Итак, вы установили MySQL, и мы начинаем осваивать язык SQL. В уроке 3 по основам баз данных , мы создали концептуальную модель маленькой БД для форума. Пришло время реализовать ее в СУБД MySQL.
Для этого прежде всего надо запустить сервер MySQL. Идем в системное меню Пуск - Программы - MySQL - MySQL Server 5.1 - MySQL Command Line Client. Откроется окно, предлагающее ввести пароль.
Нажимаем Enter на клавиатуре, если вы не указывали пароль при настройке сервера или указываем пароль, если вы его задавали. Ждем приглашения mysql>.
Нам надо создать базу данных, которую мы назовем forum. Для этого в SQL существует оператор create database
Create database имя_базы_данных;
Итак, создадим БД forum:
Нажимаем Enter и видим ответ "Query OK ...", означающий, что БД была создана:
Вот так все просто. Теперь в этой базе данных нам надо создать 3 таблицы: темы, пользователи и сообщения.
Но перед тем, как это делать, нам надо указать серверу в какую именно БД мы создаем таблицы, т.е. надо выбрать БД для работы.
Для этого используется оператор use
. Синтаксис выбора БД для работы следующий:
Use имя_базы_данных;
Нажимаем Enter и видим ответ "Database changed" - база данных выбрана.
Выбирать БД необходимо в каждом сеансе работы с MySQL.
Для создания таблиц в SQL существует оператор create table
.
Создание базы данных имеет следующий синтаксис:
Create table имя_таблицы (имя_первого_столбца тип, имя_второго_столбца тип, ..., имя_последнего_столбца тип);
Нажимаем Enter - таблица создана:
Итак, мы создали таблицу topics (темы) с тремя столбцами:
id_topic int - id темы (целочисленное значение),
topic_name text - имя темы (строка),
id_author int - id автора (целочисленное значение).
Аналогичным образом создадим оставшиеся две таблицы - users (пользователи) и posts (сообщения):
Итак, мы создали БД forum и в ней три таблицы. Сейчас мы об этом помним, но если наша БД будет очень большой, то удержать в голове названия всех таблиц и столбцов просто невозможно. Поэтому надо иметь возможность посмотреть, какие БД у нас существуют, какие таблицы в них присутствуют, и какие столбцы эти таблицы содержат. Для этого в SQL существует несколько операторов:
show databases - показать все имеющиеся БД,
show tables - показать список таблиц текущей БД (предварительно ее надо выбрать с помощью оператора use ),
describe имя_таблицы - показать описание столбцов указанной таблицы.
Давайте попробуем. Смотрим все имеющиеся базы данных (у вас она пока одна - forum, у меня 30, и все они перечислены в столбик):
Теперь посмотрим список таблиц БД forum (для этого ее предварительно надо выбрать), не забываем после каждого запроса нажимать Enter:
В ответе видим названия наших трех таблиц. Теперь посмотрим описание столбцов, например, таблицы topics:
Первые два столбца нам знакомы - это имя и тип данных, значения остальных нам еще предстоит узнать. Но прежде мы все-таки узнаем какие типы данных бывают, какие и когда следует использовать.
А сегодня мы рассмотрим последний оператор - drop
, он позволяет удалять таблицы и БД. Например, давайте удалим
таблицу topics. Так как мы два шага назад выбирали БД forum для работы, то сейчас ее выбирать не надо, можно просто написать:
Drop table имя_таблицы;
Теперь снова посмотрим список таблиц нашей БД:
Наша таблица действительно удалена. Теперь давайте удалим и саму БД forum (удаляйте, не жалейте, ее все равно придется
переделывать). Для этого напишем:
Drop database имя_базы данных;
И убедитесь в этом, сделав запрос на все имеющиеся БД:
У вас, наверно, нет ни одной БД, у меня их стало 29 вместо 30.
На сегодня все. Мы научились создавать базы данных и таблицы, удалять их и извлекать информацию об имеющихся базах данных, таблицах и их описаниях.
В этой статье описана обычная процедура запуска Access и создания базы данных, которая будет использоваться на компьютере, а не в Интернете. В ней рассказано о том, как создать классическую базу данных на основе шаблона или с нуля с собственными таблицами, формами, отчетами и другими объектами. Кроме того, в статье рассмотрены способы импорта существующих данных в новую базу данных.
При первом запуске Access, а также при закрытии базы данных без завершения работы Access отображается представление Microsoft Office Backstage.
Представление Backstage является отправным пунктом для создания новых и открытия существующих баз данных, просмотра релевантных статей на сайте Office.com и т. д., то есть для выполнения любых операций с файлом базы данных или вне базы данных, но не в ней.
