У вас так много данных, что от множества строк и колонок с данными разбегаются глаза? Вы тонете в море цифр и не можете понять, что происходит? Предположим, вы работаете в компании, занимающейся продажей шоколада в нескольких регионах и работающей с множеством покупателей.
Ваш босс поставил вам задачу - вам необходимо на основе данных о продажах определить лучшего покупателя, самый популярный продукт и наиболее выгодный регион сбыта.
Не спешите впадать в панику и вспоминать, как правильно использовать такие традиционные функции как СЧЕТЕСЛИ, СУММЕСЛИ и подобные им. Расслабьтесь, сделайте глубокий вдох. Эта задача весьма просто решается при помощи сводных таблиц Google. Сводная таблица поможет представить ваши данные в удобном и презентабельном виде.
Главное удобство сводных таблиц состоит в том, что поля в них можно интерактивно перемещать, а данные в них можно фильтровать, группировать, сортировать, рассчитывать итоги и средние значения. Вы можете менять строки и столбцы местами, изменять уровни детализации представления. Это позволяет не только менять внешний вид таблицы, но и взглянуть на ваши данные под совсем другим углом.
Важно также и то, что при этом ваши исходные данные не меняются - что бы вы не делали с вашей сводной таблицей. Вы просто выбираете такой способ их отображения, который позволит вам увидеть новые закономерности и связи. Ваши данные в сводной таблице будут разделены на группы, а огромный объем информации будет представлен в понятной и доступной для анализа форме.
Вот как, к примеру, выглядят данные о ваших продажах, хранящиеся в Google таблице.
Откроем таблицу, в которой содержатся наши исходные данные по продажам. Важно, чтобы данные, которые вы будете использовать, были расположены по столбцам. Каждый столбец представляет собой определённый набор данных. И каждый столбец должен иметь заголовок. Кроме того, в ваших исходных данных не должно быть объединённых ячеек.
Выделите мышкой все ваши данные, которые вы будете использовать для создания сводной таблицы.
В нашем примере вы можете просто выделить столбцы A: G.
Затем в меню выбираем Данные -> Сводная таблица. Открывается новый лист, на котором мы будем создавать и редактировать сводную Google таблицу. Вам необходимо настроить содержание и внешний вид вашей таблицы.
Перейдите к новому созданному листу со сводной таблицей. Пока на нём нет данных, но справа появилось меню «Редактор отчетов». При помощи этого меню можно добавить поля в «Строки», «Столбцы», «Значения» и «Фильтр».
Теперь просто нажмите на «Добавить поле» и выберите те данные, которые необходимы для строк и столбцов сводной таблицы, а также для её значений.
К примеру, рассчитаем продажи различных видов шоколада в разных городах.
В поле «Значения» можно настроить тип рассчитываемого итога. Это может быть общая сумма, минимальная или максимальная сумма, средняя стоимость, количество значений и другие варианты. Мы используем для примера общую сумму.
Сводная таблица позволяет показать и более сложные группировки данных. Для этого в поле «Строки» или «Столбцы» нужно добавить несколько полей. Вот, например, как можно рассчитать продажи и по городам, и по регионам одновременно.
Важное замечание: в отличие от Excel, сводные таблицы в Google обновляются автоматически. Но мы советуем регулярно проверять, ссылается ли сводная таблица на весь диапазон исходных данных.
Часто случается, что необходимые для анализа данные находятся в разных таблицах. А сводную таблицу можно построить только по одному диапазону данных. Данные сразу из нескольких таблиц при построении сводной таблицы использовать нельзя. Каков же выход?
Для того, чтобы использовать несколько листов в одной сводной таблице, их сначала нужно объединить в одну общую таблицу.
Для такого объединения листов существуют различные решения. Но, учитывая простоту и доступность, мы хотели бы предложить вам использовать следующее дополнение к Google таблицам , которое поможет вам.
Итак, наша сводная таблица готова.
Как видите, даже на самом простом уровне сводная таблица уже позволяет ответить на достаточно важные вопросы.
Однако, вернёмся к вопросам, которые интересуют вашего босса: «Кто мой лучший покупатель?»
