4.3.3. Элементарные операции над текстом
При запуске программы Word она отображает на экране свободную область для редактирования, в которой можно набрать свой текст, чтобы создать новый документ. Можно также загрузить имеющийся документ Word и внести в него изменения. Если вы запустили программу Word, используя главное меню Windows и подменю Документы (Documents), то после запуска в ней будет открыт выбранный вами документ.
Открыть - означает, переслать файл документа с диска в оперативную; память.
Набранный вами текст отображается в области редактирования. Мигающая вертикальная черта (которая называется текстовым курсором или курсором ввода) показывает, где появится следующий символ. При наборе текста следует руководствоваться следующими основными моментами:
Не нажимайте клавишу Enter в конце строки. Если набираемый текст располагается близко к правому краю экрана, то Word автоматически перенесет текст на следующую строку.
В конце каждого абзаца нажимайте клавишуEnter . Каждое последующее нажатие клавиши Enter добавляет перед следующим абзацем пустую дополнительную строку.
Нажмите клавишуBackspace , чтобы стереть предыдущий символ и сдвинуть текстовый курсор на одну позицию назад.
Используйте четыре клавиши со стрелками для перемещения текстового курсора по области редактирования.
Щелкните мышью в любом месте области редактирования, чтобы переместить туда текстовый курсор.
Если вы наберете текст, больший по объему, чем может уместиться в области редактирования, то используйте полосы прокрутки, клавиши ее стрелками, клавишиPageUp , PageDown , Ctrl + Home и Ctrl + End , чтобы перейти к тем фрагментам текста, которые вы хотите увидеть.
Мигающая вертикальная черта, показывающая, где появится следующий введенный вами символ, называется текстовым курсором .
Другое название текстового курсора - курсор ввода .
При создании документа, прежде всего, дайте ему название (имя). Точно так же, как вы это сделали бы с папкой, содержащей бумажные документы, перед тем, как поставить ее в шкаф или на полку. Названия файлов документов имеют расширения. Расширение файла документа сообщает Office, какая прикладная программа (Word, Excel или какая-либо другая) работает с ним. Термины документы и файлы часто имеют один и тот же смысл.
В именах документов можно использовать как заглавные, так и строчные буквы. Хотя ни Windows, ни Office не отличают Предложение. doc от предложение. doc, но имена документов легче читать, если в них используются и заглавные, и строчные буквы. Если вы позволите Office добавить расширение (что обычно следует делать при присвоении документу имени), то Office использует в расширении строчные буквы, например, .doc.
Если вам требуется помощь, то помощник по Office всегда будет рядом. Если щелкнуть маленькое окно помощника, то он отобразит список разделов, имеющих отношение к тому, что вы в данный момент пытаетесь сделать. Если вам не нужна помощь помощника, то закройте его окно, щелкнув кнопку Закрыть (Close). Если при наборе текст начнет располагаться близко к помощнику» то помощник переместится в другую часть экрана, чтобы не мешать вам.
Иногда вы не знаете, два или три раза нажали клавишу Enter, достаточно ли поставили пробелов, и была ли нажата клавиша Tab вместо пробела для создания отступа в тексте. Если щелкнуть на панели инструментов кнопку Непечатаемые символы (Show / Hide ), то Word отобразит все непечатаемые символы на экране. Непечатаемые символы показывают вам точное расположение в документе символов абзаца, символов табуляции (в виде стрелок, направленных вправо) и пробелов (в виде точек).
¬®¯ перемещают курсор на один символ в указанном направлении;
Home перемещает курсор в начало строки;
End перемещает курсор в конец строки;
Ctrl + ® перемещает курсор на слово вправо;
Ctrl + ¬ перемещает курсор на слово влево;
Ctrl + перемещает курсор на один абзац вверх;
Ctrl + ¯ перемещает курсор на один абзац вниз;
Page Up "листает" текст на экран вверх;
Page Down "листает" текст на экран вниз;
Ctrl + Page Up перемещает курсор в верхний край окна;
Ctrl + Page Down перемещает курсор в нижний край окна;
Ctrl + Home перемещает курсор в начало документа;
Ctrl + End перемещает курсор в конец документа.
