Выпадающий список в Excel это, пожалуй, один из самых удобных способов работы с данными. Использовать их вы можете как при заполнении форм, так и создавая дашборды и объемные таблицы. Выпадающие списки часто используют в приложениях на смартфонах, веб-сайтах. Они интуитивно понятны рядовому пользователю.
Кликните по кнопке ниже для загрузки файла с примерами выпадающих списков в Excel:
Представим, что у нас есть перечень фруктов:
Для создания выпадающего списка нам потребуется сделать следующие шаги:
Если вы хотите создать выпадающие списки в нескольких ячейках за раз, то выберите все ячейки, в которых вы хотите их создать, а затем выполните указанные выше действия. Важно убедиться, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $A$2 ), а не относительными (например, A2 или A$2 или $A2 ).
На примере выше, мы вводили список данных для выпадающего списка путем выделения диапазона ячеек. Помимо этого способа, вы можете вводить данные для создания выпадающего списка вручную (необязательно их хранить в каких-либо ячейках).
Например, представим что в выпадающем меню мы хотим отразить два слова “Да” и “Нет”. Для этого нам потребуется:
После этого система создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле “Источник “, разделенные точкой с запятой будут отражены в разных строчках выпадающего меню.
Если вы хотите одновременно создать выпадающий список в нескольких ячейках – выделите нужные ячейки и следуйте инструкциям выше.
Наряду со способами описанными выше, вы также можете использовать формулу для создания выпадающих списков.
Например, у нас есть список с перечнем фруктов:
Для того чтобы сделать выпадающий список с помощью формулы необходимо сделать следующее:
Система создаст выпадающий список с перечнем фруктов.
На примере выше мы использовали формулу =СМЕЩ(ссылка;смещ_по_строкам;смещ_по_столбцам;[высота];[ширина]).
Эта функция содержит в себе пять аргументов. В аргументе “ссылка ” (в примере $A$2) указывается с какой ячейки начинать смещение. В аргументах “смещ_по_строкам ” и “смещ_по_столбцам” (в примере указано значение “0”) – на какое количество строк/столбцов нужно смещаться для отображения данных. В аргументе “[высота] ” указано значение “5”, которое обозначает высоту диапазона ячеек. Аргумент “[ширина] ” мы не указываем, так как в нашем примере диапазон состоит из одной колонки.
Используя эту формулу, система возвращает вам в качестве данных для выпадающего списка диапазон ячеек, начинающийся с ячейки $A$2, состоящий из 5 ячеек.
Если вы используете для создания списка формулу на примере выше, то вы создаете список данных, зафиксированный в определенном диапазоне ячеек. Если вы захотите добавить какое-либо значение в качестве элемента списка, вам придется корректировать формулу вручную. Ниже вы узнаете, как делать динамический выпадающий список, в который будут автоматически загружаться новые данные для отображения.
Для создания списка потребуется:
В этой формуле, в аргументе “[высота ]” мы указываем в качестве аргумента, обозначающего высоту списка с данными – формулу , которая рассчитывает в заданном диапазоне A2:A100 количество не пустых ячеек.
Примечание: для корректной работы формулы, важно, чтобы в списке данных для отображения в выпадающем меню не было пустых строк.
Для того чтобы в созданный вами выпадающий список автоматически подгружались новые данные, нужно проделать следующие действия:
Таблица с данными готова, теперь можем создавать выпадающий список. Для этого необходимо:
В Excel есть возможность копировать созданные выпадающие списки. Например, в ячейке А1 у нас есть выпадающий список, который мы хотим скопировать в диапазон ячеек А2:А6 .
Для того чтобы скопировать выпадающий список с текущим форматированием:
Так, вы скопируете выпадающий список, сохранив исходный формат списка (цвет, шрифт и.т.д). Если вы хотите скопировать/вставить выпадающий список без сохранения формата, то:
После этого, Эксель скопирует только данные выпадающего списка, не сохраняя форматирование исходной ячейки.