Действуя старым и проверенным способом, изменяем строки и столбцы нашей таблицы и получаем искомый результат. Не забудьте отсортировать покупателей с использованием поля «Сумма».
Аналогичным образом дадим ответы и на другие интересные вопросы. Например, какой товар лучше всего продаётся?
Где мои товары лучше всего продаются?
Где какой товар лучше продаётся?
Итак, в течение 5 минут вы получили при помощи Google таблиц ответы на интересующие вас вопросы. Ваш босс доволен!
Обратите внимание на то, что общий объём продаж одинаков во всех наших сводных таблицах. Это потому, что каждая из них просто представляет одни и те же данные разными способами.
Ещё более наглядными становятся наши данные при использовании графиков и диаграмм. Добавить диаграмму к сводной таблице можно двумя способами.
Установите курсор на любую ячейку вашей сводной таблицы, чтобы показать, что именно эти данные вы желаете использовать. В главном меню нажмите Вставка -> Диаграмма. Далее можно выбрать тип диаграммы и изменить её оформление. Затем нажмите Вставить, и диаграмма будет помещена на лист, где находится сводная таблица.
Вот что можно получить по умолчанию из данных нашей последней таблицы, где мы анализировали, какой товар где лучше продаётся.
Есть и второй способ создать диаграмму.
В Google таблицах есть дополнительный сервис, которого ранее не было ни в одной из программ работы с таблицами. В правом нижнем углу есть кнопка «Анализ данных». Нажимая на нее, вы можете получить различные подсказки и предложения по улучшению представления ваших данных, их анализу, в том числе и созданию диаграмм.
Нажмите значок в правом нижнем углу, и вы сможете не только выбрать самую подходящую диаграмму из нескольких предложенных, но и изменить оформление вашей сводной таблицы.
Вернувшись к тем вопросам, которые мы ранее задавали, получаем диаграмму, которая показывает не только объём покупок каждым из покупателей, но и даёт представление о том, какой именно шоколад предпочитает покупатель.
Обратите внимание, что система анализирует ваши данные и даже отмечает отдельные закономерности, на которые вы сами, возможно, не обратили бы и внимания.
Теперь осталось только отредактировать нашу диаграмму, придать ей наиболее наглядный и читаемый вид, оформить подписи осей и данных. Как это делать - об этом мы поговорим в отдельном материале чуть позже.
Вашу диаграмму вы можете опубликовать в интернете. Для этого в главном меню нажмите Файл -> Опубликовать в Интернете. Затем выберите те объекты, которые вы хотите опубликовать. В нашем случае мы можем опубликовать либо весь файл, либо отдельный лист, либо только диаграмму. Если мы выберем лист нашего файла Google таблиц, то мы можем представить его либо как веб-страницу, либо как статический документ в формате PDF. Если мы хотим опубликовать только диаграмму, то варианта также два. Либо это будет интерактивная диаграмма, которая будет изменяться вместе с изменением исходных данных, либо можно просто ограничиться картинкой, показывающей как бы снимок диаграммы в определённый момент времени.
Естественно, любой вариант публикации предусматривает только режим просмотра, ни о какой совместной работе над диаграммой или внесении в нее изменений вашими коллегами речь не идет. Для этого используется совместный доступ к файлу, о котором мы подробно рассказывали .
При помощи этого же меню можно отменить публикацию.
Надеюсь, этот небольшой обзор возможностей сводных таблиц Google вдохновит вас на их использование с вашими собственными данными. Поверьте, вы сразу поймёте, как это легко и удобно. Сводные таблицы помогут вам сэкономить силы и время. Важным для вас будет и то, что созданный сегодня отчет можно легко обновить и использовать в будущем с новыми данными.
Доказывающих, что этот редактор таблиц невероятно крут. И для 95% людей вполне может заменить Excel.
У Google Sheet есть два явных достоинства: он бесплатен и работает через браузер/мобильные приложения (App Store /Google Play). Многие воспринимают его просто как удобное средство для просмотра табличек, присланных по почте. Но такая точка зрения в корне неверна.
Вот обзор интересных возможностей Google Sheets, дополненный несколькими полезными мини-инструкциями, заставит вас посмотреть на приложение совсем другими глазами.
