Основные функции процесса управления персоналом, выполняемые на различных иерархических уровнях системы управления организацией, сводятся к выработке и обоснованию управленческих решений, контролю за их выполнением. Поэтому управление персоналом представляет собой информационный процесс, включающий получение, анализ и обработку, хранение, использование, наращивание информации.
Информационное обеспечение службы управления персоналом – это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные.
Информация должна быть:
комплексной – отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
оперативной – получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях;
систематичной – требуемая информация должна поступать постоянно;
достоверной – информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.
Информационное обеспечение службы управления персоналом структурно подразделяется на следующие группы.
1. Внемашинное информационное обеспечение представляет собой совокупность сообщений, сигналов, документов, воспринимаемых человеком непосредственно. Оно включает: систему классификации и кодирования информации; систему управленческой документации; систему организации, хранения и внесения изменений в документацию. В этой сфере обмен информацией реализуется в виде движения документов от субъекта к объекту управления (приказы, распоряжения, устав и т. д.), от объекта к субъекту (отчеты, справки по кадровым вопросам, записки, информацию о текущем или прошлом состоянии объекта). Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления (при помощи стандартов, положений, регламентов, приказов), формализовать информацию, представить ее в виде документов установленной формы.
2. Внутримашинное информационное обеспечение включает: массивы данных, формирующие ин телях; систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.
Информационное обеспечение компании должно соответствовать следующим организационно-методическим требованиям: минимальное дублирование информации в информационной базе; сокращение числа форм документов; возможность обработки на компьютерах информации, содержащейся в документах (внемашинная сфера) и во внутримашинной сфере; определенная избыточность информационного обеспечения, что дает возможность различным пользователям получать информацию с разной степенью конкретизации.
Техническое обеспечение системы управления персоналом
Основа технического обеспечения системы управления персоналом – это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.
В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.
1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.
2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.
Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.
Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение – это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.
В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3 – 4 раза.
Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом – это документы организационно-методического, организационно-распорядительного, организационного, технико-экономического, технического, нормативно-технического и экономического характера и нормативно-справочные сведения, содержащие нормы, правила, требования, методы и другие положения, используемые в процессе управления персоналом организации и утвержденные в установленном порядке руководством компании. Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом состоит в организации разработки и применении нормативно-методических документов, а также введении совокупности норм и правил в систему управления персоналом. Основополагающими организационными документами для компаний являются устав и учредительный договор. Далее важным организационно-распорядительным документом в области управления человеческими ресурсами являются правила внутреннего трудового распорядка. Следующим значимым документом является коллективный договор. Прочие указанные ниже документы организационно-методического и методического характера регламентируют выполнение функций по управлению персоналом: положение по формированию кадрового резерва в организации, положение по организации адаптации работников, положение по поддержанию благоприятного психологического климата и предотвращению конфликтов, положение по материальным компенсациям работникам, инструкции по соблюдению правил техники безопасности. Важнейшими внутренними организационно-регламентирующими документами являются положение об отделе и должностная инструкция.
Должностная инструкция является важнейшим организационно-распорядительным документом в системе менеджмента организации и системе управления персоналом, на основе которых строится распределение обязанностей в структурных подразделениях, эффективное их использование для достижения целей организации. Основной смысл должностных инструкций заключается в придании большей прозрачности трудовому процессу, облегчении адаптации нового сотрудника, обеспечении контроля за работой сотрудника и собственного самоконтроля, в образовательных функциях, задании стандартов и технологии выполнения поставленных задач.
Подробная должностная инструкция должна состоять из следующих частей: общие положения, требования к квалификации (уровень образования, знаний, умений, навыков, соответствующих названной должности), должностные обязанности, критерии успешности исполнения трудовых обязанностей, права работника, ответственность специалиста. В итоге получается достаточно большой документ, однако это детальное представление в дальнейшем дает возможность сделать процесс управления подчиненными более четким, понятным и прозрачным.
Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом с целью достижения эффективной деятельности организации.
Основные задачи правового обеспечения системы управления персоналом - это правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками; защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.
Правовое обеспечение системы управления персоналом включает: соблюдение, исполнение и применение норм действующего законодательства в области труда, трудовых отношений; разработку и утверждение локальных нормативных и ненормативных актов организационного, организационно-распорядительного, экономического характера; подготовку предложений об изменении действующих или отмене устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.
Осуществление правового обеспечения в организации возлагается на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предоставленных им прав и полномочий при осуществлении ими организационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их компетенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел.
Одно из специфических условий работы кадровых служб заключается в том, что их повседневная деятельность связана непосредственно с людьми. Организовать работу по приему работников, своевременно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и др. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулирования прав и обязанностей всех участников трудовых отношений.
Основные задачи юридического отдела в этой области таковы: (а) разработка проектов нормативных актов организации; (б) правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их; (в) организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею; (г) информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде; (д) разъяснение действующего трудового законодательства и порядка его применения.
В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые (тарифные), специальные (региональные) соглашения, коллективные договоры и другие правовые акты, применяемые непосредственно в организациях.
Правовые акты ненормативного характера - это распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом и всех ее подразделений по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращения трудового договора и т.п.
Представляют интерес сведения о проблемах защиты данных, приведших к материальным потерям в компаниях США:
Ø сбои в работе сети (24%);
Ø ошибки программного обеспечения (14%);
Ø компьютерные вирусы (12%);
Ø неисправности в компьютерах (11%);
Ø хищение данных (7%);
Ø саботаж (5%);
Ø несанкционированное внедрение в сеть (4%);
Ø прочие (23%).
Типичны следующие виды безопасности:
Ø Внешняя (в ходе общения с посторонними);
Ø Внутренняя (при контактировании в своей среде и группе);
Ø Локальная (в различных ситуациях и действиях).
5. Документационное обеспечение управленческой деятельности
Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.
Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.
В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.
Документационное обеспечение подразумевает организацию работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.
Делопроизводство по форме организации работ может быть: централизованным – если оно осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным – если часть наиболее важных, общих для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная часть – в других подразделениях.
Требования к оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Преимущества электронного документооборота
При работе с документами по традиционной бумажной технологии:
средний сотрудник выполняет в день 10 операций по поиску различных документов;
поиск одного документа занимает в среднем две минуты;
в 10% случаев сотрудник не находит нужный документ;
в случае, если документ не был найден сразу, на его поиски тратится еще две минуты;
если документ все-таки не найден, сотрудник переключается на иную работу (хорошо еще, если на работу).
Если учесть, что любой новый продукт или процесс может потребовать сотен связанных с ним документов, и представить описанный выше процесс в рамках всей компании на протяжении года, то выводы можно сделать совсем неутешительные. Бумажный документооборот довольно сильно тормозит деятельность фирмы. Внедрение системы электронного документооборота дает фирме реальные конкурентные преимущества. Эти преимущества связаны в основном с сокращением затрат на документооборот, и их достаточно легко измерить. Они могут быть легко посчитаны на основе того, сколько можно убрать шкафов для хранения документов, сколько освободить площадей, серверов, которые зачастую хранят много копий одних и тех же документов. Гораздо более важно то, что трудно выразить в денежном измерении, но приносит фирме больше дивидендов, чем все вышеперечисленное. Это более оперативные ответы на запросы заказчиков, быстрое и качественное принятие решений, широкие возможности контроля со стороны руководства, соответствие документооборота существующим правилам. В итоге компания получает резкое повышение продуктивности работы сотрудников, а это, согласитесь, один из самых важных факторов для повышения общей конкурентоспособности фирмы.