При открытии Access представление Backstage отображает новую вкладку. На вкладке " создать " можно создать новую базу данных несколькими способами.
Пустая база данных Если хотите, вы можете начать с нуля. Это хороший вариант, если у вас есть особые требования к проектированию или есть существующие данные, которые нужно включить или внедрить.
Шаблон с сайта Office.com. В дополнение к шаблонам, поставляемым с Access, много других шаблонов доступно на сайте Office.com. Для их использования даже не нужно открывать браузер, потому что эти шаблоны доступны на вкладке Создать .
При работе с базой данных в нее можно добавлять поля, таблицы и части приложения.
Части приложения - это функция, позволяющая использовать несколько связанных объектов базы данных как один объект. Например, часть приложения может состоять из таблицы и формы, основанной на ней. С помощью части приложения можно одновременно добавить в базу данных таблицу и форму.
Также можно создавать запросы, формы, отчеты, макросы - любые объекты базы данных, необходимые для работы.
В Access есть разнообразные шаблоны, которые можно использовать как есть или в качестве отправной точки. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы, макросы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование.
Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев для этого требуется одно или оба из следующих действий:
Таблица на вкладке Создание .
Ввод данных в режиме таблицы - это очень похоже на работу с листом Excel. При вводе данных создается структура таблицы. При добавлении нового столбца в таблицу в таблице определяется новое поле. Access автоматически задает тип данных каждого поля в зависимости от введенных данных.
Закрыть Да Нет Отмена
Совет: Access ищет файл с именем Blank.accdb в папке [диск установки]:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1049\Access\. Если он существует, Blank.accdb используется как шаблон для всех новых пустых баз данных, за исключением веб-баз данных. Все новые базы данных наследуют содержимое этого файла. Это отличный способ распространения содержимого по умолчанию, например номеров компонентов или заявлений об отказе от ответственности и политик компании. Следует помнить, что файл Blank.accdb не влияет на создание новых пустых веб-баз данных.
Важно:
Таблицы на вкладке Создать .
В режиме конструктора сначала следует создать структуру таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.
Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Хотя некоторые свойства доступны в режиме таблицы, другие можно настроить только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор Свойства поля .
Свойства поля . Более подробные сведения можно получить, нажав кнопку справки.
|
Свойство |
Описание |
|
Размер поля |
|
|
Формат поля |
|
|
Маска ввода |
|
|
Значение по умолчанию |
|
|
Обязательное поле |
Да |
Если ваши данные хранятся в другой программе, например Excel, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
В режиме таблицы дважды щелкните заголовок каждого столбца и введите описательное имя поля для каждого столбца.
Еще раз сохраните таблицу.
Примечание: Конструктор
Таблицы Таблицы
Части приложения можно использовать для расширения функциональности баз данных. Часть приложения может быть просто отдельной таблицей, а может включать несколько объектов, таких как таблицы и связанные формы.
Например, часть приложения "Примечания" состоит из таблицы с полем идентификатора, имеющим тип "Счетчик", поля даты и поля MEMO. Ее можно добавить в базу данных и использовать как есть или с минимальными изменениями.
Откройте базу данных, в которую вы хотите добавить часть приложения.
Откройте вкладку Создание .
В группе Шаблоны нажмите кнопку Части приложения . Появится список доступных частей.
Щелкните часть приложения, которую вы хотите добавить.
На вкладке Файл нажмите кнопку Открыть .
В диалоговом окне Открытие файла базы данных
Параметры Access
Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять в ней чтение и запись.
Открыть и выберите вариант Открыть для чтения
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения
Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.
Чтобы открыть одну из недавно использовавшихся баз данных, щелкните Последние на вкладке Файл и выберите имя файла базы данных. Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использовавшихся файлов не отображается, щелкните Параметры на вкладке Файл . В диалоговом окне Параметры Access нажмите кнопку Параметры клиента . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше 50).
Вы также можете отобразить последние базы данных на панели навигации в представлении Backstage, чтобы получить доступ к двум щелчкам: 1) , а затем - последнюю базу данных, которую вы хотите открыть. В нижней части вкладки последние установите флажок Быстрый доступ к списку последних баз данных и настройте количество отображаемых баз данных.
При открытии базы данных с помощью команды Открыть на вкладке Файл можно просмотреть список ярлыков недавно открывавшихся баз данных, нажав в диалоговом окне Открыть кнопку Последние .
Страница "Приступая к работе с Microsoft Office Access"
При первом запуске Access или закрытии базы данных без выхода из Access отображается окно .