В Google Sheet очень просто организовать совместную работу над файлом. Надо нажать на кнопку Настройки доступа , ввести email нужного человека и выставить для него права: редактирование, комментирование или чтение.
Если в команде слишком много народу, а документ не содержит конфиденциальной информации, то можно включить доступ по ссылке и выложить ее где-нибудь.
Не стоит бояться, что кто-нибудь испортит документ. Все версии сохраняются в истории изменений и откат к более ранней версии можно произвести в пару кликов.
Если очень надо, можно защитить от редактирования определенные диапазоны данных.
1. Выделяем ячейки и нажимаем Защитить лист
.
2. Даем имя диапазону и нажимаем на кнопку Задать разрешения
.
3. Указываем, кто имеет право редактировать диапазон.
Еще в Google Sheets есть интересный способ указать пользователю на конкретное место в документе. Не надо писать человеку письмо “Привет, Василий! Проверь пожалуйста данные 125 ячейки 17 столбца 30 листа счета №343”. Надо просто нажать на эту ячейку правой кнопкой мыши, выбрать пункт меню “Добавить комментарий” и набрать “+ вопрос к нему”.
К слову, в Excel тоже можно совместно работать над документами через OneDrive и Office Online. Но стоит это удовольствие от 299 рублей в месяц .
Стоит также уточнить, что использование Google Drive клиента на компьютере не позволяет работать с таблицами офлайн. Файлы Google Sheet хранятся на компьютере в виде файлов-ссылок, при открытии которых запускается браузер.
В сети много аналоговых программ, которые позволяют работать онлайн. Если вы не хотите покупать лицензионную версию Microsoft Office, несложно найти не только бесплатный аналог в лице Libre Office, но и онлайн-сервис от Google. Именно тут можно понять, как создать «Гугл.Таблицу» и быстро открыть доступ к ней своим коллегам.
Если у вас есть аккаунт в «Гугл», то скорее всего, вы не раз встречали фирменный «Диск» и сервис «Документы». Благодаря этим приложениям пользователь может хранить файлы в облаке и создавать их онлайн без установки каких-либо дополнительных программ.
Чтобы разобраться с тем, как создать «Гугл. Таблицу», нужно зарегистрировать аккаунт в сервисе и начать с ним работу.
Главное преимущество сервиса «Документы Google» - бесплатное пользование. Он был разработан компанией «Гугл» и изначально состоял из двух независимых сервисов - Writely и Google Spreadsheets. Позже функциональность стали расширять, преобразовывая приложение в аналог популярного пакета от Microsoft. Уже с 2012 года появилась и версия для мобильных устройств.
Как уже говорилось ранее, чтобы создавать в «Гугл Докс» таблицы, дополнительно загружать на ПК ничего не надо. В вашем распоряжении должен быть веб-обозреватель и интернет. Это вызвано тем, что программное обеспечение веб-ориентировано.
Все созданные файлы сохраняются в облаке, в специально отведенном месте на сервере компании. Их можно преобразовать в файлы, преобразуя в нужный формат.
Прежде чем разобраться окончательно, как создавать «Гугл. Таблицы», нужно понять, почему именно этот сервис предпочитают сейчас многие пользователи. Во-первых, приложение не требует дополнительных установок и загрузок, оно абсолютно бесплатное, и все, что нужно сделать пользователю - это зайти в свой аккаунт Google и приступить к работе.
Во-вторых, поскольку работа осуществляется через интернет, возможно настроить доступ для других пользователей к документу. Это помогает сразу нескольким людям вносить свои правки в проект. Часто именно с презентацией могут работать сразу несколько пользователей, внося изменения и советуясь по ходу работы.
В-третьих, созданные файлы всегда находятся на сервере, а значит, доступ к ним открыт с любого ПК. Так, будучи дома или на работе, вы можете легко достать нужный документ из облака и продолжить с ним работу.
Как создать «Гугл. Таблицу»? Инструкция гласит: сначала создаем аккаунт Google. У вас будет возможность пользоваться всеми сервисами компании: просматривать «Карты», использовать «Ютуб» в полной мере, загружать игры для смартфона с Google Market, делать подборку из новостей, работать с почтой, календарем и т. д.
