в том, что иногда компьютер может зависнуть. Или могут неожиданно отключить электричество. В таких ситуациях велика вероятность того, что несохраненный документ потеряется.
Из этого урока Вы научитесь сохранять документы Microsoft Word, а также узнаете, как можно восстановить свою работу с помощью инструмента Автовосстановление , если произойдет экстренное закрытие программы, отключение компьютера и прочие неприятные вещи.
При создании нового документа в первую очередь необходимо знать, как его сохранить, чтобы в дальнейшем открывать и редактировать. Как и в предыдущих версиях программы, файлы Microsoft Word можно сохранять на компьютере. При желании документ можно сохранить в облачном хранилище OneDrive, а также экспортировать и открывать доступ к документам напрямую из Word.
Служба OneDrive прежде называлась SkyDrive. Фундаментальных различий в работе этих служб нет, просто новое название для существующего сервиса. В некоторых продуктах Microsoft на протяжении определенного времени еще может встречаться название SkyDrive.
Существуют два способа сохранения документа в Microsoft Word: Сохранить и Сохранить как . Данные опции работают аналогичным образом, за исключением некоторых различий.
Не забывайте сохранять изменения при создании нового документа или при внесении изменений в существующий файл. Своевременное сохранение зачастую предотвращает потерю Вашей работы. Обязательно запоминайте, куда Вы сохраняете свою работу, чтобы в дальнейшем ее было проще найти.
Если необходимо сохранить новую версию документа, при этом оставив оригинал, можно создать копию. Например, у Вас есть файл под названием “Отчет по продажам”, Вы можете сохранить его как “Отчет по продажам 2”. Теперь можно смело редактировать копию файла, при этом всегда иметь возможность возвратиться к его оригинальной версии.
Если Вы не хотите использовать службу OneDrive, то, вероятно, расстроитесь, так как она выбрана по умолчанию в качестве места для сохранения файлов. Если Вам неудобно каждый раз выбирать пункт Компьютер , Вы всегда можете изменить место для сохранения файлов, выбранное по умолчанию.
Во время работы над документами Word автоматически сохраняет их во временную папку. Существует возможность восстановить файл, воспользовавшись Автоматическим восстановлением , в случае если Вы забудете сохранить изменения или произойдет сбой.
По умолчанию Word автоматически сохраняет каждые 10 минут. Если документ редактировался менее 10 минут, Word может не успеть выполнить автосохранение.
Если Вы не видите нужный файл, можете посмотреть все автоматически сохраненные файлы в представлении Backstage. Откройте вкладку Файл , нажмите Управление версиями , а затем выберите Восстановить несохраненные документы .
Одна из основных функций программы. Это действие, при котором набранный текст превращается в медиафайл, который, в свою очередь, можно хранить и просматривать на компьютере, а также перемещать на другие носители и передавать по сети. Фиксация данных нужна для того, чтобы не потерять изменения, внесённые при редактировании документа. Эту функцию желательно использовать как можно чаще - тогда уменьшится риск утраты данных при выключении программы или компьютера.
Есть два вида записи медиафайла в Word:
Существует много способов защитить текст от утраты, которые отличаются по сложности и функционалу. Их объединяют общие рекомендации по использованию:
Имя состоит из двух частей - названия и расширения. При первом сохранении текста в Ворд вы можете указать их в виде «Name.docx» (имя до точки, формат - после). Эта возможность доступна при использовании любого способа фиксации изменений. Кроме того, вы можете указать данные и после повторного редактирования, нажав «Сохранить как». Медиафайл с новым названием и расширением появится отдельно. Используйте такой формат, который подходит для всех устройств, на которых планируется читать и изменять текст. Наиболее универсальный для Ворд - .doc
Каждый пользователь Ворд должен знать, как создать в нём документ. Сделать это довольно просто - есть 3 способа:
Вне зависимости от того, каким вариантом вы воспользуетесь, появится окно записи. Вы сможете выбрать директорию и наименование. Настройте эти параметры по требованию.