Иногда, сложно понять, какое количество ячеек в файле Excel содержат выпадающие списки. Есть простой способ отобразить их. Для этого:
Выпадающие списки – очень удобный объект, который используется практически во всех приложениях. Кроме этого, они очень популярны на веб-страницах, поскольку намного проще данные выбирать, чем вносить их вручную. Особенно подобные формы востребованы при регистрации. Но их также часто используют и в Экселе. В данной статье мы рассмотрим, как сделать выпадающий список в редакторе Excel.
Для этой цели существует несколько способов. Рассмотрим их более внимательно. Первым делом необходимо создать таблицу с небольшим перечнем.
Для того чтобы произошла подстановка данных из таблицы, достаточно выполнить следующее.
Эту комбинацию можно будет использовать всегда. В дальнейшем необязательно вызывать контекстное меню.
Данный способ отлично работает и тогда, когда в таблице содержатся повторяющиеся значения. При этом в выпадающем списке будут только уникальные записи.
Обратите внимание на то, что этот метод не работает, если вы выберите клетку, выше которой нет никакой информации.
В этом случае необходимо:
Если вы сделаете активной другую ячейку, то иконка выпадающего списка исчезнет. Она отображается только тогда, когда эта клетка становится активной. Поэтому не стоит пугаться и думать, что у вас всё исчезло.
Для того чтобы использовать более продвинутые объекты, нужно использовать вкладку «Разработчик». По умолчанию она отключена. Для того чтобы её активировать, необходимо следовать следующей инструкции.
Для создания списков при помощи этого инструмента, необходимо сделать следующее:
Для того чтобы воспользоваться этим элементом, необходимо выполнить следующие операции.
При этом значения и свойства будут меняться в зависимости от того, какой элемент будет активен в данный момент. Здесь вы сможете изменить всё, даже шрифт.
Убрать объекты ActiveX довольно просто.
Для того чтобы создать двухуровневые списки, нужно выполнить несколько простых операций:
В графе «Тип данных» снова указываем «Список». В поле источник укажите следующую формулу.
=ДВССЫЛ(B11)В качестве аргумента указываем ссылку на ту ячейку, в которой у нас подгружается ассортимент товаров. Более подробно о ней можно прочитать на сайте Microsoft.
После нажатия на «OK» вы увидите ошибку источника данных. Ничего страшного тут нет. Кликните на «Да».
Дело в том, что в данный момент в клетке «Товар» у нас ничего не выбрано. Как только там будет какое-нибудь слово, нужный список автоматически загрузится.
В вышеописанном методе нужно было создавать дополнительные «имена» для каждого пункта. Но можно сделать и иначе. Представьте, что у вас на листе расположено огромное количество данных. Кроме этого, эта информация может меняться, дополняться или удаляться. Как быть в этом случае? Вручную каждый раз всё настраивать заново – очень плохая затея.
В подобных ситуациях нужно использовать динамическое построение выпадающих списков. Это делается следующим образом.
После сохранения появится ошибка о том, что источник пустой. Нажимаем на кнопку «Да».
Данный способ удобен, когда в таблице находится очень большое количество информации. При этом она может размещаться хаотично, а не последовательно, как в нашем примере.
Самое главное, чтобы значения в первом столбце писались одинаково. Достаточно допустить одну опечатку, и эта строка не попадет во вторую ячейку, поскольку происходит дословный поиск значений.
Для того чтобы сделать двойной выбор, нужно выполнить следующее.
Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range)
On Error Resume Next
If Not Intersect(Target, Range(«B11»)) Is Nothing And Target.Cells.Count = 1 Then
Application.EnableEvents = False
NewSelectWord = Target
Application.Undo
BeforeWord = Target
If Len(BeforeWord) <> 0 And BeforeWord <> NewSelectWord Then
Target = Target & «,» & NewSelectWord
Target = NewSelectWord
If Len(NewSelectWord) = 0 Then Target.ClearContents
Application.EnableEvents = True
Во всех остальных случаях значения будут только накапливаться.