Это начальная страница, на которой можно создать новую базу данных, открыть существующую или ознакомиться с информацией с сайта Microsoft Office Online.
Создание базы данных с помощью шаблона
В Access предлагаются разнообразные шаблоны, с помощью которых можно быстро создать базу данных. Шаблон - это готовая к использованию база данных, содержащая все таблицы, запросы, формы и отчеты, необходимые для выполнения определенной задачи. Например, существуют шаблоны, которые можно использовать для отслеживания вопросов, управления контактами или учета расходов. Некоторые шаблоны содержат примеры записей, демонстрирующие их использование. Шаблоны баз данных можно использовать без изменений или настроить в соответствии с конкретными потребностями.
Если один из этих шаблонов вам подходит, с его помощью обычно проще и быстрее всего создать необходимую базу данных. Однако если необходимо импортировать в Access данные из другой программы, возможно, будет проще создать базу данных без использования шаблона. Так как в шаблонах уже определена структура данных, на изменение существующих данных в соответствии с этой структурой может потребоваться много времени.
Скачивание шаблона с сайта Office Online
Если на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access нет нужного шаблона, то при наличия подключения к Интернету можно найти на сайте Office Online другие шаблоны.
На странице Приступая к работе с Microsoft Office Access в разделе Дополнительно на веб-узле Office Online щелкните пункт Шаблоны .
В окне браузера отобразится домашняя страница "Шаблоны" на сайте Office Online.
Используйте средства поиска и навигации Office Online для поиска нужного шаблона Access, а затем следуйте инструкциям по его скачиванию. При этом файл базы данных скачивается на компьютер, а затем открывается в новом экземпляре Access. В большинстве случаев шаблоны разрабатываются таким образом, чтобы сразу открывалась форма ввода данных и можно было немедленно приступить к их вводу.
Дополнительные сведения о работе с шаблонами см. в статье Создание базы данных Access на компьютере с помощью шаблона .
Создание базы данных без использования шаблона
Если вы не хотите использовать шаблон, вы можете создать базу данных, создав собственные таблицы, формы, отчеты и другие объекты базы данных. В большинстве случаев сюда обычно относится одно или оба из следующих действий:
Ввести, вставить или импортировать данные в таблицу, которая создается вместе с базой данных, и повторить эту процедуру для новых таблиц, которые создаются с помощью команды Таблица на вкладке Создание .
Импортировать данные из других источников, при этом создав таблицы.
Создание пустой базы данных
Ввод данных в режиме таблицы напоминает работу с листом Microsoft Office Excel 2007. Структура таблицы создается при вводе данных - при каждом добавлении нового столбца в таблицу определяется новое поле. Access автоматически определяет тип данных каждого поля на основе введенных данных.
Если на этом этапе вводить данные в таблицу "Таблица1" не нужно, нажмите кнопку Закрыть . Если вы внесли изменения в таблицу, будет предложено сохранить их. Нажмите кнопку Да , чтобы сохранить изменения, кнопку Нет , чтобы не сохранять их, или кнопку Отмена , чтобы оставить таблицу открытой.
Важно: Если хотя бы один раз закрыть таблицу "Таблица1" без сохранения, она будет удалена полностью, даже если в нее введены данные.
Добавление таблицы
Добавление таблиц к существующей базе данных осуществляется командами группы Таблицы на вкладке Создать .
Создание таблицы в режиме таблицы. В режиме таблицы можно начать ввод данных сразу, структура таблицы при этом будет создаваться автоматически. Полям присваиваются имена с последовательными номерами ("Поле1", "Поле2" и т. д.), а тип данных автоматически задается с учетом вводимых данных.
Создание таблицы в режиме конструктора. В режиме конструктора сначала следует создать структуру новой таблицы. Затем можно переключиться в режим таблицы для ввода данных или ввести данные, используя другой способ, например вставить данные из буфера обмена или импортировать их.
Создание таблицы на основе шаблона. В Access есть шаблоны для часто используемых типов таблиц. Одним щелчком мыши можно создать полную и готовую к использованию структуру таблицы. При необходимости вы можете добавлять или удалять поля.
Задание свойств полей в режиме конструктора. Независимо от способа создания таблицы рекомендуется проверить и задать свойства полей. Это можно сделать только в режиме конструктора. Чтобы перейти в режим конструктора, в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы отобразить свойства поля, щелкните его в сетке конструктора. Свойства отображаются под сеткой конструктора в области Свойства поля .
Щелкните свойство поля, чтобы просмотреть его описание рядом со списком Свойства поля . Дополнительную информацию можно получить, нажав клавишу F1.