Уже созданный документ можно записать как новый. В таком случае оригинал останется, а изменённая копия с новым названием будет зафиксирована в указанной директории. Для этого нужно:
Чтобы предотвратить изменения в записи оригинальных данных, но сделать другой файл на их основе, сделайте шаблон:
Так вы сможете использовать документ Ворд в качестве исходника при создании нового. Чтобы сделать это, откройте текстовый редактор и нажмите «Создать» - «Создать из имеющегося».
Для того чтобы записать текст из Ворд на оптический носитель, нужно:
Советы для записи текста на компакт-диск:
Такой вариант записи нужен тогда, когда нужно передать текст Word - особенно если на другом устройстве нет доступа к интернету. Для этого нужно:
Запись данных в интернете - удобный способ хранить данные, так как доступ к ним возможен в разных местах. Достаточно, чтобы компьютеры были подключены к сети. Для этого нужно:
Алгоритм:
Алгоритм:
Документ станет доступен в OneDrive. Вы можете предоставить другим юзерам право просмотра или редактирования. Для этого поделитесь с ними ссылкой на папку.
Формат «.docx», который является базовым в современных версиях Microsoft Office, не может быть использован в Word 2003 и более ранних программах. Его можно открыть только при установке специального пакета совместимости. Для того чтобы избежать загрузок, достаточно записать текст в «.doc». Правда, в этом случае может стать недоступным форматирование, применённое с помощью инструментов Word 2010 и новее. Для того чтобы записать в «.doc», нужно:
Если вам нужно произвести запись данных для работы юзеров, которые, возможно, будут открывать и редактировать его на компьютерах с другими возможностями, можно выбрать альтернативное расширение. Это также позволяет регулировать функционал самого файла - например, сделать его недоступным для изменения. Чаще всего используются:
Эти форматы - самые доступные и популярные для того, чтобы ограничить редактирование. Получатель документа сможет только просматривать содержимое. Чтобы сделать такую настройку, нужно:
Этот вариант подходит для чтения в браузере. Он не переносит макет текста. Записать можно как в виде обычной HTML-страницы, так и в качестве документа, который сочетает в себе все медиафайлы (MHTML). Для этого:
Этот вариант нужен для того, чтобы записать текст в простом расширении, которое могут «читать» почти все программы для редактирования. Самый простой из них - «.txt». Также можно выбрать «.rtf», «.odt» и «.wps». Важно учитывать, что их использование может привести к утере форматирования и макета. Применяйте расширения только тогда, когда важен сам текст, а не его свойства. Для этого:
Нередко, особенно на «слабых» компьютерах, случаются неполадки с программами. Выход из строя Ворд может привести к тому, что вы утеряете данные, введённые в последнее время. Есть три способа попытаться восстановить текст после того, как программа или компьютер дали сбой:
Эта опция работает в программе по умолчанию - документ записывается каждые 10 минут. Тем не менее, при работе с важным документом лучше убедиться, что нет никакого риска и проверить наличие галочки напротив функции автосохранения. Кроме того, вы можете изменить интервал. Функция нужна для компьютеров, которые часто выключаются - так вы не потеряете текст, который был введёт до очередного момента записи. Для включения и настройки:
Для того чтобы удалить автосохранение, пройдите по этому же пути и снимите галочку в меню.
Запись прогресса - одна из главных функций при работе с текстом. Ворд позволяет не просто записать прогресс, а сделать это в одном из множества форматов и принципиально разных сервисов.
При работе с программой Word 2007 (впрочем, как и со многими другими) сохранение документа является одной из важнейших процедур. Ведь неправильно или небрежно сохраненные документы теряются и выпадают из поля зрения пользователя, легко исчезают в массе существующих на компьютере файлов.
Время, потерянное на поиск такого документа, несопоставимо с теми мгновениями, потраченными на правильное его сохранение.
1 способ :
В окне открытого документа нажимаем клавишу F12
или же используем сочетание клавиш Shift+F12
. Это хорошо подходит при самом первом сохранении документа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа…
По умолчанию предлагается папка «Мои документы». Вы можете выбрать любую другую папку для сохранения (см. Рис. 1
)
Рисунок 1. Сохранение документов в Word 2007
Совет 1 : чтобы изменить папку по умолчанию для сохранения файлов выполните последовательность команд: Кнопка «Office» -> Параметры Word -> Сохранение -> Расположение файлов по умолчанию. Выберите нужную Вам папку.