Среди всего этого есть и «Документы». Переходим туда и рассматриваем возможности, которые предоставляет этот сервис. Пользователь для начала должен «залогиниться» в «Диске», чтобы все создаваемые им файлы находились в одном месте.
Пользователю предоставляется выбор: работа с «Гугл. Таблицами», «Документами» или «Презентациями». Кликаете на нужный сервис и переходите в новое окно. Чтобы создать новый файл, достаточно будет нажать на «плюс» в красном круге в правом нижнем углу.
Появляется знакомое поле, которые ничем не отличается от файла Microsoft Excel. Тут практически все те же инструменты, и если вы работали ранее с таблицами в программе от Microsoft, то трудностей не возникнет. Единственное, онлайн-сервис имеет несколько ограниченный функционал. Но набора опций будет достаточно обычным пользователям, которые не используют сложных алгоритмов.
«Гугл Докс. Таблицы» предоставляют пользователю много возможностей. Главное - это редактирование строк, столбцов, ячеек. К примеру, нам нужно добавить строку. Выбираем её, кликаем правой кнопкой мыши и в меню нажимаем на нужную опцию «Вставить строку». Если нужно добавить сразу несколько строк, тогда выделять также необходимо несколько элементов.
Можно изменять или перемещать столбец или строку. Для этого делаем все то же самое, что и раньше, только из выпавшего меню выбираем «Изменить размер». Откроется окно, в котором достаточно подобрать значения для параметров.
Чтобы закрепить строку в «Гугл. Таблицах», нужно выбрать её и перейти на панель инструментов. Во вкладке «Вид» будет опция «Закрепить». Теперь нужная строка будет всегда находиться на видном месте, и вы не потеряете её во всем массиве данных. Чтобы открепить, нужно сделать тоже самое, только вместо «Закрепить» кликнуть по «Не закреплять …».
Для перемещения тоже ничего сверхъестественного делать не надо. Выбираем строку или столбец для транспортировки. Нажимаем на пункт «Правка» и перемещаем элемент на нужное место. Чтобы транспортировать ячейки, достаточно их выбрать и просто перетащить.
Продвинутые пользователи знают, что для быстрого и простого использования есть формулы в «Гугл. Таблице». Они не отличаются от тех, которые предоставляет Microsoft и еще ряд подобных редакторов электронных таблиц для своих пользователей. Список состоит из огромного количества команд, которые можно вводить. Обычному пользователю знать все не обязательно. Большинство нужно для просчетов и математических операций.
Все формулы делятся на несколько групп. Есть математические функции, к которым относятся обычные операции с числами, есть поисковые, которые помогают перемещаться по таблице. Есть функции по работе с массивами, символами, логикой и т. д.
Как уже говорилось ранее, главное преимущество онлайн-сервиса от Google - это его доступность. Вы можете создать файл, который после показать коллегам, переслав им просто ссылку, либо же работать вместе над одним проектом.
Для этого достаточно понять, как создать «Гугл. Таблицу» с общим доступом. Оказывается, сложного в этом ничего нет. После того, как вы создали документ, в правом верхнем углу нажмите на синюю кнопку «Настройки доступа». Откроется новое окно. Тут вы можете ввести имена или адреса почт коллег, которым хотите дать доступ, либо выбрать сверху функцию «Включить доступ по ссылке».
Если вы выбрали последний вариант, можно будет настроить и полномочия для людей, которые придут посмотреть на вашу таблицу. Можно дать возможность коллегам просто просматривать данные, оставлять комментарии к ним либо участвовать в редактировании. После вы копируете ссылку и передаете другим людям.
Работать с «Гугл. Таблицами» очень просто. Онлайн-сервис дает много возможностей для тех, кто ценит время и загруженность. Документы, таблицы и презентации - это распространенные приложения, которые часто нужны учащимся, фрилансерам, работникам офисов. Вам не нужно скачивать дополнительные программы, загружать память ПК.
