Работа с документами отнимает у пользователей, особенно у офисных сотрудников, очень много времени. А ведь существует немало программ, позволяющих существенно оптимизировать ручной труд при работе с документами путем автоматизации некоторых процессов. Многие из таких решений просты в применении, очень удобны и недороги, а потому доступны широкому кругу пользователей. О таких программах и пойдет речь в настоящей статье.
Пользователям, которым приходится иметь дело с большим числом электронных документов, хорошо знакома ситуация, когда, даже несмотря на строгую систему каталогов и подкаталогов, на поиски нужного документа уходит немало времени. Один из вариантов решения данной проблемы - использование специальной программы-каталогизатора, основная задача которой состоит в упорядочивании и рассортировке данных, что в итоге обеспечивает быстрый поиск нужной информации. Таких каталогизаторов на рынке представлено огромное множество, и все они ориентированы на каталогизацию либо дисков, папок и файлов, либо какой-то узкоспециализированной информации (фильмов, монет, марок и пр.). Для каталогизации документов подойдет любой универсальный каталогизатор, позволяющий каталогизировать папки и файлы разных типов. Лучшим среди подобных решений считается пакет WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/), однако он довольно дорог, а его возможности для многих пользователей явно избыточны. Большинству будет вполне достаточно воспользоваться пакетом WinCatalog Standard.
Другим способом является объединение связанных между собой документов в сложные иерархически-структурированные документы, хранимые внутри файлов данных, соответствующих этим структурам. В подобных структурированных документах гораздо удобнее ориентироваться и находить нужную информацию благодаря как структуризации, так и расширенным возможностям поиска внутри документа. Кроме того, подобное структурирование позволяет производить внешний поиск и искать документы по фрагментам входящего в них текста. Например, для создания иерархически-структурированных документов предназначен пакет Maple.
Разработчик : WinCatalog.com
Размер дистрибутива: 1,62 Мбайт
Работа под управлением: Windows 95/98/2000/Me/NT 4.0/XP
Способ распространения: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)
Цена: 200 руб.
WinCatalog Standard представляет собой удобный в работе многофункциональный каталогизатор с понятным русскоязычным интерфейсом (рис. 1). Пакет позволяет каталогизировать данные с любых носителей информации, которые могут быть подключены к компьютеру: дискет, жестких и сетевых дисков, обычных CD- и аудиодисков, Zip-дисков и т.д. С его помощью можно рассортировать и упорядочить любые папки и файлы независимо от их местонахождения. Вносить данные в каталог можно как вручную (сразу в виртуальные папки), так и путем сканирования дисков (включая находящиеся там Zip-архивы) - в таком случае извлеченные с дисков папки и файлы для удобства ориентации лучше потом рассортировать по виртуальным папкам, что благодаря поддержке операции drag & drop не займет много времени.
Рис. 1. Интерфейс WinCatalog Standard
Общее управление каталогом осуществляется легко и удобно. Разбиение данных по тематическим папкам существенно упрощает ориентацию, а размещение папок и вложенных в них элементов нетрудно изменить обычным перетаскиванием. Расширенный поиск (по имени, комментарию, размеру и дате изменения; рис. 2), поддерживающий булевы операции и возможность выбора конкретной папки для поиска, а также учитывающий ключевые слова (их можно предусмотрительно добавлять к отдельным элементам каталога), позволяет быстро найти нужный документ, а поиск дубликатов - удалить из коллекции повторяющиеся элементы. Экспорт всей или части каталога документации в CVS-файл обеспечивает возможность обработки данных в другом приложении (например, в MS Excel), а экспорт в HTML-файл удобен для печати каталога.
Рис. 2. Поиск документов в WinCatalog Standard
Разработчик : Crystal Office Systems
Размер дистрибутива: Maple - 5,3 Мбайт, Maple Professional - 5,89 Мбайт
Работа под управлением: Windows (все версии)
Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия: Maple - http://www.crystaloffice.com/maple.exe , Maple Professional - http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)
Цена : Maple - 21,95 долл., Maple Professional - 30,95 долл.
Maple - удобный в применении менеджер документов, который позволяет объединять разноплановые материалы в иерархические структуры и получать в итоге структурированные документы: бизнес-планы, отчеты, аналитические записки, брошюры и т.п. В таких иерархических деревьях документов разноплановая информация представлена более наглядно, а найти любой документ гораздо проще, чем при стандартной каталогизации. Для просмотра созданных в Maple документов необходим специальный просмотрщик Maple Reader, который можно бесплатно скачать по адресу: http://www.crystaloffice .com/mreader.exe (2,51 Мбайт). Пакет отличается дружественным интерфейсом (рис. 3) и настолько прост в изучении, что даже отсутствие русскоязычной локализации программы для большинства пользователей не станет преградой, а потому данное решение можно рекомендовать самой широкой аудитории.
Рис. 3. Интерфейс программы Maple
Менеджер представлен в двух версиях: базовой Maple и расширенной Maple Professional. К числу принципиальных отличий расширенной версии стоит отнести наличие таких дополнительных функций, как поиск документов, проверка грамматики, шифрование файлов и резервирование иерархических структур.