2 способ :
В окне открытого документа на панели быстрого доступа щелкаем по кнопке «Сохранить» (если она туда ) (см. Рис. 2
)
Рисунок 2. Сохранение документов на панели быстрого доступа
3 способ :
1. В верхнем левом углу окна открытого документа щелкаем по кнопке «Office».
2. В меню типичных команд выбираем кнопку «Сохранить».
Какой бы способ ни был бы вами выбран, откроется окно «Сохранение документа», в котором необходимо:
1. В графе «Имя файла» (внизу окна) сразу же набрать нужное название сохраняемого документа – окошко этой графы автоматически выделено, и текст имени будет вводиться именно здесь (см. Рис. 1 строку Имя файла).
Примечание . Обычно программа Word 2007 сама предлагает в качестве названия первую строку документа или же, если страница еще пуста, условное имя «Doc N» (где N – порядковый номер документа с момента очередного запуска программы) (см. Рис. 1 строки Имя файла и Тип файла).
Совет 2 : осмысленно присваивайте имя своему документу. Ведь именно по данному имени впоследствии будет отыскиваться документ для его открытия. Имя документа может быть размером до 255 символов и не должно содержать символов: < > * ? ” / ; : |
2. После создания имени необходимо выбрать место размещения документа на компьютере. При первом сохранении Word 2007 автоматически предлагает поместить файл в папку «Мои документы» или же в папку, которая была задана в настройках программы в качестве папки для сохранения (читайте Совет 1 ).
3. Если эти адреса сохранения для данного документа вас не устраивают, в строке «Папка» нужно включить структурное дерево и в списке дисков выбрать нужный для сохранения.
Примечание . Можно также воспользоваться левой панелью окна «Сохранение документа» и выбрать для сохранения «Рабочий стол», «Мои документы» или «Мой компьютер».
4. После выбора диска в его окне открыть папку, где будет размещаться документ. Если на диске нет подходящей для сохранения папки, щелкнуть по кнопке «Создать папку» на панели окна сохранения.
5. В окошке «Создание папки» набрать нужное название папки и щелкнуть по кнопке «ОК».
6. В графе «Тип файла» по умолчанию стоит «Документ Word». Если документ сохраняется для дальнейшей работы в Word 2007, рекомендуется сохранить данное значение формата файла. Обо всех способах выбора данного формата рассказано в следующей инструкции.
7. После набора имени документа и выбора места сохранения щелкнуть по кнопке «Сохранить» в правой нижней части окна или же нажать клавишу Enter на клавиатуре.
Примечание . В дальнейшем при использовании сочетания клавиш Shift+F12 или же кнопки «Сохранить» на панели быстрого доступа все по следующие внесенные в данный документ изменения будут автоматически сохраняться по указанному вами в первый раз адресу сохранения.
Необходимо сохранять документ как можно чаще – через каждые 5–10 строк с начала работы, не особенно надеясь на автосохранение, чтобы не потерять сделанную работу при сбоях в работе компьютера. Не откладывайте сохранение на самый последний момент работы с документом!
Подписывайтесь на каналы "сайт" в T amTam или присоединяйтесь в
Мы рассмотрели как создавать документ в программе Microsoft Word.
Если у вас Word 2010, то у вас это будет кнопка «Файл», самая крайняя слева в главном меню.
В диалоговом окне есть триосновных направления. Первое – это куда вы хотите сохранить ваш документ, второе – как вы его желаете назвать, третье – выбрать тип файла.
Рассмотрим все три направления в порядке очереди.
Выбор места сохранения располагается прямо наверху. По умолчанию компьютер предлагает сохранить файлв папку Документы, которая ужеесть на вашем компьютере. Чтобы это увидеть, нажмите стрелку в левом верхнем углу.
На рисунке выше видно выпадающее меню и то, что мы сейчас находимся в папке Библиотека . Если вы обладатель версии Windows Vista, тогда вы не увидите запись Библиотека. Вместо нее будет запись Пользователи . В этой папке тогда будет другая папка с именем, которое пользователь использовал при настройке компьютера.