В данной статье мы рассмотрели всевозможные способы для создания выпадающих списков в редакторе Excel. Если у вас что-то не получается, возможно, вы используете неподходящую таблицу. Еще раз внимательно посмотрите на используемые формулы, поскольку там могут быть опечатки. Также очень важно проверить правильность ссылок на ячейки. Если у вас отсутствует вкладка «Разработчик», значит, вы её неправильно активировали или же упустили этот момент из виду.
Некоторым пользователям намного проще воспринимать информацию при помощи видео. Именно для них мы подготовили специальный ролик, в котором описываются все ранее указанные методы.
Для сокращения числа неточностей при вводе данных я часто использую списки, основанные на диапазоне ячеек. Рассмотрим применение этого инструмента на примере ведения табеля.
Для начала на отдельном листе (это не обязательно) разместим список допустимых значений в одном столбце или одной строке (рис. 1а); см. также Excel-файл, лист «Список».
Рис. 1. Список фамилия: (а) в произвольном порядке; (б) в алфавитном порядке.
Скачать в формате , примеры в формате
Этот перечень фамилий будет появляться в раскрывающемся списке в том порядке, в котором они расположены в этом столбце. Понятно, что для удобства поиска их лучше отсортировать по алфавиту (рис. 1б).
Присвоим нашему списку имя диапазона. Для этого выделим диапазон; в нашем случае это область А2:А21 и введем имя диапазона, как показано на рис. 2; в нашем случае – это «фамилии»:
Рис. 2. Присвоение диапазону имени
Выберем область, в которой будем вводить фамилии (см. Excel-файл, лист «Ввод»). В нашем примере – А2:А32 (рис. 3). Перейдем на вкладку Данные, группу Работа с данными, выберем команду Проверка данных:
Рис. 3. Проверка данных
В диалоговом окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку Параметры (рис. 4). В поле «Тип данных» выберем «Список». В поле «Источник» укажем: (а) область ячеек, в которых хранится список; этот вариант подходит в том случае, если список расположен на том же листе Excel; (б) имя диапазона; этот вариант может использоваться как в том случае, когда список расположен на том же листе Excel, так и в том случае, если список расположен на другом листе Excel (как в нашем случае). В обоих случаях следует убедиться, что перед ссылкой или именем стоит знак равенства (=).
Рис. 4. Выбор источника данных для списка: (а) на том же листе; (б) на любом листе
И еще о двух опциях на вкладке «Параметры»:
Перейдем в окне «Проверка вводимых значений» на вкладку «Сообщения для ввода». Поставим галочку в поле «Отображать подсказку, если ячейка является текущей». Введем в соответствующие поля заголовок и текст сообщения (рис. 5). В последующем, когда пользователь встанет на одну из ячеек области ввода (в примере на рис. 5 – в ячейку А6), отобразится созданное нами сообщение.
Рис. 5. Установка Сообщения для ввода
В окне «Проверка вводимых значений» перейдем на вкладку «Сообщение об ошибке» (рис 6). Поставим галочку в поле «Выводить сообщение об ошибке». В поле «Вид», выберем тип сообщения. Введем заголовок и текст сообщения. Созданное нами сообщение будет появляться всякий раз, когда пользователь попытается ввести недопустимое значение.
Рис. 6. Установка Сообщения об ошибке
Допустимые типы сообщений об ошибке (рис. 7):
Рис. 7. Выбор типа сообщения об ошибке
Некоторые замечания. 1. Если вы ввели в окне Сообщение вкладки Сообщение об ошибке слишком длинный текст, то окно сообщения об ошибке будет слишком широким (как на рис. 7); используйте перенос строки Shift + Enter в том месте сообщения, где вы хотите разделить строки (рис. 8).
Рис. 8. Окно сообщения об ошибке уменьшенной ширины
2. Ширина раскрывающегося списка определяется шириной ячейки, для которой применяется проверка данных. Оставьте ширину ячеек для ввода достаточной, чтобы не обрезать допустимые записи, ширина которых больше ширины раскрывающегося списка. В противном случае по первым буквам слова можно сделать неверный выбор.