Основа любого документа в Maple - иерархическое дерево узлов, уровень вложенности подузлов в котором, равно как и их количество, не ограничен. Каждый узел представляет собой отдельный документ, содержащий не только текст (набранный непосредственно, вставленный из буфера обмена или импортированный из документов в форматах RTF, DOC, WRI и HTML), но и табличный материал, графики, ссылки на базовые фрагменты итогового документа или файлы и т.п. При оформлении документов предусмотрено применение стандартного набора функций для работы с текстом: изменение типа и размера шрифта, создание списков, оформление абзацев, использование стилей и пр. Интеграция с MS Word позволяет применять встроенный в MS Word спеллчекер для проверки грамматики и поиска синонимов не только на английском, но и на русском языке. Встроенная система резервирования обеспечивает возможность создания сжатых резервных копий иерархических документов (в форматах ZIP и CAB). Встроенный мастер шифрования помогает зашифровать конфиденциальные документы с применением криптографического алгоритма Blowfish. А поисковый модуль Finder позволяет быстро найти нужные документы по фрагменту имени, автору, комментариям, содержанию (рис. 4) и т.п.
Рис. 4. Поиск документов по содержащемуся
в них тексту в Maple
Технология компьютерной подготовки документов предполагает, что созданные документы в дальнейшем неоднократно используются. Например, при разработке нового документа вам могут потребоваться один-два абзаца из вчерашнего документа или новый документ вообще представляет собой копию старого, но с измененной переменной информацией и т.д.
К сожалению, пользователь далеко не всегда может вспомнить, как назывался созданный позавчера важный документ, а порой и не имеет ни малейшего представления о том, где его искать. Конечно, нужно давать документам значимые имена и сохранять их, придерживаясь четкой каталогизации, но, увы, бывает и иначе, виной чему спешка, отвлекающие звонки и т.п. В результате на поиски требуемого документа может уйти немало драгоценного времени - ведь совсем не факт, что вам удастся открыть его через список ссылок Windows к последним документам, доступным через меню «Пуск». Дело в том, что данный список:
Есть и еще одна проблема - предусмотренный в Windows список недавних документов представляет собой один из каналов утечки конфиденциальных данных, так как по нему любой пользователь (в том числе злоумышленник) может сориентироваться относительно характера компьютерной деятельности владельца. Поэтому данный список рекомендуется регулярно очищать, например при помощи утилит для удаления с диска «мусорных» данных. В итоге складывается, казалось бы, парадоксальная ситуация: если пользователь регулярно уничтожает информацию о недавно использовавшихся документах в целях безопасности, то он лишается быстрого доступа к ним, а в противном случае рискует стать жертвой злоумышленников. Однако выход есть - можно воспользоваться специализированной утилитой ActualDoc, которая расширяет возможности Windows в плане работы с последними документами.
Если же нужный документ был создан уже давно и потому никак не может фигурировать в списке недавно открывавшихся документов (как встроенном в Windows, так и в списке ActualDoc), то придется прибегнуть к его поиску. Здесь возникает иная проблема - как правило, пользователь не помнит имени документа (равно как и даты его создания), зато знает, какие ключевые слова встречаются в тексте. Значит, нужно искать документ по фрагментам входящего в него текста - увы, данную задачу хоть и можно решить встроенными средствами Windows или, например, Word, но весьма посредственно. И дело не только в том, что такой поиск не совсем очевиден и выполняется медленно - иногда с этим можно смириться. Куда важнее, что далеко не все файлы окажутся найденными - морфологические особенности русского языка при поиске учитываться не будут, поэтому останутся не найденными файлы, в которых искомые слова имеют другое падежное окончание. В то же время специализированные поисковые утилиты, такие как «Ищейка» (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), «Архивариус 3000» и Phoenix Search (http://indexlab.net/), могут быстро найти нужные документы независимо от их местоположения. Наиболее привлекательным среди названных решений по соотношению «цена/качество» нам представляется пакет «Архивариус 3000».
Разработчик : Flexigen Software
Размер дистрибутива: Standard - 4,1 Мбайт, Professional - 3,6 Мбайт
Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003/Vista
Способ распространения: Standard - freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional - shareware (14-дневная демо-версия - http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc.exe)
Цена : Standard - бесплатно, Professional - 19,95 долл.
ActualDoc - менеджер последних документов, запоминающий использовавшиеся документы и обеспечивающий быстрый и безопасный доступ к ним. Программа отличается простотой и интуитивностью, имеет дружественный интерфейс с поддержкой русского языка (рис. 5) и практически не потребует времени на освоение, тем более что сопровождается исчерпывающей справочной системой, а потому может стать незаменимым инструментом как для профессионалов, так и для домашних пользователей.
Рис. 5. Интерфейс программы ActualDoc
ActualDoc ведет учет загрузки неограниченного числа документов в течение указанного пользователем срока (по умолчанию - 60 дней), поддерживает более 40 форматов файлов (текстовые и графические файлы, документы MS Office и HTML-документы, PDF-файлы и др.) и позволяет быстро загрузить любой из них. Найти в среде программы нужный документ - не проблема. Если свиток запомненных ею документов сравнительно небольшой, то можно выбрать документ прямо из списка. В противном случае разумнее предварительно ограничить список возможных претендентов путем его фильтрации (возможна фильтрация по временно му интервалу, по расширению и категории) либо провести поиск по имени документа (в общем виде) или по фрагменту входящего в него текста (правда, поиск по русскому тексту не всегда удачен). Есть и другой способ быстро открыть нужный документ - через встроенные закладки (такие же, как в Internet Explorer; рис. 6), которые могут быть назначены отдельным часто используемым документам и существенно ускоряют доступ к ним, так как необходимость поиска отпадает. Выбранный документ оказывается доступным во встроенном просмотрщике - для просмотра, поиска и копирования, а также во внешнем приложении - для редактирования и может использоваться для полной переработки, выборочного копирования из него информации или для отправки документа по электронной почте. При этом сам список документов может быть спрятан от посторонних глаз и защищен паролем - в этом случае недавно использовавшиеся файлы не будут отображаться в меню Пуск -> Документы .