Например, Пользователи>Леонид>Документы
Внутри папки Библиотека есть еще одна папка, называемая Документы . Сохраняем, к примеру,наш файл в этой папке. В диалоговом окне видны и другие папки, которые также находились в папке Документы.
Вы можете создать и свою собственную папку для хранения в ней ваших работ. Для этого нажмите на кнопку Новая папка , расположеннуюсверху.
Вы увидите, что в диалоговом окне появилась новая папка желтого цвета с синей подсветкой. На поле с синей подсветкой напечатайте имя папки, например Мои проекты . Затем подтвердите данное действие нажатием клавиши ввод. Папка будет переименована.
Если вы ошибетесь, нажмите снова на папку. Нажмите еще раз и вы увидите ту же синюю подсветку. Или нажать правую кнопку мышки и в появившемся меню выбрать Переименовать .
После создания папки, дважды кликните по ней, чтобы зайти вовнутрь. Обратите внимание на верхнюю часть диалогового окна.
Наша новая папка появилась правее папки Документы, что означает, что она находится внутри нее, так же, как и папка Документы находится внутри папки Библиотека. Таким образом, нами создана папка, находящаяся внутри папки документы.
Теперь нам надо придумать имя для нашего документа, который мы сохраняем. Если вы посмотрите на нижнюю часть диалогового окна Сохранить как , то увидите 2 поля. Одно называется Имя файла , второе Тип файла . Поле Имя файла, это место где вы вводите имя файла. В поле Тип файла вы выбираете какого типа будет ваш файл.
Документы Microsof Word начиная 2007 года заканчиваются буквами DOCX . В более ранних версияхони заканчивалисьбуквамиDoc . Если вы какому-то обладателю Microsoft Word 2007 захотите послать документ, заканчивающийся на DOCX, то ваш адресат не сможет открыть принятый файл. Это происходит потому, что предыдущие версии не знают как обращаться с новым для них форматом.
Обратное утверждение не верно. Т. е., если обладатель Microsoft Word 2007 пошлет файл, оканчивающийся буквами Doc, Вам, то вы сможете открыть его как на с 2007, так и на Microsoft Word 2010.
Microsoft Word позволяет сохранять документы с широким диапазоном форматов.Щелкните в любом месте на полетип файла и вы увидите весь список возможных форматов.
Данное изображение показывает, что наш документ принадлежит Word 97 – 2003, так как расширение файла состоит из трех букв – Doc . Первый документ в выкладке, тем не менее, имеет расширение DOCX , формат, который нам и требуется. Будьте внимательны выбирая формат, убедитесь лишний раз, что выбор правильный.
Теперь обратим внимание на поле имя файла. Если вы нажмете на Сохранить не изменив имя файла, то ему присвоится имя Doc1 . Получится файл Doc1.docx . Это не очень понятное имя для документа, так что изменим его на другое. Для изменения имени файла просто щелкните внутри поля Имя файла. Удалите предыдущую запись и введите новое имя. Например, «Мой первый документ».
Ваше диалоговое окно должно выглядеть как на картинке ниже. Если это так, нажмите кнопку Сохранить .
Теперь наш документ сохранен на жестком диске. Чтобы вы могли убедиться, что документ действительно сохранен, нажмите снова круглую кнопку Офис в верхней части экрана (или Файл для Word 2010). Выберите Сохранить как . И в появившемся диалоговом окне вы увидите название вашего файла.
Нажмите кнопку «Отмена», чтобы убрать диалоговое окно «Сохранить как».
Вы можете продолжить работу над сохраненным документом. Но если вы в вашу работу внесете изменения или добавите какие-то строки, то не забывайте сохранять измененный документ. Вам не нужно снова повторять все выше описанное заново. Достаточно просто нажать кнопку Офис или файл и сохранить или нажать на круглую иконку, которая показана ниже. Это позволит сохранить изменения в вашем документе.
Word 2007
Word 2010
Есть и другой способ сохранить изменения в документе. Удерживая клавишу CTRL на клавиатуре одновременно нажмите буквуS . Не забывайте регулярно сохранять изменения в файле, работая над ним. Так, в случае непредвиденной ситуации, например, отключение света или поломка компьютера, ваш труд не пропадет даром, и вам не придется начинать все сначала.