В следующей таблице описаны некоторые наиболее часто изменяемые свойства полей.
|
Свойство |
Описание |
|
Размер поля |
Для текстовых полей это свойство указывает максимально допустимое количество знаков, сохраняемых в поле. Максимальное значение: 255. Для числовых полей это свойство определяет тип сохраняемых чисел ("Длинное целое", "Двойное с плавающей точкой" и т. д.). Для более рационального хранения данных рекомендуется выделять для хранения данных наименьший необходимый размер памяти. Если потребуется, это значение позже можно изменить. |
|
Формат поля |
Это свойство определяет формат отображения данных. Оно не влияет на фактические данные, сохраняемые в этом поле. Вы можете выбрать встроенный формат или задать собственный. |
|
Маска ввода |
Это свойство используется для определения общего шаблона для ввода любых данных в поле. Это позволяет обеспечить правильный ввод и нужное количество знаков для всех данных. Для получения справки по созданию маски ввода нажмите кнопку справа от поля свойства. |
|
Значение по умолчанию |
Это свойство позволяет задать стандартное значение, которое будет отображаться в этом поле при добавлении новой записи. Например, для поля "Дата/время", в котором необходимо записывать дату добавления записи, в качестве значения по умолчанию можно ввести "Date()" (без кавычек). |
|
Обязательное поле |
Это свойство указывает, обязательно ли вводить значение в поле. Если для него задано значение Да , невозможно будет добавить запись, если в это поле не введено значение. |
Если ваши данные хранятся в другой программе, например Office Excel 2007, их можно скопировать и вставить в таблицу Access. Как правило, этот метод работает лучше всего, если данные уже разделены на столбцы, как в таблице Excel. Если данные находятся в текстовом редакторе, перед копированием рекомендуется разделить столбцы данных с помощью табуляции или преобразовать данные в таблицу. Если необходимо изменить данные или выполнить с ними другие операции (например, разделить полное имя на имя и фамилию), рекомендуется сделать это перед копированием данных, особенно если вы не знакомы с Access.
При вставке данных в пустую таблицу приложение Access задает тип данных для каждого поля в зависимости от того, какие данные в нем находятся. Например, если во вставляемом поле содержатся только значения даты, для этого поля используется тип данных "Дата/время". Если же вставляемое поле содержит только слова "Да" и "Нет", для этого поля выбирается тип данных "Логический".
Access присваивает полям имена в зависимости от того, что он находит в первой строке вставленных данных. Если первая строка вставленных данных похожа на следующую строку, Access определяет, что первая строка является частью данных и присваивает полям универсальные имена (F1, F2 и т. д.). Если первая строка вставленных данных не похожа на приведенные ниже строки, Access определяет, что первая строка содержит имена полей. Access называет поля соответствующим образом и не содержит первую строку данных.
В Access имена присваиваются полям автоматически, поэтому во избежание путаницы поля следует переименовать. Это можно сделать следующим образом:
Примечание: Кроме того, для изменения имен полей можно переключиться в режим конструктора. Для этого в области навигации щелкните таблицу правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор . Чтобы вернуться в режим таблицы, дважды щелкните таблицу в области навигации.
Возможно, у вас есть данные, хранящиеся в другой программе, которые вы хотите импортировать в новую таблицу Access или добавить в существующую. Кроме того, если ваши коллеги хранят данные в других программах, может потребоваться создать связь с такими данными. В обоих случаях работа с данными из других источников не представляет сложности. Вы можете импортировать данные из листа Excel, таблицы в другой базе данных Access, списка SharePoint и других источников. Процесс импорта для разных источников немного различается, однако всегда начинается так, как описано ниже.
Если вы решили импортировать таблицу, Access импортирует данные в новую таблицу и отображает ее в группе Таблицы в области навигации. Если выбрано добавление данных к существующей таблице, данные добавляются к ней. Если вы связываете данные, в группе Таблицы в области навигации создается связанная таблица.
Открытие существующей базы данных Access
Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Открыть .
В диалоговом окне Открытие файла базы данных найдите базу данных, которую нужно открыть.
Выполните одно из следующих действий.
Чтобы открыть базу данных в режиме по умолчанию, дважды щелкните ее (режим по умолчанию может быть указан в диалоговом окне Параметры Access или установлен административной политикой).
Нажмите кнопку Открыть , чтобы открыть базу данных для общего доступа в многопользовательской среде и предоставить другим пользователям возможность выполнять чтение и запись в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Открыть для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения, то есть для просмотра без возможности внесения изменений. При этом другие пользователи смогут выполнять запись в базу данных.
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно , чтобы открыть базу данных в монопольном режиме. Если ее затем попытается открыть другой пользователь, он получит сообщение "Файл уже используется".
Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть и выберите вариант Монопольно для чтения , чтобы открыть базу данных только для чтения. Другие пользователи при этом смогут открывать базу данных только для чтения.
Если не удается найти базу данных, которую вы хотите открыть
Щелкните значок Мой компьютер в диалоговом окне Открытие файла базы данных или выберите Мой компьютер в раскрывающемся списке Папка .
В списке дисков щелкните правой кнопкой мыши диск, на котором может находиться база данных, и выберите команду Найти .
Введите условие поиска в диалоговом окне Результаты поиска и нажмите кнопку Поиск для поиска базы данных.
Если база данных найдена, дважды щелкните ее, чтобы открыть.
Чтобы база данных открылась, необходимо нажать кнопку Отмена в диалоговом окне Открытие файла базы данных . Затем закройте диалоговое окно Результаты поиска .
Примечание: Вы можете напрямую открывать файлы данных внешних форматов, например dBASE, Paradox, Microsoft Exchange или Excel. Кроме того, можно открыть напрямую любой источник данных ODBC, например Microsoft SQL Server или Microsoft FoxPro. Access автоматически создаст базу данных Access в одной папке с файлом данных и добавит ссылки на все таблицы внешней базы данных.
Для открытия одной из баз данных, которые открывались недавно, щелкните ее имя файла в списке Открыть последнюю базу данных на странице Приступая к работе с Microsoft Office Access . Access откроет базу данных, используя параметры, которые применялись при ее открытии в прошлый раз. Если список последних использованных файлов не отображается, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем - кнопку Параметры Access . В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Дополнительно . В разделе Вывод на экран укажите количество документов, которые необходимо отобразить в списке "Последние документы" (не больше девяти).
Если вы открываете базу данных, нажав кнопку Microsoft Office , а затем используя команду Открыть , вы можете просмотреть список ярлыков баз данных, которые вы открывали ранее, щелкнув Мои последние документы в окне Открыть . диалоговое окно.
Создание пустого пользовательского шаблона
При создании новой пустой базы данных Access открывает новую таблицу, в которой можно вводить данные, но при этом не создаются другие объекты в базе данных. Если вы хотите, чтобы другие объекты, такие как формы, отчеты, макросы или дополнительные таблицы, присутствуют во всех создаваемых базах данных, вы можете создать настраиваемый пустой шаблон, содержащий эти объекты. После того как в следующий раз создать новую базу данных, она уже будет содержать эти объекты в шаблоне. Помимо этих объектов шаблон может включать таблицы с данными, а также любые особые параметры конфигурации, свойства базы данных, ссылки или код, которые должны быть доступны во всех новых базах данных.
Например предположим, что у вас есть набор макросов, которые должны использоваться во всех проектах. Если создать пустой шаблон с этими макросами, они будут автоматически добавляться во все создаваемые в Access базы данных.
Пустые шаблоны можно создать в виде файлов следующих форматов: Office Access 2007, Access 2002–2003 или Access 2000. Шаблон должен называться Blank.accdb в случае использования файлов формата Office Access 2007 и Blank.mdb для форматов файлов предыдущих версий.
Если по умолчанию используется формат Access 2000 или Access 2002–2003, файл пустого шаблона получит имя Blank.mdb. Новая база данных будет создана в том же формате, что и файл Blank.mdb. Например, если по умолчанию используется формат Access 2000, а шаблон с именем Blank.mdb имеет формат файла Access 2002–2003, все новые базы данных будут создаваться в формате Access 2002–2003.
Если по умолчанию используется формат Access 2007, файл пустого шаблона получит имя Blank.accdb.
Изменение формата файлов, используемого по умолчанию
Нажмите кнопку Microsoft Office и щелкните Параметры Access .
В диалоговом окне Параметры Access выберите пункт Основные .
В группе Создание баз данных в раскрывающемся списке Формат файла по умолчанию выберите нужный формат.
Чтобы создать пустой шаблон, выполните одно из следующих действий:
Создайте пустую базу данных (назовите ее "Пустая" или дайте ей любое временное имя), а затем импортируйте или создайте объекты, которые должны быть в шаблоне.
Создайте копию существующей базы данных, в которой есть нужные для шаблона объекты, а затем удалите лишние объекты.
Когда нужные для шаблона объекты будут готовы, сохраните базу данных:
Нажмите кнопку Microsoft Office и выберите команду Сохранить как .
Папка системного шаблона Например, C:\Program Files\Microsoft Office\Templates\1033\Access
Папка шаблонов пользователей Например:
В Windows Vista C appdata\local\temp. Наме\аппдата\роаминг\микрософт\темплатес
В Microsoft Windows Server 2003 или Microsoft Windows XP C:\Documents and Settings Наме\аппликатион Data\Microsoft\Templates
Примечание: Пустой шаблон в системной папке переопределяет пустые шаблоны в любых пользовательских папках.
В поле Имя файла введите Blank.accdb (или Blank.mdb , если создается шаблон одной из предыдущих версий), а затем нажмите кнопку Сохранить .
Теперь, когда вы создаете новый шаблон, при создании пустой базы данных объекты в шаблоне будут включены в новую базу данных, созданную по умолчанию. Access откроет новую таблицу в режиме таблицы, как это происходит при создании новых пустых баз данных без использования шаблона.
Чтобы прекратить использование пустого шаблона, удалите или переименуйте файл Blank.accdb (или файл Blank.mdb, если используется одна из предыдущих версий программы Access).
В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Подобные хранилища используются для разработки информационных сайтов, интернет-магазинов и бухгалтерских дополнений. Основными средствами, реализующими данный подход, являются MS SQL и MySQL. Продукт от Microsoft Office представляет собой упрощенную версию в функциональном плане и более понятную для неопытных пользователей. Давайте рассмотрим пошагово создание базы данных в Access 2007.
Microsoft Access 2007 – это система управления базами данных (СУБД), реализующая полноценный графический интерфейс пользователя, принцип создания сущностей и связей между ними, а также структурный язык запросов SQL. Единственный минус этой СУБД – невозможность работать в промышленных масштабах. Она не предназначена для хранения огромных объемов данных. Поэтому MS Access 2007 используется для небольших проектов и в личных некоммерческих целях.
Но прежде чем показывать пошагово создание БД, нужно ознакомиться с базовыми понятиями из теории баз данных.
Без базовых знаний об элементах управления и объектах, использующихся при создании и конфигурации БД, нельзя успешно понять принцип и особенности настройки предметной области. Поэтому сейчас я постараюсь простым языком объяснить суть всех важных элементов. Итак, начнем:
Теперь, когда в общих чертах есть представление о том, с чем мы будем работать, можно приступить к созданию БД.
Для наглядности всей теории создадим тренировочную базу данных «Студенты-Экзамены», которая будет содержать 2 таблицы: «Студенты» и «Экзамены». Главным ключом будет поле «Номер зачетки», т.к. данный параметр является уникальным для каждого студента. Остальные поля предназначены для более полной информации об учащихся.
Итак, выполните следующее:
Все, теперь осталось только создать, заполнить и связать таблицы. Переходите к следующему пункту.
После успешного создания БД на экране появится пустая таблица. Для формирования ее структуры и заполнения выполните следующее:
Совет! Для тонкой настройки формата данных перейдите на ленте во вкладку «Режим таблицы» и обратите внимание на блок «Форматирование и тип данных». Там можно кастомизировать формат отображаемых данных.
Перед тем, как приступить к связыванию двух сущностей, по аналогии с предыдущим пунктом нужно создать и заполнить таблицу «Экзамены». Она имеет следующие атрибуты: «Номер зачетки», «Экзамен1», «Экзамен2», «Экзамен3».
Для выполнения запросов нужно связать наши таблицы. Иными словами, это некая зависимость, которая реализуется с помощью ключевых полей. Для этого нужно:
Конструктор должен автоматически создать связь, в зависимости от контекста. Если же этого не случилось, то:
Что же делать, если нам нужны студенты, которые учатся только в Москве? Да, в нашей БД только 6 человек, но что, если их будет 6000? Без дополнительных инструментов узнать это будет сложно.
Именно в этой ситуации к нам на помощь приходят SQL запросы, которые помогают изъять лишь необходимую информацию.
SQL синтаксис реализует принцип CRUD (сокр. от англ. create, read, update, delete - «создать, прочесть, обновить, удалить»). Т.е. с помощью запросов вы сможете реализовать все эти функции.
В этом случае в ход вступает принцип «прочесть». Например, нам нужно найти всех студентов, которые учатся в Харькове. Для этого нужно:
А что делать, если нас интересуют студенты из Харькова, стипендии у которых больше 1000? Тогда наш запрос будет выглядеть следующим образом:
SELECT * FROM Студенты WHERE Адрес = «Харьков» AND Стипендия > 1000;
а результирующая таблица примет следующий вид:
Кроме добавления таблицы с помощью встроенного конструктора, иногда может потребоваться выполнение этой операции с помощью SQL запроса. В большинстве случаев это нужно во время выполнения лабораторных или курсовых работ в рамках университетского курса, ведь в реальной жизни необходимости в этом нет. Если вы, конечно, не занимаетесь профессиональной разработкой приложений. Итак, для создания запроса нужно:
CREATE TABLE Преподаватели
(КодПреподавателя INT PRIMARY KEY,
Фамилия CHAR(20),
Имя CHAR (15),
Отчество CHAR (15),
Пол CHAR (1),
Дата_рождения DATE,
Основной_предмет CHAR (200));
где «CREATE TABLE» означает создание таблицы «Преподаватели», а «CHAR», «DATE» и «INT» — типы данных для соответствующих значений.
Внимание! В конце каждого запроса должен стоять символ «;». Без него выполнение скрипта приведет к ошибке.
Здесь все гораздо проще. Снова перейдите в поле для создания запроса и введите следующие команды:
При огромном количестве полей в таблице заполнять базу данных становится сложно. Можно случайно пропустить значение, ввести неверное или другого типа. В данной ситуации на помощь приходят формы, с помощью которых можно быстро заполнять сущности, а вероятность допустить ошибку минимизируется. Для этого потребуются следующие действия:
Все базовые функции MS Access 2007 мы уже рассмотрели. Остался последний важный компонент – формирование отчета.
Отчет – это специальная функция MS Access, позволяющая оформить и подготовить для печати данные из базы данных. В основном это используется для создания товарных накладных, бухгалтерских отчетов и прочей офисной документации.
Если вы никогда не сталкивались с подобной функцией, рекомендуется воспользоваться встроенным «Мастером отчетов». Для этого сделайте следующее:
Многим из отечественных пользователей известно, какой в свое время переполох поднялся из-за видоизмененного интерфейса MS Office 2007, и чем только не поливали его разработчиков! «Гуру» сетовали на то, что новый офисный пакет стал «неудобным и странным», а потому уверенно предрекали ему скорую кончину и полное забвение пользователей.
Зря! Так как ничего подобного не произошло, напротив, вскорости выяснилось, что пользоваться новой версией «Офиса» стало намного проще и удобнее.
А потому (как и ожидалось) все изменения, предпосылки для которых были созданы еще в «Офисе 2007», не только успешно перекочевали в его новую ипостась, но и получили вполне логичное свое развитие. Именно поэтому версия 2010 года стала чрезвычайно популярной в среде профессиональных пользователей.
Весьма существенные изменения коснулись и знаменитого Посредством нового компонента Sparklines можно создавать и редактировать огромные массивы информации. А благодаря инструменту Slicer появилась возможность простой и быстрой навигации даже в огромных базах. А все благодаря качественно продуманным и настроенным системам фильтрации.
Чтобы правильно создавать базы, необходимо предварительно разобраться в их сути. называется строго организованная структура, предназначенная для хранения и упорядочивания информации. Она может содержать чрезвычайно разнообразные объекты, но логической их единицей является таблица.
Главное их отличие от аналогичных структур в табличном редакторе заключается в том, что они взаимосвязаны. Производя изменение любого элемента, вы автоматически инициируете замену всех взаимосвязанных с ним структур. Проще говоря, вам больше не нужно беспокоиться о ручном редактировании огромных информационных таблиц.
Не следует полагать, что данное приложение является неким «логическим продолжением» Excel. Возможности рассматриваемой программы куда шире. В частности, любое MS Access предполагает тщательное продумывание информационной структуры конкретного документа, проверку целостности исходных данных, а также использование этих сведений для моделирования запросов, форм и отчетов.
Так как создать базу данных в Access можно и при помощи «Мастера», упрощающего работу для начинающих пользователей, сам процесс особенной сложностью не отличается. Но мы бы не рекомендовали идти этим путем, так как для продуктивной работы следует понимать все происходящие процессы.
Сперва запустите приложение. На мониторе появится диалог создания нового документа. В нем вам следует выбрать пункт «Новая база данных». В поле «Имя файла» вводится осмысленное её. Избегайте повторяющихся и ничего не значащих имен: в результате какой-либо ошибки или собственной невнимательности вы легко можете потерять важные сведения.
После этого нажимается кнопка «Создать». Сразу после этого на мониторе появится создания новой информационной таблицы, на основании которой вы и будете создавать свой проект.
Таблицу можно монтировать в нескольких режимах, но мы бы посоветовали «Конструктор», так как в нем проще контролировать весь процесс и лучше представлять себе всю внутреннюю структуру документа.
Чтобы перейти к нему, воспользуйтесь переходом «Вид-Конструктор». После этого можно вводить требуемое имя конкретной таблицы. Так как их может потребоваться сразу несколько, рекомендуем опять-таки пользоваться какими-то осмысленными наименованиями.
Теперь, собственно, сам процесс. Как создать базу данных в Access? В первую очередь необходимо выбрать и заполнить имена полей, определить а также задать правильное ключевое поле. Только после этого можно начинать заполнение таблицы данными.
Для этого следует воспользоваться командой «Вид-режим таблицы». Обратите внимание! Если в поле «Код предмета» в вашем случае стоит значение «Счетчик», то заполнять конкретное поле не нужно. Когда вы закончите работу по внесению информации, ее можно закрывать. В случае если конкретная база данных нуждается во второй таблице, ее монтируют командой «Создание-Конструктор таблиц».
Все вышесказанное было бы пустым звуком без предоставления вам сведений из «полевого опыта», в которых пригодились базы данных Access. Примеры в этой области можно обсуждать чуть ли не бесконечно, но мы остановимся на варианте, который может серьезно облегчить прохождение учебного процесса.
Кратко опишем создание документа по Что потребуется в него включить? Сюда должны входить следующие поля: код специальности, номер группы, предмет и преподаватели. Обратите внимание: поля «Предмет» и «Преподаватель» должны быть связаны с дополнительными таблицами, из которых программа будет черпать соответствующую информацию.
Сперва выполняете все действия, согласно вышеизложенной инструкции. Переходите в «Конструктор», начинаете заполнять поля. В строке с кодом специальности тип данных должен быть отмечен как «Счетчик, ключевое поле».
В «Группе» и аналогичных строках обозначаете как «Текст». А вот в полях «Предмет» и «Преподаватель» следует выбирать «Мастер подстановок». Не беспокойтесь: сразу после выбора этого значения, программа покажет вам диалоговое окно. Следуя его инструкциям, вы сможете создать связь с другими таблицами. Как вы понимаете, их следует создавать заранее.
Как только вы нажмете на кнопку «Готово», перед вами появится предупреждение о том, что для создания связи необходимо сохранить таблицу. Подтверждаете выполнение этого действия.
Мы уже говорили о том, что работа с базой данных Access предполагает наличие связей сразу между несколькими электронными таблицами. Так как их создавать?
Для этого откройте нужный вам документ, после чего пройдите по пути «Работа с базами данных - Схема данных». Чтобы определить и задать характер связи, необходимо выполнить двойной щелчок левой клавишей мыши в диалоговом окне «Изменение связей». После этого следует нажать на кнопку «ОК». В результате вы зададите стандартный параметр «Один ко многим».
Вот мы и рассмотрели вопрос о том, как создать базу данных в Access. Надеемся, информация будет вам полезной.
Как создать базу данных?
База данных — один из самых удобных вариантов хранения данных и работы с ними. На сегодняшний день существует много готовых оболочек для создания своей уникальной базы данных, что делает работу многих предприятий проще. Такие программы имеют удобный интерфейс и большой выбор типов данных. Ниже мы рассмотрим, как создать базу данных в самых популярных программах.
Прежде чем приступать к созданию самой базы (БД), лучше всего создать ее модель. Что из себя представляет модель БД? Это подробно расписанное логическое соединение данных, набор таблиц, в которые записаны ее название и то, чем она характеризуется. Например, таблица «Клиенты» будет иметь поля: имя клиента, id клиента, адрес клиента, контактная информация. Точно так же стоит продумать и расписать по таблицам все области данных, с которыми БД будет работать (заказчики, посредники, товары и т. д.). После того как все таблицы будут готовы, их необходимо соединить между собой. Есть несколько основных типов связей:
Например, один клиент может купить много товаров, поэтому связь между таблицами «Клиенты» и «Товары» следует ставить один ко многим. Так, по аналогии соединяем те таблицы, которые логически связаны между собой. Модель БД можно нарисовать просто на бумаге от руки. Можно также использовать для этого специальные программы (например, Rwin, BpWin).
После заполнения всех таблиц ваша БД будет создана и приведена в рабочий вид.
Новая база данных создается на предприятиях довольно часто. Для этого не нужны специальные знания. Новая БД создается за 10 минут. Если Вы используете 1с, то для ее создания в этой оболочке дополнительно устанавливать ничего не надо. Перед созданием новой базы данных обязательно нужно сделать резервную копию имеющейся информационной базы. Что ж, приступим.