Рис. 6. Открытие документа через закладку
в ActualDoc
Пакет поставляется в двух версиях: бесплатной базовой Standard и платной Professional. Возможности бесплатной версии не позволяют просматривать документы во встроенных просмотрщиках, использовать функцию поиска (в итоге искать документы можно лишь визуально, просматривая полный или отфильтрованный список), создавать пользовательские категории и редактировать закладки.
Разработчик: Likasoft
Размер дистрибутива: 3 Мбайт
Работа под управлением: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista
Способ распространения: shareware (30-дневная демо-версия - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)
Цена: студенческая лицензия - 195 руб., персональная лицензия - 295 руб., коммерческая лицензия - 900 руб.
« Архивариус 3000» - это оптимальное решение для быстрого поиска документов на 18 различных языках (включая русский, английский, немецкий и французский), ориентированное на широкий круг пользователей. Программа обеспечивает мгновенный доступ к документам, находящимся на жестком диске, сетевых и съемных дисках (CD, DVD, ZIP и др.), и может работать со всеми популярными типами документов (PDF-файлами, документами MS Office, текстовыми файлами и т.д.). Она умеет производить поиск в архивах (ZIP, RAR и др.), в почтовых сообщениях (Outlook, Outlook Express, The Bat! и др.) и вложенных в них файлах. Кроме того, поддерживается поиск в базах данных Lotus Notes и Lotus Domino и в базах сообщений ICQ, Odigo IM и Miranda IM.
Наряду с обычным поиском по ключевому слову или по набору ключевых слов, программа поддерживает режим расширенного поиска с применением логических функций и может искать документы не только по содержимому, но и по имени файла, дате изменения, размеру, типу документа, кодировке и пр. (рис. 7). Благодаря полной поддержке уникода, поиск корректно выполняется не только в документах на одном языке, но и в многоязычных (например, с текстом на русском и немецком языках одновременно). Возможен удаленный поиск документов через Интернет с последующим доступом к найденным документам через любой интернет-обозреватель, например через Internet Explorer. Результаты поиска могут быть представлены в режиме выдержек, когда отображаются наиболее значимые (релевантные) фрагменты выбранных документов с подсветкой найденных слов, и в режиме таблицы, когда выводится краткая информация о документах (рис. 8), по которой они могут быть отсортированы.
Рис. 7. Поиск документов в среде «Архивариус 3000»
Рис. 8. Варианты представления результатов поиска
в «Архивариус 3000»
Подготовка типовых документов отнимает значительную часть времени у тех пользователей, кто по долгу службы занимается оформлением разнообразной документации в страховых компаниях, банках, нотариальных конторах, компаниях, оказывающих разного рода услуги, и т.п. Как правило, такие документы создаются в текстовом редакторе Word на основе изначально разработанных базовых документов, в которых просто заменяется некоторая переменная информация. Ничего сложного в этом нет, но при больших объемах документации неизбежны ошибки - можно, например, случайно ввести данные не в то место, где им полагается находиться, или стереть несколько слов документа и т.п. Поэтому желательно, чтобы открытыми для ввода были лишь те поля, в которых должны вводиться данные, а весь остальной текст был заблокирован. Возможность создания подобных документов в Word разработчиками предусмотрена. Достаточно разработать серию шаблонов для всех используемых в организации типовых документов, для каждого шаблона запретить изменение постоянных данных (команда Сервис -> Установить защиту -> Запретить любые изменения, кроме ввода данных в поля форм ) и обучить пользователей создавать документы по шаблонам. Для типовых документов, где переменной информации сравнительно немного, таких шаблонов окажется вполне достаточно, чтобы существенно ускорить процесс подготовки документов и снизить риск ошибок.
Однако на практике применяется немало типовых документов, в которых переменная информация занимает до половины объема, причем часть переменных данных в том или ином виде неоднократно повторяется (рис. 9) - например ф.и.о. в разных падежах, прописи для введенных дат или сумм и т.п. В этом случае использование Word-шаблонов мало что дает, так как заполнение документов даже через шаблоны потребует много времени, ведь все переменные данные придется вводить вручную.
Рис. 9. Пример документа с большим объемом
переменной информации
Есть и еще одна особенность оформления типовых документов - часто требуется подготовить не один документ, а сразу несколько (например, для оформления банковского договора об открытии депозитария нужны три-четыре типа договоров для подписи). Таким образом, одну и ту же информацию приходится вводить в разные документы, на что тоже уходит много времени, а вероятность совершения ошибки при этом соответственно возрастает. Гораздо быстрее можно оформлять подобные документы при помощи специализированных приложений, предназначенных для автоматизации процесса подготовки типовых документов, - например таких, как «АвтоДок» или Blitz Document. Данные приложения тоже базируются на применении шаблонов, которые, в отличие от обычных Word-шаблонов, не только позволяют вводить данные в отведенные для этого поля (для чего пользователю необходимо заполнить набор форм с данными), но и умеют преобразовывать введенные данные запрограммированным образом, например могут заменить число прописью, произвести склонение слов и словосочетаний по грамматическим падежам и т.п. В итоге нужные документы заполняются быстро, а число ошибок, которые при этом можно совершить, оказывается на порядок меньше, чем при традиционной их подготовке в Word. Кроме того, создание типовых документов через специализированные решения привлекательно еще и тем, что все созданные документы автоматически каталогизируются и в дальнейшем найти любой из них - не проблема, а от пользователя не требуется знание тонкостей оформления документации, ведь в шаблонах все юридические нюансы уже учтены.