Delete удаляет символ справа от курсора;
B ack Space удаляет символ слева от курсора.
Разбиение строки:
установите курсор на место разрыва строки;
Enter (весь текст справа от курсора переместится на строку вниз).
Склейка строк:
установите курсор в конец верхней строки (клавишей End );
Delete (нижняя строка «подклеится» к верхней).
Создание новой строки:
установите курсор в конец строки, под которой создаем новую, или в начало строки, над которой создаем новую;
Удаление пустой строки:
установите курсор в начало пустой строки;
Для внесения изменений в документ можно выделять фрагменты текста и задавать для них нужное форматирование (изменять размер шрифта, начертание и так далее).
Подсвеченный текст, с которым вы хотите работать как с единым блоком, называется выделенным фрагментом .
Таблица. Способы выделения текста с помощью мыши
Чтобы выделить |
Сделайте следующее |
Любой текст |
Щелкните мышью в начале текста и перетащите указатель мыши к концу выделяемого фрагмента. |
Отдельное слово |
Щелкните слово два раза. |
Предложение |
Нажмите клавишу Ctrl и щелкните предложение. |
Щелкните слева от строки. |
|
Щелкните два раза слева от абзаца или щелкните три раза в любом месте абзаца. |
|
Весь документ |
Нажмите клавишу Ctrl и щелкните мышью слева от документа. |
В Word имеются следующие средства проверки и исправления oшибок:
· Проверка орфографии (Spell checker ) проверяет правильность написания слов или при вводе текста, или после составления всего документа.
· Проверка грамматики (Grammar checker ) проверяет грамматику или при вводе текста, или после составления всего документа.
· Тезаурус (Thesaurus ) помогает подобрать к словам синонимы, когда они вам нужны. (Тезаурус - это список синонимов)
· Расстановка переносов (Hyphenation ) автоматически расставляет переносы в конце строк или при вводе текста, или после составления всего документа.
Word автоматически проверяет орфографию и грамматику при вводе текста документа. Если при наборе текста вы заметите красные и зеленые волнистые линии, подчеркивающие слова, то это значит, что Word дает знать о допущенной орфографической (красная линия) или грамматической (зеленая линия) ошибке.
Для того чтобы проверить подчеркнутое слово:
подведите к этому слову курсор мыши;
щелкните на нем правой кнопкой мыши;
выберите необходимый пункт в появившемся контекстном меню.
В зависимости от установленных параметров, ваша версия Word может и не проверять при вводе орфографические и грамматические ошибки. Поэтому если вы не увидите никаких волнистых линий, то после ввода текста нужно будет специально проверить документ на наличие ошибок, чтобы не пропустить их.
Часто требуется внутри одной ячейки Excel сделать перенос текста на новую строку. То есть переместить текст по строкам внутри одной ячейки как указано на картинке. Если после ввода первой части текста просто нажать на клавишу ENTER, то курсор будет перенесен на следующую строку, но другую ячейку, а нам требуется перенос в этой же ячейке.
Это очень частая задача и решается она очень просто — для переноса текста на новую строку внутри одной ячейки Excel необходимо нажать ALT+ENTER (зажимаете клавишу ALT, затем не отпуская ее, нажимаете клавишу ENTER)
Иногда требуется сделать перенос строки не разово, а с помощью функций в Excel. Вот как в этом примере на рисунке. Мы вводим имя, фамилию и отчество и оно автоматически собирается в ячейке A6
В открывшемся окне во вкладке «Выравнивание» необходимо поставить галочку напротив «Переносить по словам» как указано на картинке, иначе перенос строк в Excel не будет корректно отображаться с помощью формул.
Можно поменять символ перенос на любой другой знак , например на пробел, с помощью текстовой функции ПОДСТАВИТЬ в Excel
Рассмотрим на примере, что на картинке выше. Итак, в ячейке B1 прописываем функцию ПОДСТАВИТЬ:
ПОДСТАВИТЬ(A1;СИМВОЛ(10); " ")
A1 — это наш текст с переносом строки;
СИМВОЛ(10) — это перенос строки (мы рассматривали это чуть выше в данной статье);
" " — это пробел, так как мы меняем перенос строки на пробел
Если нужно проделать обратную операцию — поменять пробел на знак (символ) переноса, то функция будет выглядеть соответственно:
ПОДСТАВИТЬ(A1; " ";СИМВОЛ(10))
Напоминаю, чтобы перенос строк правильно отражался, необходимо в свойствах ячеек, в разделе «Выравнивание» указать «Переносить по строкам».
Бывают случаи, когда формулы использовать неудобно и требуется сделать замену быстро. Для этого воспользуемся Поиском и Заменой. Выделяем наш текст и нажимаем CTRL+H, появится следующее окно.
Если нам необходимо поменять перенос строки на пробел, то в строке «Найти» необходимо ввести перенос строки, для этого встаньте в поле «Найти», затем нажмите на клавишу ALT , не отпуская ее наберите на клавиатуре 010 — это код переноса строки, он не будет виден в данном поле .
После этого в поле «Заменить на» введите пробел или любой другой символ на который вам необходимо поменять и нажмите «Заменить» или «Заменить все».
Кстати, в Word это реализовано более наглядно.
Если вам необходимо поменять символ переноса строки на пробел, то в поле «Найти» вам необходимо указать специальный код «Разрыва строки», который обозначается как ^l
В поле "Заменить на: " необходимо сделать просто пробел и нажать на «Заменить» или «Заменить все».
Вы можете менять не только перенос строки, но и другие специальные символы, чтобы получить их соответствующий код, необходимо нажать на кнопку "Больше >> ", «Специальные» и выбрать необходимый вам код. Напоминаю, что данная функция есть только в Word, в Excel эти символы не будут работать.
Рассмотрим пример для выделенных ячеек. То есть мы выделяем требуемые ячейки и запускаем макрос
1. Меняем пробелы на переносы в выделенных ячейках с помощью VBA
Sub ПробелыНаПереносы()
For Each cell In Selection
cell.Value = Replace (cell.Value, Chr (32)
, Chr (10)
)
Next
End Sub
2. Меняем переносы на пробелы в выделенных ячейках с помощью VBA
Sub ПереносыНаПробелы()
For Each cell In Selection
cell.Value = Replace (cell.Value, Chr (10)
, Chr (32)
)
Next
End Sub
Код очень простой Chr (10) — это перенос строки, Chr (32) — это пробел. Если требуется поменять на любой другой символ, то заменяете просто номер кода, соответствующий требуемому символу.
Ниже на картинке обозначены различные символы и соответствующие им коды, несколько столбцов — это различный шрифт. Для увеличения изображения, кликните по картинке.
Ко мне это умение пришло лишь спустя несколько лет постоянной работы за компьютером, хотя в этом нет ничего тайного и сложного. Горячие клавиши для перемещения по тексту описываются в любой более-менее подробной справке к любому мало-мальски серьезному приложению. Просто никто и никогда не описывает такие «мелочи» подробно, поскольку подразумевается что пользователь сам в состоянии разобраться с ними. И еще меньше находится людей которые о них читают. А знать о них стоит.
Единственные клавиши, которые оказываются интуитивно понятными, и используются для перемещения в тексте абсолютно любым пользователем — это клавиши-стрелки перемещения курсора — up, down, left, right(arrow).
Но посимвольное перемещение курсора согласитесь довольно неудобно использовать для перехода с начала в конец строки. Да что там говорить, иногда раздражает перемещение курсора между словами, или даже от начала до конца слова. Например когда нужно вернуться по тексту и исправить сделанную опечатку.
Научитесь пользоваться клавишами Home и End — и вы сразу же заметите насколько удобнее стало работать с текстом. Эти клавиши позволяют осуществлять переход в начало и конец текущей строки соответственно. Работают они абсолютно везде, где только вам доведется иметь дело с текстом: редакторы Microsoft Word или LibreOffice Writer, блокнот, поля форм регистрации на сайтах, адресная строка браузера, онлайн-редакторы комментариев и постов. И все остальные клавиши перемещения курсора о которых речь будет вестись будут работать везде.
Клавиши home и end всегда находятся справа от основной клавиатуры, поэтому нажимать их нужно однозначно правым мизинцем, хотя это будет для вам сложным. Тренируйтесь, старайтесь нажимать их именно правым мизинцем, на освоение этого приема уйдет суммарно не более нескольких часов работы с текстом.
Очень часто нужно перейти в начало или конец редактируемого документа. Для этого тоже существуют очень удобные сочетания. Причем они работают абсолютно везде, где бы вы не редактировали текст — будь то документ из нескольких сотен страниц, или же комментарий состоящий из нескольких строк. Вы всегда можете «перепрыгивать» курсором в начало и конец текста. Это позволяют делать сочетания Ctl+Home — начало текста и Ctrl+End — соответственно конец.
В Ворде или любом другом месте — работает опять же везде. Незаменимый прием — пословесное удаление текста. Представьте себе, что вы ошиблись в середине слова, или хотите вместо него набрать другое слово. Вспомните, такое ведь часто происходит, когда мы ошибаемся и нужно убрать только что набранное слово. Для стирания предыдущего символа (слева от курсора), как известно, служит клавиша Backspace. А вот для стирания целого слова, думаю можно догадаться логически, если вы читали выше о перемещении курсора через слово. Для этого служит комбинация Ctrl+Backspace. Нажиматься она должна левым и правым мизинцами, какой куда думаю разберетесь самостоятельно.
Удаление слова справа от курсора? Ну конечно же Ctrl+Delete. Однако замечу, что эта комбинация работает не всегда. В некоторых программах она не работает, или работает не так как нужно. Но в текстовых редакторах, процессорах она будет работать обязательно. Эргономика точно такая же как и с предыдущей комбинацией.
Теперь, рассмотрим очень мощный и действенный прием, который знают и используют еще меньше людей. Это пословарное перемещение курсора по тексту. То есть можно перемещаться по строке «перепрыгивая» целые слова. Это просто незаменимый метод, улучшает эффективность и скорость работы с текстом в десятки раз. Я не преувеличиваю, попробуйте его в деле и вы больше не сможете жить без него.
Делается это следующим образом — перемещение на одно слово вправо — Ctrl+Right. Соответственно перемещение на слово влево — Ctrl+Left. Правильный способ нажатия этих комбинаций — левый мизинец на левый ctrl и правый мизинец на нужную клавишу-стрелку.
Это сложно, если вы недостаточно хорошо владеете клавиатурой и описываемая мной эргономика работы с клавиатурой сложна даже для опытных пользователей. И она является наиболее верной, если вы в действительности с опытом хотите научиться эффективно пользоваться клавиатурой. Но даже если вы будете пользоваться этими комбинациями так, как кажется удобным вам, прелесть их от этого нисколько не уменьшается. Просто пока вы еще не привыкли, рекомендую сразу учиться правильно, чтобы потом не переучиваться.
Кроме того, замечу еще одну вещь — чем сложнее комбинация которую вы учитесь использовать, тем легче будут даваться вам приемы работы с клавиатурой в дальнейшем — пальцы очень быстро к этому привыкают. Это навык нарастает как снежный ком, пока не доводится до автоматизма, когда вам уже даже не нужно задумываться какую клавишу нужно нажать. Напротив, с опытом раздражение вызывают ситуации когда нужно тянуться за мышью:)
Рассмотрим еще некоторые сочетания, позволяющие «летать» по тексту. Есть шорткаты позволяющие моментально перескакивать с одного абзаца на другой. Особенно в текстовых редакторах и процессорах, это очень хорошо работает. Это сочетания Ctrl+Up и Ctrl+Down. Эргономика использования — левый мизинец на левый ctrl и правый на up или down.
— Выделение текста.
Сохранив документ в файл , вы можете открыть его снова и продолжить работу. Чтобы открыть документ, воспользуйтесь кнопкой Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная или аналогичной командой на панели задачи Создание документа (New Document) . С помощью этой панели можно создать новый документ на основе существующего, что особенно удобно, когда требуется сохранить исходный документ без изменений.
Прежде чем вводить текст, следует установить курсор , щелкнув мышью в нужной позиции или переместив в нее курсор с помощью клавиш и их сочетаний. Например, нажатие на клавишу (End) перемещает курсор в конец строки, а одновременное нажатие на клавиши (Ctrl) и (End) - в конец документа. Чтобы воспользоваться сочетанием клавиш, нажмите и удерживайте первую из них (например, (Ctrl) ), а затем нажмите на вторую (например, (End) ). После того как действие выполнено, отпустите обе клавиши.
В следующей таблице представлены клавиши, которые используются для перемещения курсора.
| Клавиша | Перемещает курсор |
|---|---|
| () | На один символ влево |
| () | На один символ вправо |
| () | На одну строку вниз |
| () | На одну строку вверх |
| (Ctrl)+() | На одно слово влево |
| (Ctrl)+() | На одно слово вправо |
| (Home) | В начало текущей строки |
| (End) | В конец текущей строки |
| (Ctrl)+ (Home) | В начало документа |
| (Ctrl)+ (End) | В конец документа |
| (Ctrl)+ (PageUp) | В начало предыдущей страницы |
| (Ctrl)+ (PageDown) | В начало следующей страницы |
| (PageUp) | На один экран вверх |
| (PageDown) | На один экран вниз |
Для перемещения по документу можно также воспользоваться вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. При этом, однако, изменяется лишь отображение документа в окне, а курсор остается на месте. Например, если перетащить ползунок в самый низ вертикальной полосы прокрутки, на экране отобразится конец документа, но курсор останется в той же позиции, в которой находился. Положение курсора отображается в строке состояния, где указывается номер страницы, раздел, строка и колонка. Стрелки, расположенные в концах вертикальной полосы прокрутки, перемещают окно документа на одну строку вверх или вниз, а стрелки на горизонтальной полосе прокрутки - на один символ вправо или влево.
Для просмотра длинных документов можно воспользоваться кнопкой Выбор объекта перехода (Select Browse Object) внизу вертикальной полосы прокрутки. Если щелкнуть на этой кнопке, откроется меню , содержащее способы просмотра документа: по страницам, примечаниям, рисункам и другим объектам.
Каждому открытому документу соответствует кнопка на панели задач, на которой указан значок программы Word и имя документа. Кнопка активного документа нажата. Чтобы осуществить переход от одного документа к другому, щелкните на кнопке документа на панели задач или воспользуйтесь меню Окно (Window) , которое содержит список открытых документов. Текущий документ помечен галочкой.
В весенний период компания "Все для сада" рассылает своим клиентам письма, рекламирующие новые товары. Прежде чем приступить к рассылке, сотрудник компании просматривает прошлогодние письма, чтобы выяснить, какие данные нужно изменить.
ExistDoc, OpenDoc
В этом упражнении вы откроете документ, выполните его просмотр, а затем переместитесь в другой документ.
Совет . Если при попытке открыть документ возникают проблемы, попробуйте его восстановить. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open) , выделите нужный файл, щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open) , а затем щелкните на Открыть и восстановить (Open and Repair) .
Совет . Можно настроить Word таким образом, чтобы на панели задач отображалась только одна кнопка документа. Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options) , щелкните на вкладке Вид (View) , очистите флажок Окна на панели задач (Windows in Taskbar) , щелкните на кнопке ОК.
Программа Word располагает мощными функциями форматирования документов. После того как текст введен в документ, его можно дополнять, изменять, удалять, копировать.
Текст можно вводить в любой открытый документ Word.
Давайте проделаем следующее:
Откройте Word. Обычно при открытии программы автоматически создается пустой документ. Если Word у вас настроен по-другому, то создайте новый документ, выбрав команду "Файл"-"Создать…".
Наберите такой текст:
Конькобежный спорт приносит большую пользу: улучшает деятельность легких и сердца, усиливает обмен веществ, укрепляет мышцы, особенно ног и туловища.
В ходе набора текста Word переводит курсор из конца одной строки в начало следующей и переносит слова на новую строку, если они не умещаются на текущей. Если допустили опечатку, забейте ошибочно введенный символ клавишей backspace (крайняя правая в цифровом ряду с изображением стрелочки), и введите правильный.
Нажмите клавишу Enter. Word завершит абзац и переместит курсор на строку вниз.
Введите второй абзац:
Помимо развития общей выносливости, при занятиях конькобежным спортом воспитывается статическая выносливость мышц спины. Это необходимо и маляру, и токарю, и полеводу.
В итоге у нас получилось набрано два абзаца текста, который нам пригодится в дальнейшем для отработки навыков редактирования текста.
Мерцающий курсор в области документа обозначает место, где будет отображаться набираемый текст. При помощи мыши курсор может быть установлен в любом месте документа.
Word производит разбиение на строки в пределах абзаца, вставляя символы "мягкого перевода" в правой части каждой строки. При изменении формата или редактировании текста "мягкие переводы" строк изменяются в соответствии с характером текста, что предотвращает неверное разбиение на строки.
Иногда возникает необходимость в разрыве строки без начала нового абзаца. Для этого надо нажать сочетание клавиш Shift+Enter. При этом Word вставляет в текст документа символ "жесткого перевода" и завершает текущую строку вне зависимости от того, достигнуто правое поле или нет. "Жесткий перевод" не создает нового абзаца. Комбинация Ctrl+Enter делает разрыв страницы.
По умолчанию набор текста в Word производится в режиме вставки, в котором вводимый в середину строки текст сдвигает символы, находящиеся справа от него. Однако имеется возможность выполнять набор в режиме замены, когда вводимые символы заменяют текст, набранный ранее, а не сдвигают его вправо. Включается/выключается данный режим путем нажатия клавиши Insert на клавиатуре. Узнать какой режим включен в данный момент можно в строке состояния Word.
Имеющиеся в окне документа полосы прокрутки - это один из способов перемещения по документу, дабы автор мог просмотреть различные части своего творения.
Каждая полоса прокрутки имеет бегунок и кнопки со стрелками на обоих концах полосы.
В зависимости от того, на какое расстояние следует выполнить переход мышь можно использовать тремя способами:
Следует учитывать тот факт, что при прокрутке положение курсора не изменяется. Прежде чем начать набор текста после прокрутки, необходимо щелкнуть мышью в предполагаемом месте вставки. Если этого не сделать, Word автоматически выполнит прокрутку к участку документа, на котором находится курсор.
Кнопки перехода, расположенные в нижней части вертикальной полосы прокрутки, позволяют переходить к определенным участкам документа. Главным отличием от полос прокрутки является тот факт, что при использовании кнопок перехода производится перемещение курсора.
По умолчанию при помощи кнопок перехода осуществляется переход к предыдущей или следующей странице документа. Кнопка "Выбор объекта", расположенная посредине, служит для изменения этой опции. При щелчке на этой кнопке отображается палитра объектов перехода, позволяющая указать, к какому объекту будет осуществляться переход при нажатии кнопок перехода. Всего 12 вариантов:
При наведении указателя мыши на каждую из кнопок палитры объектов перехода в нижней части палитры отображается описание соответствующего объекта. При нажатии кнопки соответствующий объект выбирается в качестве объекта перехода. При выборе любого объекта, кроме страницы, кнопки окрашиваются в синий цвет, что указывает на выбор нестандартного объекта перехода.
Ели для перемещения по документу используется клавиатура, одновременно с прокруткой выполняется перемещение курсора. Ниже представлены сочетания клавиш, которые используются для перемещения по документу.
Клавиши Переход "вверх" или "вниз" На строку вверх или вниз "влево" или "вправо" На символ влево или вправо Ctrl+"влево" На слово влево Ctrl+"вправо" На слово вправо Home, End В начало/конец текущей строки Ctrl+Home В начало текста Ctrl+End В конец текста PageUp, PageDown На экран вверх или вниз Ctrl+PageUp На страницу документа вверх Ctrl+PageDown На страницу документа вниз Shift+F5 К месту последней правки
Если надо перейти к конкретному месту в документе, то, используя команду "Перейти", это можно сделать гораздо быстрее.
Выберите команду "Правка"-"Перейти" (Ctrl+G или F5). Появится следующее окно.
Из левого списка необходимо выбрать тип объекта перехода.
В поле "Введите номер страницы" надо ввести точный номер страницы, примечания или другого элемента, если известен точный номер страницы.
Кнопки справа внизу служат для перехода к следующему/предыдущему объекту документа и для закрытия окна диалога.