Вы легко работаете с таблицами, а после можете скачать файл в "родном" формате электронных таблиц «.xlsx», а кроме этого, в форматах ODS, PDF, HTML, CSV и TSV. Либо же сохранить электронную версию документа и иметь доступ к ней с любого компьютера на котором есть браузер и интернет.
Приветствую!
Google Таблицы являются очень удобным и востребованным инструментом в Интернете, схожий по функционалу с Excel. Но их основное преимущество заключается в том, что все изменения автоматически сохраняются в облаке, что позволяет работать с ними как с мобильных, так и с десктопных устройств, главное, чтобы у Вас был доступ к своему аккаунту в системе Google. Кроме этого, можно выдать доступ на редактирование таблицы другим аккаунтам, что очень и очень удобно при работе с командой, партнерами и клиентами.
Лично я использую таблицы Google при работе с клиентами: они вносят туда данные по заявкам, а я данные по работе рекламе. Это очень удобно. Более того, с помощью Google Sheets можно организовать простенькую , но над этим придется подумать (ведь нужно как-то сводить данные по клиентам и данные по работе рекламы).
Сегодня я хочу рассказать Вам, как создать Google Таблицы и как с ними работать. Думаю, Вам будет интересно. Погнали!
Естественно, для работы со всеми сервисами Google Вам нужен аккаунт в этой системе. Если у Вас его нет, то регистрируйте — это займет у Вас максимум две минуты.
Как видите, здесь есть еще и другие инструменты, такие как: документы, презентации и формы. По сути, полноценный Microsoft Office на компе, но только от Google.
Как видите, по-большому счету Google Таблицы мало чем отличаются от таблиц в Excel. Здесь также имеются свои формулы и функции для быстрого выполнения той или иной операции. Находятся они здесь: 
Конечно, представленный список не полный. Узнать остальные формулы/функции Вы сможете нажав на кнопку «Дополнительные функции» в этом этом же меню или перейдя по ссылке .
Как я уже говорил выше, основное преимущество Google Таблиц в том, что доступ могут иметь сразу несколько аккаунтов в Google. Выдать эти доступы можно только с того, аккаунта, который создал таблицу. Делается это следующим образом:
На тот адрес, который Вы указали ранее, придет письмо-уведомление об открытии доступа с ссылкой на таблицу.
Также здесь можно экспортировать таблицу в локальный файл: будь то Excel, ODS, CSV и даже PDF. Делается это через меню «Файл», пункт «Скачать как»:
Здравствуйте друзья! Вы находитесь на блоге « » и в этой статье создадим Гугл документы и таблицы онлайн. В предыдущей статье мы рассмотрели, как создать Гугл документы онлайн.
В предыдущей статье « «мы подробно рассмотрели, что представляет собой онлайн сервис Google Docs, зачем он нужен, и как в нем создавать документы. Для тех, кто не читал предыдущую статью, напомню, что онлайн сервис Google Docs, предназначен для онлайн работы с различными документами одновременно сотням людей.
В режиме онлайн люди могут исправлять, комментировать и просто читать Ваши документы, Вам достаточно дать ссылку на этот документ. Онлайн сервисом Google Docs пользуются как профессионалы, так и новички. Данный инструмент незаменим при проведении обучения и подготовке различных отчетов. Напомню, что 95-97% новичков не умеют работать в онлайн Google Docs.
Для освещения всех возможностей онлайн сервиса Google Docs требуется создавать большой полноценный видео-курс, которые в Интернете есть. Новичкам для работы в данном сервисе достаточно работать оналайн с Гугл документами и таблицами, что позволит выполнять отчеты и работать с документами своих коллег. В предыдущей мы подробно рассмотрели, как получить доступ к Google Docs и порядок работы с Гугл документами в онлайн режиме.
В данной статье подробно будет рассмотрен порядок работы с таблицами Гугл онлайн (Google Docs). Итак, для работы в онлайн с Гугл таблицами заходим на страницу «Диск Google». Далее нажимаем кнопку «Создать», всплывает меню, где выбираем функцию «Таблица» и нажимаем на неё (смотрите скрин).
В новом окне открывается таблица похожая на Excel, с этой офисной программой, надеюсь, все знакомы.
Работа в Excel это отдельная тема и её здесь рассматривать не будем. Рассмотрим только создание простой таблицы для дальнейшей демонстрации возможностей онлайн сервиса Гугл документы и в частности функции таблицы.
Для создания таблицы, выделяем мышкой её границы (смотрите скрин),
выбираем функцию «Границы» и выбираем, например, «Все границы». Получилась таблица, которую теперь можно заполнять (смотрите скрин).
Как видно, панель управления визуально понятная. Можно выбрать любую нужную функцию, шрифт, размер и цвет шрифта. С помощью функции «Вид» можно закрепить строки и столбцы. С помощью функции «Вставка» можно добавить строки ниже и выше, а также добавить столбцы справа или слева.
С помощью функции «Выравнивание по горизонтали» (смотрите скрин 3, выделено оранжевым цветом), можно расположить запись по центру, слева, справа. Можно выровнять по вертикали. Если Вы не знаете Excel, то надо немного потренироваться и все будет понятно. Кстати, здесь, как и с Гугл документом онлайн ничего сохранять не надо, просто, закрываете страницу и все. К любой более ранней версии всегда можно вернуться.
Теперь для созданной таблицы нужно дать название, для этого в верхнем левом углу нажимаем на надпись «Новая таблица» (смотрите скрин 3). В открывшемся новом окошке, в поле прописываем название таблицы, например, «Статистика работы» и нажимаем «Ок».
Теперь можно заполнять таблицу. В качестве примера я покажу вам мою заполненную таблицу – статистику моей работы на рекламных площадках Ротабан, смотрите скрин. При желании таблицу можно настроить для выполнения расчетов.
Теперь, когда таблица создана, надо настроить доступ документа. Это делается так же, как и для настройки Гугл документа онлайн (смотрите ). В верхнем правом углу нажимаем кнопку «Настройки доступа», выбираем режим, например, «Редактировать могут все, у кого есть ссылка» и нажимаем «Готово». Если, что-то не ясно, посмотрите скрины предыдущей . Теперь, после наведения мышкой на кнопку «Настройки доступа» Вы можете видеть, какой режим доступности для пользователей у Вас выставлен. Копируем ссылку таблицы Гугл онлайн и отправляем её пользователям.
Как видите, ничего сложного нет, все очень просто. Мы научились создавать Гугл документы и таблицы онлайн в сервисе Google Docs. Весь процесс работы с таблицами в Google docs Вы можете посмотреть в этом видео:
По мере появления документов, главная страница онлайн сервиса будет ими заполняться, загромождая её. Для того чтобы упорядочить Гугл онлайн документы и таблицы их лучше поместить в отдельные папки. Для создания папки нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем функцию «Папка» (смотрите скрин 1). Далее Гугл документы и таблицы онлайн складываем в папки по принадлежности простым перетаскиванием.
И еще несколько слов о совместимости онлайн сервиса Google Docs с различными браузерами – он отлично работает с Google Chrome, Firefox, Safari начиная с 4 версии и выше, Internet Explorer начиная с 8 версии и выше. Корректная работа с другими браузерами разработчиком не гарантирована.
В онлайн сервисе Google Docs можно создавать не только документы и таблицы Гугл онлайн, а можно создавать презентации и работать с изображениями — поддерживается png и jpeg расширения. Сервис позволяет работать и с документами в формате PDF. Вы можете также установить Google Диск на свой компьютер и работать автономно в офлайн, а когда надо будет перейти в онлайн режим. Можно также использовать различные приложения от сервиса, их там много.
В первой и второй части данной статьи мы рассмотрели процесс, как создать Гугл документы и таблицы онлайн, как сделать эти документы доступные другим пользователям. Теперь у новичков не должно быть вопросов при подготовке своих отчетов в процессе обучения. Этим инструментом удобно работать и с партнерами по Инфобизнесу. Например, Вы ведете общий проект по заработку через Интернет – через Google Docs легко можно отредактировать документы общего бизнеса. На этой волне буду заканчивать, удачи Вам!
Получайте новые статьи блога прямо себе на почту. Заполните форму, нажмите кнопку "Подписаться"