Разработчик: EleWise
Размер дистрибутива: 6 Мбайт
Работа под управлением: Windows 2000/XP/2003
Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)
Цена: «АвтоДок-Персональный» - 1980 руб., «АвтоДок-Сервер» - 2980 руб., «АвтоДок-Клиент» - 1490 руб.
«АвтоДок» - это программа, позволяющая автоматизировать и ускорить процесс заполнения типовых документов посредством созданных с помощью MS Word шаблонов и ведущая архив документов и записей, сделанных при помощи этих шаблонов. Процесс генерации новых документов в ней предельно автоматизирован - достаточно выбрать нужный бизнес-сценарий из общего списка сценариев (под бизнес-сценарием понимается настроенный шаблон) и заполнить форму ввода с требуемыми данными (рис. 10). Созданный документ может быть просмотрен, сохранен, распечатан или открыт в Word для дальнейшего редактирования.
Рис. 10. Создание документа по сценарию «АвтоДок»
Число встроенных сценариев невелико (рис. 11), но может быть расширено за счет пользовательских сценариев, процесс создания которых подробно и наглядно представлен в справке и полностью контролируется мастером, а потому доступен для большинства пользователей. Разработка нового сценария предполагает выполнение пяти шагов: ввод названия сценария, создание шаблона, определение переменных, настройка и тестирование сценария с его сохранением для дальнейшего редактирования (рис. 12). На первый взгляд некоторые сложности может вызвать подготовка шаблона, так как он должен быть создан вручную в Word, а это предполагает знание языка создания сценариев. Но на практике все гораздо проще - достаточно уяснить, что переменные вводятся в фигурных скобках, а перед ними устанавливается значок $, весь остальной текст печатается обычным образом (рис. 13). Новые шаблоны могут создаваться не только с чистого листа, но и на базе существующих шаблонов или готовых документов - в первом случае нужно лишь изменить настройки сценария и протестировать его с измененными настройками, а во втором - открыть готовый документ, заменить изменяющуюся информацию переменными и указать его программе в качестве шаблона. Переменные могут быть нескольких типов, в том числе позволяющие:
Созданные по бизнес-сценариям «АвтоДок» документы сохраняются в виде четко структурированных записей, а потому в любой момент можно найти нужный документ путем фильтрации или поиска, просмотреть его, распечатать, перегенерировать или удалить.
Рис. 11. Окно «АвтоДок» с перечнем групп встроенных
бизнес-сценариев
Рис. 12. Разработка нового сценария в «АвтоДок»
Рис. 13. Пример текста шаблона в «АвтоДок»,
в котором фигурируют четыре переменные: «число»,
«месяц», «организация» и «ф.и.о.»
Программа поставляется в двух версиях: однопользовательской - «АвтоДок-Персональный» и многопользовательской (сетевой), представленной двумя модулями - «АвтоДок-Сервер» и «АвтоДок-Клиент». В однопользовательской версии все компоненты системы располагаются на локальном компьютере, а в многопользовательской база сценариев, шаблонов и записей устанавливается на сервере, а на пользовательских компьютерах ставится лишь клиентская часть, позволяющая использовать все материалы «АвтоДок», хранящиеся на сервере.
Разработчик: BlitzSoft
Размер дистрибутива: 991 Кбайт
Работа под управлением: Windows NT/2000/XP/2003/Vista
Способ распространения: shareware (функционально ограниченная демо-версия - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)
Цена: 500 руб.
Blitz Document - это компактная программа для автоматического составления типовых документов посредством шаблонов-сценариев. Она позволяет быстро генерировать документы на базе встроенных шаблонов, число которых более 30 (рис. 14), или пользовательских сценариев, которые можно разрабатывать на базе встроенных шаблонов или пустых макетов. Создание документа по готовому сценарию предельно просто - достаточно выбрать вид сценария и выполнить указания мастера, который добросовестно проведет пользователя через все этапы подготовки документа (рис. 15). Готовый документ можно будет просмотреть, распечатать, отредактировать во встроенном текстовом редакторе (исправлять можно как переменные, так и постоянные данные) или открыть для редактирования в Word.
Рис. 14. Список встроенных сценариев Blitz Document
Рис. 15. Создание документа по сценарию
Blitz Document
Разработка созданных шаблонов несколько сложнее, но тоже будет по силам большинству пользователей. Правда, освоение данной возможности потребует некоторого времени, так как, к сожалению, прилагаемая к программе справочная информация рассчитана на достаточно подготовленных пользователей (она весьма скупа и не содержит ни иллюстраций, ни примеров). Технически создание нового шаблона состоит из двух этапов: выбор встроенного шаблона или макета, на основании которого будет разрабатываться новый шаблон, и последовательная корректировка входящих в него постоянных и переменных данных (рис. 16). Постоянные данные вводятся в их реальном виде, но не прямо в текст, а через диалоговые окна. Переменная информация также корректируется в ходе диалога и вводится уже не напрямую, а заменяется переменными с подстановочными метками, оформленными с учетом используемого в программе языка описания сценариев. Сценарии могут не только отображать введенный при генерации документа текст, но и изменять его с помощью системы команд подстановки данных или их преобразования. Например, предусмотрено:
Рис. 16. Разработка нового шаблона на базе макета
в Blitz Document
Созданные при помощи Blitz Document документы сохраняются в структурированных учетных журналах - это позволяет быстро ориентироваться в документации и практически мгновенно получать доступ к нужным материалам, например для того, чтобы их распечатать. Кроме того, документы можно группировать в виртуальные дела, что удобно для быстрого доступа к материалам, связанным с конкретным фигурирующим в базе субъектом или объектом.
Пользователям, которым часто приходится переводить в электронный редактируемый формат бумажные документы (страницы книги, газеты, журнала или факса), не обойтись без системы распознавания символов, или OCR-системы (Optical Character Recognition), предназначенной для автоматического ввода текстов бумажных документов в компьютер. Теоретически можно воспользоваться программой FineReader от компании ABBYY или CuneiForm от Cognitive Technologies - обе надежны в работе и отличаются высокой точностью распознавания. Но у пакета FineReader имеется упрощенная и приемлемая по цене для домашних пользователей версия ABBYY FineReader 8.0 Home Edition, что делает его более привлекательным для широкой аудитории.
Разработчик : ABBYY Software
Размер дистрибутива: 40,5 Мбайт
Работа под управлением: Windows 98/Me/NT 4.0/2000/XP
Способ распространения: shareware (демо-версия FineReader Home Edition отсутствует, функционально ограниченная демо-версия FineReader Professional Edition - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)
Цена : FineReader Home Edition - 990 руб., FineReader Professional Edition - 3750 руб.
ABBYY FineReader - идеальное решение для распознавания документов, в которых распознается не только текст, но и оформление, что обеспечивает точную передачу таблиц, картинок и разбиения текста по колонкам (рис. 17). Программа проста в использовании, умеет распознавать многоязычные (поддерживаются 179 языков) и многостраничные документы. Предусмотрена возможность распознавания всего документа целиком либо его отдельных страниц. Результат можно сохранить в одном из распространенных форматов: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT или PDF. Возможно пошаговое сохранение результатов распознавания для исключения ошибок. Реализован экспорт результатов распознавания непосредственно в Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect и Adobe Acrobat. Ускорить проверку результата поможет встроенная программа проверки орфографии (для 36 языков), а интеграция с Microsoft Word позволяет вызывать программу прямо из Word, не отвлекаясь от работы с текстом.
Рис. 17. Результат распознавания документа
в ABBYY FineReader Home Edition
Программа представлена в двух версиях: FineReader Home Edition, рассчитанной на начинающих пользователей, и FineReader Professional Edition, ориентированной на профессионалов. Профессиональная версия позволяет управлять параметрами распознавания (менять режим, осуществлять распознавание с обучением) и отличается более богатым набором функций по распознаванию (распознавание PDF-файлов, снятых цифровым фотоаппаратом текстов и др.). Кроме того, в Professional Edition предусмотрено больше различных форматов сохранения, добавлены возможности распознавания штрих-кодов и быстрого распознавания скриншотов с помощью утилиты Screenshot Reader.
Вся техническая документация поставляется сегодня в формате PDF, для просмотра документов в котором применяется бесплатная утилита Adobe Acrobat Reader. Но довольно часто возникает необходимость в использовании фрагментов PDF-файлов при подготовке собственных документов или редактировании материалов в PDF-формате (например, статьи, контракта, отчета и т.п.). В первом случае потребуется извлечь из PDF-файлов фрагменты текста и/или изображения (теоретически это можно сделать и с помощью встроенных средств Acrobat Reader, но с весьма посредственным результатом). Во втором случае придется конвертировать PDF-документы в редактируемый формат (например, в Word-формат) с сохранением оформления исходного документа, что в Acrobat Reader даже не предусмотрено. В таких случаях на помощь придут специальные утилиты, из которых наиболее привлекательными представляются пакеты ABBYY PDF Transformer и PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Мы рассмотрим первый из них - он хоть и дороже, зато имеет русскоязычный интерфейс и позволяет конвертировать PDF-файлы в несколько редактируемых форматов, причем умеет верно распознавать не только английский, но и русский текст.
Разработчик: ABBYY Software
Размер дистрибутива: 52 Мбайт
Работа под управлением: Windows 2000 (SP2 или выше)/XP/Server 2003
Способ распространения: shareware (15-дневная демо-версия - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)
Цена: 1490 руб.
ABBYY PDF Transformer - утилита для конвертирования PDF-документов в форматы документов Microsoft Word (рис. 18), Excel, а также в HTML- и TXT-файлы. Пакет отличается интуитивно понятным интерфейсом и очень прост в использовании, а потому его освоение окажется по силам даже начинающим пользователям.
ABBYY PDF Transformer умеет конвертировать любые PDF-файлы, включая файлы без текстового слоя (такие файлы чаще всего получаются из отсканированных документов и представляют собой изображение текста), и корректно обрабатывает PDF-файлы, содержащие любые комбинации поддерживаемых языков (включая русский и английский). Утилита точно сохраняет оформление исходного документа (картинки, таблицы, расположение колонок, ссылки) и позволяет управлять вариантами конвертирования и сохранения. Например, можно четко определить области, которые должны восприниматься программой как текст или как изображение (что актуально для PDF-файлов со сложным оформлением), сохранить готовый документ с таким же оформлением, как в оригинале, или как колонку текста (с картинками или без - по желанию) и т.д. При необходимости возможно выборочное конвертирование отдельных страниц или даже их фрагментов. Кроме того, ABBYY PDF Transformer умеет осуществлять и обратное конвертирование, позволяя создавать PDF-файлы из документов Microsoft Word, таблиц Excel, презентаций PowerPoint, диаграмм Visio и HTML-файлов, а также практически из любого приложения, поддерживающего вывод документа на печать (это реализовано через виртуальный принтер PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).
Я решила сделать еще одну статью, где подробнее раскрываю инструмент, без которого я не могу представить свой день . Который позволяет мне и успевать больше, и планировать в нем большее.
У меня десятки, а иногда и сотня контактов в день с людьми. Я выдаю массу информации, к которой я должна иметь быстрый доступ. В голову постоянно приходят какие-то идеи или появляются дела, которые нужно сделать. И так далее.
Насколько хаотично проходил бы мой день, если бы у меня не было единого места, где я могу записывать:
— список что сделать сегодня
— отдельно список мелких дел для буферных дней
— фрирайтинг, любые мысли чтобы разгрузить мозг, какие-то проработки и упражнения
— всевозможные дневники и отчеты — мои личные, стодневки и разные другие
— большие цели и все что приходит мне в голову из разряда «а хорошо бы»
— крупные цели и все, что их касается
— любые списки типа сделать, купить
— какая-то полезная информация которую надо держать в быстром доступе, в одном месте, где легко найти — каких посылок жду и их коды отслеживания, мои кошельки и платежные данные, кто в подопечных по благотворительности, списки по вьетнаму — людей, магазинов или клиник, которые могут быть полезны,
— веду список финансов — сколько приходит ежедневно, ежемесячно и куда мне сколько нужно в ближайшее время
— списки что сделать по отдельным проектам, куда я могу все записывать, чтобы не забыть
— полезные ссылки — на мои главные статьи, мои бесплатные курсы, реферальные ссылки и так далее
— данные по моим бонусам по хрумеру, обновление топ базы и пр.
— группы, которые хочу послушать и фильмы посмотреть, книги почитать
— что я хочу скачать-докачать — список ссылок по темам
— что мне понадобится в поездке в следующую страну
— список ресурсов по спорту, запись пищевого дневника или программы тренировок
— какие-то данные, к которым могу захотеть вернуться позже — про ноотропы или анскулинг или хорошие советы, чем лечить ребенка в том или ином случае и т.д.
— мои тренинги, которые сейчас прохожу — информация, ссылки в кабинет, задания, выполненные мной задания
— короткие посты в мои соцсети, которые часто использую или надо будет использовать часто в ближайшее время и надо не забыть
— идеи для постов в мой SEO-блог
и всякую другую информацию, которая может мне понадобиться в любой момент. Про которую я должна знать, где ее искать. Ну и вообще, иметь очень удобный инструмент, где можно записать что угодно.
Эта же программа может быть очень удобной для ведения SEO-проектов, сохранения информации по изменениям и всевозможных идеях, что сделать с сайтом, ссылок на полезные материалы и так далее.
Существуют самые разные органайзеры, так называемые «менеджеры персональной информации».
Много лет назад я пересмотрела все, какие смогла найти. Evernote тоже смотрела, но он мне совсем не приглянулся ни интерфейсом, ни отсутствием древовидной структуры — от этого у меня в записях в Evernote довольно быстро начался полный бардак.
В итоге я остановилась на двух примерно равнозначных — и .
— не ограниченная по уровням вложенности древовидная структура
— возможность делать разные цвета, жирность у названий категорий и файлов в дереве, иконки и приоритетность рядом с ними — т.е. чтобы самые частые разделы я могла выделять и находила визуально моментально.
— поиск по всем заметкам или только выбранным
— возможность внутри заметок все выделять как в MS Word, легко вставлять изображения и так далее.
Оба всем этим требовниям удовлетворяют. Обе программы имеют в том числе и русский интерфейс.
У меня есть несколько файлов — отдельно самый главный мой файл, открытый весь день, он же еще и под паролем. И отдельно несколько других, которые я открываю гораздо реже.
Отдельно — файлы по языкам (испанский, индонейзийский). Отдельно — по конспектам Эволюции , Палиенко и пр. кто мне особенно интересен. Отдельно — по некоторым тренингам с особо глубокой проработкой (хотя чаще всего эта информация идет в основном файле). И отдельным файлом там же хранится система некоторых коспектов, лучших идей, заметок, цитат, кусков статей и пр. по SEO, интернет-маркетингу (пока ищу более совершенную систему знаний).
Все мои проекты, кроме этого SEO-блога:
ТОП База - качественная база для полуавтоматической регистрации с Allsubmitter или для полностью ручного размещения - для самостоятельного бесплатного продвижения любого сайта, привлечения целевых посетителей на сайт, поднятия продаж, естественного разбавления ссылочного профиля. Базу собираю и обновляю 10 лет. Есть все виды сайтов, все тематики и регионы.
SEO-Topshop - SEO-софт со СКИДКАМИ, по выгодным условиям, новости SEO-сервисов, баз, руководств. Включая Xrumer по самым выгодным условиям и с бесплатным обучением, Zennoposter, Zebroid и разные другие.
Мои бесплатные комплексные курсы по SEO
- 20 подробных уроков в формате PDF.