3. Максимальное число записей в раскрывающемся списке ограничено, правда, не слишком сильно:), а именно числом 32 767.
4. Если вы не хотите чтобы пользователи редактировали список проверки, поместите его на отдельном листе, после чего скройте и защитите этот лист.
Проще всего эту задачу выполнить следующим образом. Нажатием правой кнопки по ячейке под столбцом с данными вызываем контекстное меню. Здесь интересует поле Выбрать из раскрывающегося списка . То же самое можно сделать, нажав комбинацию клавиш Alt+Стрелка вниз .
Однако, такой метод не сработает, если желаете создать список в другой ячейке, не входящей в диапазон и в более, чем одной до или после. Это позволит сделать следующий метод.
Потребуется выделить диапазон ячеек
, из которых будет создан выпадающий список
, после чего Вставка
– Имя
– Присвоить
(Excel 2003). В более новой версии (2007, 2010, 2013, 2016) перейдите на вкладку Формулы
, где в разделе Определенные имена
обнаружите кнопку Диспетчер имен
.
Жмем кнопку Создать , вносите имя, можно любое, после чего ОК .
Выделите ячейки (или несколько), где хотите вставить выпадающий перечень требуемых полей. В меню выберите Данные – Тип данных – Список . В поле Источник внесите ранее созданное имя или же можно просто указать диапазон, что будет равносильно.
Теперь полученную ячейку можно скопировать в любое место на листе, она будет содержать перечень необходимых элементов таблицы. Также её можно растянуть, чтобы получить диапазон с выпадающими списками.
Интересный момент – при изменении данных в диапазоне, основанный на нем список также будет меняться, то есть он будет динамическим .
Метод основан на вставке элемента управления, называемом «поле со списком «, которое будет представлять собой диапазон данных.
Выберите вкладку Разработчик
(для Excel 2007/2010), в других версиях потребуется активировать эту вкладку на ленте в параметрах
– Настроить ленту
.
Переходим на эту вкладку – жмем кнопку Вставить . В элементах управления выбираем Поле со списком (не ActiveX) и нажмите по значку. Нарисуйте прямоугольник .
Правой кнопкой по нему – Формат объекта
.
Связью с ячейкой выберите то поле, куда следует поместить порядковый номер элемента в списке. Затем жмем ОК .
Все, как и в предыдущем только выбираем Поле со списком
(ActiveX).
Отличия в следующем: элемент ActiveX может находиться в двух вариантах — режиме отладки
, позволяющем изменять параметры, и — режиме ввода
, можно только производить выборку данных из него. Смена режимов осуществляется кнопкой Режим Конструктора
во вкладке Разработчик
.
В отличии от остальных способов этот позволяет настраивать
шрифты, цвета и осуществить быстрый поиск.
Выпадающий список в Excel – это довольно удобная функция, которая поможет создать более сложные документы и сделать работу удобной для визуального восприятия пользователя.
Несколько наиболее распространенных типов выпадающих списков, которые можно создать в программе Excel:
Создать перечень в ячейке программы можно с помощью встроенных инструментов панели управления.
Рассмотрим подробнее все основные и самые распространенные типы, и процесс их создание на практике.
Совет! Классический всплывающий список программы имеет функцию мультивыбора, то есть пользователь, нажав на соответствующую группу, может выбрать для нее соответствующий вариант.
Мультивыбор необходим, когда с помощью одного перечня нужно задать значение нескольким ячейкам документа.
Чтобы создать такой, следуйте инструкции:
Пр имер заполнения:
Таким образом вы создадите классический горизонтальный список с функцией мультивыбора.
Однако, чтобы он заполнялся автоматически, необходимо создать макрос со следующим исходным кодом, который показан на рисунке.
Стандартный перечень с наполнением позволит вам автоматизировать процесс ввода информации. При нажатии на ее, появится выбор ее возможных значений.
Пользователю остается только выбрать необходимое значение для заполнения.
Самый простой способ создать такой перечень – использовать «умные таблицы программы».
С их помощью можно легко и быстро форматировать необходимые вам виды списков с наполнением: