Миллионы людей пользуются облачными сервисами Goolge: бесплатные документы вместо MS Office, хранение файлов НЕ на жестких дисках компьютеров, а на Google Диске и многое другое.
Олег Карпов, представитель компании Brown Boot Works, рассказывает о полезных (и бесплатных!) фишках сервисов Google и о дополнениях, которые кардинально расширяют функционал Google.
Итак, поехали!
У некоторых пользователей есть опасение, что если не будет подключения к интернету, то работа с документами встанет. Это не так. Достаточно включить офлайн-доступ в настройках Диска и можно совершенно спокойно создавать файлы и вносить в них изменения даже без подключения к сети. Все данные будут синхронизированы как только появится интернет.
Настройки Google Диска находятся под значком шестеренки в правом верхнем углу. Потом ставите галку в пункте офлайн-доступ.
2. Поиск в интернете напрямую из документа
Часто при работе с документом требуется найти какую-либо информацию во внешних источниках. С помощью расширенного поиска, который вызывается либо правой клавишей мыши на выделенном тексте («Поиск по тексту…»), либо сочетанием Ctrl + Alt + Shift + I, эта выделенная фраза сразу гуглится в интернете, результаты поиска отображаются в окне справа.
Все мы используем буфер обмена для переноса частей текста и картинок между приложениями на стационарном компьютере. В Google Документах есть возможность использовать похожий инструмент, но для переноса данных между устройствами!
Такой веб-буфер находится в меню Правка-Веб-буфер. В него можно поместить несколько кусков данных и вставлять их в другие документы, даже на другом компьютере.
Предлагает удобную навигация по большой документу. После установки дополнения после нажатия на меню Дополнения - Table of contents - Показывать в боковой панели справа строиться таблица разделов с возможностью быстро перейти к необходимому.
Многие используют переводчик Google в интернете, полезный инструмент, неплохой справляющийся с переводом между многими популярными языками. Такой же переводчик доступен прямо внутри Google Документа - устанавливаете дополнение Translate по и пользуетесь.
По умолчанию русского языка нет, но auto-detect его понимает и переводит на английский.
Дополнение позволяет разослать уведомления с произвольным текстом в заданное время по указанному вами списку адресов электронной почты. Это может быть полезно для рассылки новостей клиентам или уведомлений о скидках.
Речь пойдет о полноценных приложениях, которые в связке с сервисами Google закрывают практически все возможные сферы бизнес-задач. Эти приложения тесно интегрированы с экосистемой Google и максимально используют эти возможности.
Не каждый малый бизнес нуждается в отдельных дорогостоящих и сложных системах для управления финансами, рабочими процессами, проектами, продажами и отношениями с клиентами.
Основные возможности Brown Boot Works:
Задания . Планируйте бизнес-дела.
Команда . Ставьте задачи коллегам, работайте совместно, контролируйте результат.
Документы . Работайте с документами в единой системе с любого устройства.
Продажи . Прогнозируйте доходы от клиентов и следите за работой со сделками.
Проекты . Контролируйте исполнение проектов и их бюджеты.
Бюджеты . Управляйте доходами и расходами бизнеса в реальном режиме времени.
Если возможностей предыдущей системы по управлению документами вам не хватило, или у вас крупная корпорация с большим объемом данных, обратите внимание на Powertools for Google Drive.
Powertools превращает Google Диск в систему Document Management System корпоративного уровня. Сервис работает прямо из интерфейса Google Диска и позволяет делать с документами практически все, что может понадобиться как обычному пользователю, так и продвинутому администратору.
Основные возможности:
Редактирование документов MS Office
Дополнительная информация для документов (метаданные и теги)
Мощная классификация документов
Отображение документов на собственном Портале, поиск на Портале по метаданным и тегам.
Возможность настройки процессов работы с документами и контроля статуса прохождения этого процесса.
Расширенное управление версиями
Функциональная и гибкая help-desk система позволит вам сделать неупорядоченный процесс поддержки ваших клиентов четким и контролируемым. С помощью FreshDesk вы сможете эффективно обрабатывать заявки, откуда бы они ни поступали: email, сайт, телефон, чат, мобильное приложение,
Администратор G Suite может разрешить сотрудникам организации включать офлайн-доступ к Google Документам, Таблицам и Презентациям. По умолчанию это разрешение предоставлено, и пользователи могут настраивать офлайн-доступ для своих аккаунтов.
Эта статья предназначена для администраторов. О том, как настроить офлайн-доступ к своим файлам Google, рассказано в этой статье .
Администратор G Suite может задать правила для управления офлайн-доступом к файлам Google на компьютерах с операционной системой Windows ® , Mac ® или Linux ® . Правила нужно будет отправить на каждый компьютер. Если вы выберете этот вариант до того, как настроите правила, офлайн-доступ будет отключен у тех, кто уже его использует.
Интересует этот вариант? Инструкции вы найдете ниже. Обратите внимание, что пользователи смогут включить офлайн-доступ, только если вы установите правило на их компьютеры.
Примечание. Этот вариант недоступен для устройств с Chrome OS, смартфонов и планшетов.
Чтобы пользователи могли работать с файлами Google Диска в офлайн-режиме на управляемых компьютерах, выполните следующие действия:
Ниже приведены инструкции для каждого типа компьютеров.
Примечание. Если выбран вариант Разрешить всем пользователям включать офлайн-режим , выполнять перечисленные ниже действия не нужно.
Устройства Windows (с использованием групповой политики Microsoft)
Примечание. Если вы видите сообщение "При разборе обнаружена ошибка", значит Windows не может проанализировать название файла и вам нужно его изменить. Например, удалить символы подчеркивания, если они есть.
С недавнего времени Google Docs позволяет просматривать и редактировать документы в автономном режиме, без подключение к интернету. Для этого Google Docs использует Google Gears, который добавляет расширение функциональности в автономном режиме непосредственно в браузер. Google Docs можно открыть в автономном режиме, набрав docs.google.com в адресной строке браузера или с помощью ярлыка на рабочем столе, который создается после процесса установки.
Решил написать небольшую заметку на эту тему, т.к. сам уже пользуюсь данным расширением функциональности.
Установка Google Docs Offline.
После этого Вам будет предложено разрешить docs.google.com в качестве надежного узла. Установите флажок «I trust this site. Allow it to use Google Gears». Затем нажмите кнопку «Allow».
После этого вы сможете изменять уже существующие документы в любом месте без подключения к интернету.
Чтобы получить доступ Google Docs offline наберите docs.google.com в адресной строке браузера или откройте с помощью ярлыка на рабочем столе, который создается после процесса установки.
Синхронизация документов при первом запуске.
После установки при запуске Google Docs в течении некоторого времени происходит передача данных с сервера на ваш компьютер.
После окончания синхронизации вы увидете окошко с сообщением «Status: synchronized».
Работа в автономном режиме.
В правом верхнем углу Google Docs вы увидите индикатор. При работе в автономном режиме, он будет серго цвета. Когда вы снова будете в Интернете, цвет поменяется на зеленый. Также, в офф-лайне вы будете видеть в верхней части окна желтое сообщение о том, что вы работаете в автономном режиме.
Когда подключение к Интернету отсутствует, Google Docs использует информацию, которая хранится на жестком диске, т.е. при работе в автономном режиме, изменения сохраняются на вашем компьютере. При подключении к Интернету происходит синхронизация с Google Docs.
При работе в автономном режиме, вы можете просматривать и редактировать любой из ваших существующих текстовых документов. Но создавать новые документы в автономном режиме нельзя. Однако этот недостаток можно обойти: достаточно заранее создать несколько пустых документов, которые, в свою очередь, уже можно редактировать в офф-лайне.
К сожалению, таблицы и презентации в автономном режиме пока можно только просматривать.
Сохранение изменений при работе в автономном режиме.
Во время работы в автономном режиме ваши изменения будут автоматически сохраняться точнто так же, как и при работе в сети. Однако для того чтобы эти изменения были сохранены на сервере, необходимо подключиться к Интеренету и зайти на Google Docs в том же браузере, в котором вы работале в офф-лайне. После этого автоматически будет произведена синхронизация данных.
Меры безопасности во время работы в автономном режиме.
Стоит обратить внимание, что Google Docs Offline необходимо использовать только на своем личном компьютере. В противном случае, ваши документы могут быть доступны для любого пользователя общего компьютера.
PS: для наглядности можно посмотреть видео «Google Docs: Working offline»
UPD: Cписок поддерживаемых браузеров:
Google Диск позволит освободить лишнее место и избавиться от беспорядка на ноутбуке или смартфоне. Расскажем о 9 фишках этого сервиса, которые сильно упростят вам жизнь.
Убирайте фотографии из папки Недавние
В Google Диск не слишком удобно искать документы месячной давности в папке «Недавнее», которая часто забита фотографиями и выглядит далеко не «недавней».
Чтобы отфильтровать картинки, в строке поиска наберите -jpg и нажмите Enter. Фотографии исчезнут из выдачи и поиск документов станет проще. Эта хитрость работает в браузере и в мобильном приложении Google Drive.
font-size:=" ">
Включите Быстрый доступ
Новая функция Быстрый доступ добавляет ленту с недавно измененными файлами в верхней части окна «Мой диск». Включить Быстрый доступ можно в настройках:
Настройки - Общие - Рекомендации и подсказки - Показывать ссылки на похожие и связанные файлы
Поставьте галочку и обновите страницу.
font-size:=" ">
Фильтруйте результаты поиска
В правой части строки поиска есть стрелка вниз. Нажав на нее, вы откроете параметры поиска.
Фильтры полезны, если за несколько лет использования Google Диска у вас накопилась солидная библиотека файлов.
Можно фильтровать выдачу по типу файла, дате изменения и владельцу.
Документы в совместном доступе также можно фильтровать по соавторам.
font-size:=" ">
Вместо вложений отправляйте ссылки на файлы
В Gmail можно прикреплять ссылки на Google Диск. В нижней части окна «Новое сообщение» прячется иконка Google Drive. С ее помощью можно обмениваться файлами размером больше дефолтных 25 Мб.
font-size:=" ">
Быстро очищайте форматирование
Многие оказывались в ситуации, когда присланный текст проще удалить и написать заново, нежели правильно отформатировать.
В Google Диск предусмотрена удобная опция очистки форматирования в документе - сочетание клавиш Ctrl + \
или Command + \
для Mac.
Бэкапьте гаджеты одним тапом
Вы можете сделать резервную копию данных с телефона на Google Диск одним тапом. Установите приложение и найдите меню Настройки - Резервное копирование.
Выберите, что вы хотите скопировать - контакты, календарь событий, фото и видео. Нажмите «Начать резервное копирование». Процесс может занять достаточно много времени, поэтому имеет смысл поставить устройство на зарядку и оставить на ночь.
Установить приложение можно прямо в интерфейсе браузера: Настройки - Установить Диск на компьютер. Затем откройте меню Настройки - Настройки синхронизации.
Настройте офлайн-доступ
С файлами Google Диск можно работать офлайн. Изменения синхронизируются, когда появится подключение к интернету. Включить офлайн-доступ можно так:
Настройки - Общие - Офлайн-доступ
font-size:=" ">
Оставляйте примечания в документах Microsoft Office
Теперь комментарии Google Doc полностью совместимы с документами Word, Excel и PowerPoint. Заметки на полях документов, созданных в среде MS Office, будут видны на Google Drive и наоборот. Примечания в Word:
Рецензирование - Создать примечание - Показать примечания