- каталоги сайтов, статей, пресс-релизовые сайты, доски объявлений, каталоги фирм, форумы, соцсети, блоговые системы и прочее.
"Приближаясь.." - мой блог на тему саморазвития, психологии, отношений, личной эффективности
Умеем ли мы работать с информацией?
Банальный вопрос? Хорошо, чему учит школа, институт в этом вопросе?
Надо писать конспекты. Надо читать учебник. Но мы забываем, что и конспект, и учебник – это не просто собранная информация, это – уже подготовленная информация. Она обработана преподавателем или автором учебника, она структурирована так, чтобы из более ранних материалов логично было переходить к более поздним. Только в результате этой, уже проделанной кем-то (не нами) работой мы получаем возможность разобраться в предлагаемом материале. Попробуйте начать изучение математики с уравнений Бернулли? Сомневаюсь. что после этого вы легко сможете доказать теорему Пифагора.
Школа – это хорошо, но в реальной жизни таких учебников в выбранной вами сфере деятельности как правило еще никто не создавал. Например, вы начинаете работу над новым проектом, где еще не ясны все детали, где еще непонятно, с чего начинать, где акцентировать первостепенное внимание, а где можно пока не торопиться. Как в этом случае поступить?
Ну что, школа учит этим вопросам? Умеем ли мы работать с информацией?
В последнее время этим вопросам стали уделять более пристальное внимание. В результате появились ряд программных продуктов, которые уже достаточно активно используются на практике. Один из них – программа FreeMind.
FreeMind – это программа класса Open Source для разметки информации, структурированной записи разрозненных сведений. Главная ее идея заключается в том, чтобы предоставить возможность пользователю визуально структурировать идеи, проекты, концепции. Это может пригодиться при освоении материалов, выполняемых методом «мозгового штурма», при сборе сведений, получаемых в результате просмотра Интернет-ресурсов. В-общем, эта программа может пригодиться для решения задач, где реальную помощь может оказать визуальная структуризация собираемых сведений.
Принцип работы с ней заключается в следующем. Пользователь создает информационные узлы, к каждому из которых он добавляет подчиненные (child) или одноуровневые (sibling) узлы. Он может вводить графические значки (icons), комментарии (clouds), заметки (notes), изменять (кастомизировать) форматирование. Все перечисленные возможности служат для одной цели: наглядно представить собранную информацию.
Узлы полученного дерева можно раскрывать на всю длину вложений (expanded). Или наоборот, можно собирать раскрытые узлы в отдельный элемент (collapsed). Также можно интерактивно связывать узлы с конкретными файлами на жестком диске, другими схемами (maps), онлайновыми источниками (online resources) и прочими информационными ресурсами.
Помимо этого, пользователь имеет возможность вводить зашифрованные узловые элементы, создавать шифрованные схемы (maps). Эта функция пригодится при работе над проектами, информация по которым не подлежит оглашению.
Готовые информационные схемы (карты, maps) могут экспортироваться в формате HTML, в XHTML-макеты со встроенными ссылками, в документы в формате Open Office, в графические файлы, в файлы других форматов.
Для работы с данной программой требуется предварительная установка среды Java Runtime Environment 1.4 или более поздняя версия. Например, можно установить Java-оболочку компании Sun; она доступна по адресу.
Привет друзья! Структурирование и организация - это те вопросы, которые я буду рассматривать в данной публикации. Вы готовы принять этот материал?
Все началось, как мне кажется тогда, когда я в первый раз посмотрел первые серии сериала Побег из тюрмы, где Майкл раскрасил свое тело как компания Google свой продукт Google Map. Действительно, главный герой долго готовился к этому событию. Он сделал из своей комнаты громадную ментальную карту (это я уже сейчас знаю такие умные слова), и честко структурировал все что знал о помещении которое сам проектировал он спланировал побег своего брата из мест лишения свободы.
Да, тогда я смотрел этот сериал (с восхищением при чем не один сезон) я даже представить не мог, как же так удалось Майклу все продумать до мелочей. Но уже со временем я нашел технологию, которая позволяет реализовать подобные планы, при чем без каких либо усилий.
Спустя некоторое время я женился, и мы с моей женой поехали в Киев, к её родственнику. И вот (а до этого я знал интернет максимум 3G) когда на его работе я сел за компьютер - то понял, что на торренте, который находится внутри КПИ по локальной сети можно скачать удивительные вещи.
Буквально несколько часов я скачивал тренинг Вадима Шлахтера (Как поиметь весь мир), и именно тогда скачал видео Ивана Полонейчика, в котором автор очень много рассказывает о возможностях людей, о том как быстро читать, как организовать себя и вообще как достичь успеха.
Буквально мимолетно в этом видео прозвучало о способе запоминания информации с помощью составления ментальных карт. Иван Полонейчик говорил, что благодаря новому способу быстрого конспектирования синей авторучкой по желтому листику бумаги расположенному в горизонтальной ориентации куда проще будет запоминать материал и куда быстрее будет происходить конспектирование. И... Прошло действительно не много времени - я начал применять в действие свои полученные знания.
В это время я пошел учиться в автошколу, решил получить права на вождение автомобиля. Полученный навык быстрого конспектирования мне очень пригодился - и сейчас когда просматриваю свои ментальные карты (я все лекции законспектировал в этом виде) вспоминаю о том, что говорил преподаватель. Эх... Кстати экзамен я сдал без коррупции на отлично и без ошибок. Именно тогда я понял, насколько ценный навык я для себя усвоил - навык быстрого конспектирования, структурирования и собственной организации.
Естественно, что в книге Тони я нашел куда больше информации. А главное, что для меня, как человека, который постоянно работает с компьютером (собственно тогда я в Тернополе ремонтировал компьютеры) было интересно узнать о разных программах, которые позволяют создавать ментальные карты на компьютере.
Вот только в то время я не очень серьезно отнесся к этому занятию (так как меня больше интересовало быстрое конспектирование, а не планирование). Но, первые воспоминания об этом авторе у меня именно с тех времен.
Далее на блоге Сергея Озерова, участвуя в конкурсе комментаторов, мне также встречалась фамилия Тони Бюзена, и просто так игнорировать это было нельзя - не зря же столько раз на глаза он мне попадался. Я вернулся к прослушиванию его книги.
Потом встречал информацию о структурировании мыслей на блоге Евгении Куварины, и буквально месяц назад мне о ней напомнил на своем блоге мой племянник Игорь Гнип. Потом, уже просматривая другие блоги я увидел, что прям чуть ли не на каждом блоге пишут о ментальных картах - как же я этого не замечал? Оказывается, я просто сейчас начал присматриваться к этим темам (в смысле не сейчас, а тогда когда и сам начал создавать ментальные карты на компьютере).
Буквально в июне 2014 я начинал свое планирование участия в конкурсах комментаторов. И в то время, для структурирования информации о ТОПах комментаторов, о том где я выиграл, где не дотянул и так далее - я использовал то Excel, то мне захотелось реализовать это с помощью библиотеки PHP (но хостинг не выдерживал такого количества одновременных запросов). Потом я перестал этим заморачиваться, и когда уж действительно было необходимо - просто скачивал информацию с помощью Content Downoloader, и естественно потом уже импортировал либо на блог, либо в Excel.
Но, такая подача информации была хотя и удобной, но не совершенной. И вспомнив о том, что для структурирования лучше все же использовать специализированные средства - я скачал себе XMind 6 и начал составлять свои первые ментальные карты.
Ах, да, чуть ли не забыл. На эту программу я также залез не спустя - просматривая очередные обучающие видео на ютубе я встретил ролик, который меня просто впечатлил подачей материала - я увидел, как автор ловко пользовался этой программой - и я тогда понял, что именно эта программа может решить и мои задачи.
С помощью этой программы было записано мною несколько роликов - проверял как будет выглядеть, и вообще разбирался что к чему. В дальнейшем она стала для меня самым крутым способом генерации идей с помощью режима "Мозговой Штурм" и потом структурирование этих идей и информации в целом.
Я себе создал главную ветку "Конкурсы", а далее классифицировал их уже по призовому фонду. Указал в каждом правила, указал автора и начал каждый день отмечать где какую работу проделал. Очень не плохо получалось - я получал удовольствие от использования этой программы - более того, я действительно знал на что я могу рассчитывать в этом месяце. Мог отмечать кто оплатил, кто нет - так что мне понравилось.
Для меня, как для блоггера, было мало уметь просто создавать свои ментальные карты. Необходимо было понять как можно создать, а потом показать эту работу другим - не всегда ведь удобно записывать видео.
И вот, не долго мне пришлось искать - я нашел ютуб канал Натальи Калиненко, которая занимается дистанционным образованием, и собственно знакома с ментальными картами не один день. Она многих учителей научила, проводила вебинары - и собственно у нее там есть много видео, которые помогут разобраться.
Она везде упоминает сервис создания ментальных карт онлайн: mindmeister.com - впрочем, на сколько я понимаю, этот сервис позволяет использовать одну ментальную карту и создавать например её в групповом режиме. Очень удобная штука - так что если мне необходимо будет представить информацию на своем блоге в виде ментальной карты - то вы теперь знаете какой сервис я буду использовать.
Жаль конечно, что Наталья Калиненко забросила свой блог в 2014 году - но так как он на Blogger, то думаю ближайшее время он все же будет доступен - а значит там можно все же почерпнуть полезную информацию в этом направлении.
Так вот, понимая как создавать ментальные карты на компьютере и удаленно на облаке, я все же искал инструмент, который был бы удобнее для меня для моих конкретных задач.
Ведь действительно, когда я в XMind 6 создавал книгу в на несколько страниц, потом объединял их с помощью связей - то программа начинала подвисать, с моим то вполне нормальным процессором и 32ГБ ОЗУ.
А если бы я еще начал добавлять картинки и так далее - тогда от удобства работы вообще ничего не осталось бы. Из-за чего пришлось выискивать альтернативу. А вот XMind 6 оставить только для маленьких ментальных карт.
И вот, в поисках хорошего инструмента, который не был бы глючным, при этом имел бы функции не хуже XMind 6 я чисто случайно встретил Mindjet MindManager 15. Эх, просто замечательная программа!
Таким образом друзья, рассмотрев несколько вариантов, я для себя сделал вывод и активно использую программу Mindjet MindManager 15 - она для меня теперь служит и при написании статей, и при самоорганизации, и при выигрывании конкурсов комментаторов.
Если вы только начинаете изучать структурирование сознания, быстрое конспектирование и вообще хотите ощутить себя Майклом из сериала Побег из Тюрмы - скачивайте себе программы для создания ментальных карт и тренируйтесь.
Уверен, что это поможет вам научиться как расставлять приоритеты, как устанавливать цели, так и вообще сделает вас более организованными - да и сам процесс будет приносить удовольствие.