Информационное обеспечение системы УП
представляет собой совокупность реализуемых решений по объему, размещению и формам организации информации. Передающейся в системе управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно – справочную информацию, классификаторы технико – экономической информации, системы документации (унифицированные – пользуются все, специальные – пользуются узкопрофильные специалисты). При проектировании информационного обеспечения системы управления учитывается состав и структура информации, необходимой для используемой технологии управления. Для эффективного функционировании службы УП к качеству информации предъявляют следующие требования:
1. Комплексность
- Т.е. информация должна отражать все стороны деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую, социальную) во взаимосвязи с внешними условиями;
2. Оперативность
- Получение входной информации должно происходить одновременно с протеканием процесса в управленческой системе или совпадать с моментом его завершения;
3. Систематичность
- Т.е. требуемая информация должна поступать по возможности непрерывно;
4. Достоверность
- Информация должна формироваться в ходе достаточно точных измерений.
Содержание информационного обеспечения системы УП можно отобразить на следующей структуре:
I. Документационное информационное обеспечение включает:
Систему классификаций и кодирования информации;
Систему управленческой документации;
Систему организации, внесения изменений и хранения документации.
Документационная информационная база
– совокупность сообщений и сигналов в форме, воспринимаемой человеком без применения ЭВМ. В процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами. Т.е. от органа управления к объекту следуют документы. Содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, задания, планы – графики). В обратном направлении следуют документы, содержащие учтено – отчетную информацию (отчеты, служебные записки, докладные, объяснительные). Такое информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, предоставить данные в виде документов.
II. Электронное информационное обеспечение.
Содержит массивы данных, формирующих информационную базу на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов. Банк данных строится их баз данных, каждая из которых это совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения, манипулирования данными. В базе данных накапливаются, и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении управленческих задач. Основное внимание уделяется непрерывному поддержанию информационной модели объекта управления. К разработке информационного обеспечения службы УП предъявляют следующие организационно – методические требования:
- Рациональная интеграция обработки информации при минимальном дублировании информационной базы и сокращение числа форм документов.
- Возможность машинной обработки информации, содержащаяся в документах.
- Необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.
Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики предприятию требуется целесообразная система информационного обеспечения, объективно отражающая сложившуюся экономическую ситуацию. Выбранная мной тема является наиболее актуальной на сегодняшний день, так как хорошее информационное обеспечение это не только залог успеха и конкурентоспособности фирмы, но и порой выступает как средство выживания в условиях жесткой конкуренции.
Информационное обеспечение управления – это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. Это дает возможность оттенить специфические моменты, присущие информационному обеспечению функционального управления, раскрыв в то же самое время его общие свойства, что позволяет направить исследования вглубь.
В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.
Выбор качественного информационного обеспечения подразделений всех уровней, это основа эффективного управления предприятием. Использование для этого автоматизированных систем, безусловно, наилучший (если не единственно возможный) путь.
Для достижения данной цели, исследуемой организации необходимо решить взаимосвязанный комплекс задач, позволяющих построить информационную систему на основе модели реально существующих и взаимодействующих бизнес-процессов всех структурных подразделений, а не отдельных групп пользователей.
Научно-технический прогресс и динамика внешней среды заставляют современные предприятия превращаться во все более сложные системы, для которых необходимы новые методы для обеспечения управления. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современного предприятия возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Такие системы стали рассматриваться как средство достижения основных целей бизнеса - улучшения качества выпускаемых товаров и услуг, увеличения объема производства, занятия устойчивых позиций на рынке и победы в конкурентной борьбе. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности предприятия, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников.
Информация нужна всем: управляющим структурам, коллективам предприятий, общественным организациям, всем работающим. Невозможно опираться только на интуицию, на свой жизненный и практический опыт, необходимо получать и осваивать все расширяющуюся информацию, помогающую решать возникающие вопросы. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Большое количество информации приводит к необходимости разработки средств ее экономически выгодного и удобного хранения, а высокая стоимость и высокий уровень секретности информационных ресурсов крупных компаний и предприятий вызывают потребность в их резервировании и защите. Это приводит к появлению еще одной сферы деятельности на производстве – администрирование информации и данных. Необходимость содержания большого штата сотрудников отвечающих за надежное хранение и передачу информации приводит к значительным капиталовложениям в данную структуру на крупных предприятиях. Однако данная необходимость является оправданной, использование материальных, сырьевых и других ресурсов в значительной степени зависит именно от состояния и использования информации. В отличие от большинства ресурсов, которые способны истощаться, информационный потенциал может использоваться многократно как коллективами, так и индивидуальными работниками. При этом он постоянно увеличивается и обогащается.
Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.
Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном счете, роль информации в организационном управлении фирмой или предприятием постоянно возрастает, что связано с изменениями социально-экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.
От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:
Возможная экономия расходов за счёт снижения
Фонда заработной платы
Коммунальных услуг
Стоимости программного обеспечения
Расходов на почту
Расходов на оформление договоров
Расходов на перераспределение сырья
Устранение возможных расходов в будущем
Избежание будущего роста численности персонала
Уменьшение требований к обработке данных
Снижение стоимости обслуживания
Возможные нематериальные выгоды
Улучшение качества информации
Повышение производительности
Улучшение и ускорение обслуживания
Новые производственные мощности
Более уверенные решения
Улучшение контроля
Уменьшение просроченных платежей
Полное использование программного обеспечения
Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information – разъяснение, осведомление, изложение.
Процесс передачи и получения информации представлен ниже на схеме (рисунок 1). Это простая схема передачи информации в одном направлении.
Рисунок 1. Процесс передачи и получения информации
Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передачи информации вверх от подчинённых к руководителю происходит её обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчинённым наоборот – она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.
В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причём направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчинённым или от подчинённых к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя (рисунок 2).
Из рисунка видно, что на эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:
Качество, достоверность и оперативность получения информации;
Знания, опыт, личные качества руководителя;
Квалификационный состав подчинённых;
Ситуация на рынке.
Управленческие информационные системы. Иначе эти системы можно назвать системами поддержки управления. Они регулярно создают структурированные и краткоизложенные отчеты о различных аспектах деятельности организации. УИС концептуально находятся выше систем поддержки финансовых операций. В их задачу входит не проведение различных операций, а их оценка и создание на ее основе отчета. Обычно УИС обрабатывают данные, “поставляемые” финансовыми системами. Пользователь передает запрос на создание сообщения системе поддержке управления. Она в свою очередь обрабатывает данные СПФО, структурируя ее и переформатируя, и затем выдает отчет. Эти отчеты могут быть отражены на дисплее или распечатаны.
Некоторые системы поддержки управления могут генерировать отчеты в автоматическом режиме. Например, можно задать системе в конце каждого рабочего дня распечатывать отчеты о деятельности различных подразделений фирмы или же находить в процессе дня некоторые пиковые значения заранее определенных параметров.
2. Требования, предъявляемые к управленческой информации
· достоверность
· объективность
· безусловная необходимость
· своевременность поступления (оперативность)
· системность сведений
· целевая направленность (удовлетворение потребностей конкретных управляющих)
· регулярность и ритмичность
· экономичность
Т.к. количество информации и скорость её изменения имеют тенденцию к постоянному возрастанию, то руководству предприятий необходимо применять формальные методы сбора и обработки информации. Таковыми являются информационно-управленческие системы (ИУС). Они обеспечивают информацией все уровни управления.
Высший – внешняя информация, не детализированная, имеющая широкие границы (для стратегического управления).
Средний – внутренняя и внешняя информация о производительности, затратах, обороте, изменении технологии, потребностей потребителя и т.п. Более детальная, точная, более узкие границы, временные рамки меньше.
Низший – для оперативного контроля в повседневной деятельности, более узкая, точная, самая последняя, из внутренних источников (объём производства, количество материала и т.п.).
3. Роль и состав внутрифирменной системы информации
Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри фирмы и ее окружении, которые служат основой принятия управленческих решений.
Информация может быть классифицирована по раду позиций, в частности:
1. по назначению (одноцелевая - связана с решением одной конкретной проблемы; многоцелевая - используется при решении нескольких самых разнообразных проблем);
2. по возможности хранения (фиксируемая информация - может храниться практически бесконечно, не подвергаясь при этом искажению; не фиксируемая информация - используется в момент получения; она также может храниться некоторое время, но при этом постепенно искажается и исчезает);
3. по степени готовности для использования (первичная информация - представляет собой совокупность полученных непосредственно из источника несистематизированных данных, содержащих много лишнего и ненужного; промежуточная информация - состоит из сведений, прошедших через процесс предварительной «очистки» и систематизации, позволяющей решить вопрос о конкретных направлениях и способах их дальнейшего применения; конечная информация - дает возможность принимать обоснованные управленческие решения);
4. по полноте информация бывает частичной или комплексной (последняя дает всесторонние исчерпывающие сведения об объекте и возможность непосредственно принимать любые решения; первая на практике может использоваться только в совокупности с другой информацией);
5. по степени надежности информацию можно разделить на достоверную и вероятностную (вероятностный характер может быть обусловлен принципиальной невозможностью получить от существующего источника надежные сведения, поскольку имеющиеся методы не позволяют этого сделать; неизбежными искажениями при их передаче, особенно в условиях иерархии управленческой структуры; заведомым распространением изначально ложных сведений).
Специфической формой такого рода управленческой информации являются слухи. Они представляют собой продукт творчества коллектива, пытающегося объяснить сложную, эмоционально значимую для него ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного члена коллектива к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Достоверность этого варианта зависит не только от истинности исходного, но и от потребностей и ожиданий аудитории, а поэтому может колебаться в диапазоне от 0 до 80-90%.
Поскольку люди в основном склонны считать, что слухи исходят из источников, заслуживающих доверия, руководство фирм часто пользуется этим обстоятельством, распространяя с их помощью сведения, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время необходимо иметь в виду, что доверием к слухам пользуются и участники конфликтов, желающие недобросовестными методами склонить окружающих на свою сторону.
4. Информационные технологии
Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в информационной системе, степени охвата задач управления, классам реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области.
Рассмотрим, что такое информационные системы и как они связаны с информационными технологиями.
Управление – важнейшая функция, без которой немыслима целенаправленная деятельность любой социально-экономической, организационно-производственной системы (предприятия, организации, территории).
Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Важнейшими функциями, реализуемыми этой системой, являются прогнозирование, планирование, учет, анализ, контроль и регулирование.
Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.
Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.
Экономическая информационная система – это совокупность внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.
Автоматизированная информационная система представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия управленческих решений.
С ростом технической мощи ИТ компьютеры начали не просто облегчать работу человека, а позволяют выполнять то, что без ИТ было невозможным. В связи с тем, что менеджеру приходится принимать решения в условиях большой неопределенности и риска, новые возможности информационных систем очень быстро начинают находить применение в бизнесе.
5. Типы информационных систем
Так как имеются различные интересы, особенности и уровни в организации, существуют различные виды информационных систем. Никакая единственная система не может полностью обеспечивать потребности организации во всей информации. Организацию можно разделить на уровни: стратегический, управленческий, знания и эксплуатационный; и на функциональные области типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов. Системы создаются чтобы обслужить эти различные организационные интересы. Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы с эксплуатационным уровнем, системы уровня знания, системы уровня управления и системы со стратегическим уровнем.
Системы эксплуатационного уровня поддерживают управляющих операциями, следят за элементарными действиями организации типа продажи, платежей, обналичивают депозиты, платежную ведомость. Основная цель системы на этом уровне состоит в том, чтобы ответить на обычные вопросы и проводить потоки транзакций через организацию. Чтобы отвечать на эти виды вопросов, информация вообще должна быть легко доступна, оперативна и точна.
Системы уровня знания поддерживают работников знания и обработчиков данных в организации. Цель систем уровня знания состоит в том, чтобы помочь интегрировать новое знание в бизнес и помогать организации управлять потоком документов. Системы уровня знания, особенно в форме рабочих станций и офисных систем, сегодня являются наиболее быстрорастущими приложениями в бизнесе.
Системы уровня управления разработаны, чтобы обслуживать контроль, управление, принятие решений и административные действия средних менеджеров. Они определяют, хорошо ли работают объекты, и периодически извещают об этом. Например, система управления перемещениями сообщает о перемещении общего количества товара, равномерности работы торгового отдела и отдела, финансирующего затраты для служащих во всех разделах компании, отмечая, где фактические издержки превышают бюджеты.
Некоторые системы уровня управления поддерживают необычное принятие решений. Они имеют тенденцию сосредоточиться на менее структурных решениях, для которых информационные требования не всегда ясны.
Системы стратегического уровня – это инструмент помощи руководителям высшего уровня, которые подготавливают стратегические исследования и длительные тренды в фирме и в деловом окружении. Из основное назначение – приводить в соответствие изменения в условиях эксплуатации с существующей организационной возможностью.
Информационные системы могут также быть дифференцированы функциональным образом. Главные организационные функции типа продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов обслуживаются собственными информационными системами. В больших организациях подфункции каждой из этих главных функций также имеют собственные информационные системы. Например, функция производства могла бы иметь системы для управления запасами, управления процессом, обслуживания завода, автоматизированной разработки и материального планирования требований.
Шесть главных типов систем.
Рассмотрим определенные категории систем, обслуживающих каждый организационный уровень и их значение в организации. Организация имеет исполнительные системы поддержки выполнения – Executive Support Systems (ESS) на стратегическом уровне; управляющие информационные системы – Management Information Systems (MIS); системы поддержки принятия решений – Decision Support Systems (DSS) на управленческом уровне; системы знания – Knowledge Work Systems (KWS); системы автоматизации делопроизводства – Office Automation Systems (OAS); на уровне знаний; системы диалоговой обработки запросов – Transaction Processing Systems (TPS) на эксплуатационном уровне
Таким образом, типичные системы в организациях служат для того, чтобы помочь служащим или менеджерам на каждом уровне – в функциях продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и человеческих ресурсов.
6. Стратегическое использование информационных технологий
Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций.
Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы.
Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера.
Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами.
Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов:
Стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами;
Дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг.
Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация.
7. Внедрение информационных технологий
Компания, собирающаяся внедрить компьютерную систему управления, как правило, дает следующую установку: система должна начать действовать как можно скорее, в срок и в рамках бюджета. Некоторые организации избегают внедрять подобные системы, опасаясь, что ее не будут использовать, а если будут, то неэффективно. К тому же сотрудники, которые приобретут новые навыки в процессе внедрения системы, покинут компанию, и тогда будет трудно найти технические ресурсы для поддержания её функционирования. Не получится ни экономии ресурсов, ни реализации функционального предназначения внедренной системы. Эти опасения вполне оправданны. Проекты по внедрению систем и в самом деле терпят неудачу, даже в компаниях с эффективным в остальных отношениях управлением. В тех же случаях, когда все идет более или менее нормально, зачастую не выполняются сроки начала промышленной эксплуатации и не удается остаться в рамках выделенного бюджета. Тем не менее, описанные ниже методы при их правильном применении могут способствовать сведению риска неудачного внедрения к минимуму. При надлежащем планировании и управлении вполне можно соблюсти намеченные сроки и остаться в рамках бюджета. С самого начала необходимо убедиться, что проект правильно организован.
Необходимо:
Добиться веры в успех и преданности делу со стороны тех, кто играет ключевую роль в реализации проекта.
Определить, кто будет штатным руководителем проекта по внедрению системы. Этот человек должен обладать необходимыми навыками для выполнения такой работы, желательно, чтобы он имел опыт внедрения систем.
Четко определить и отразить в документах функции и обязанности, а также сферу компетенции каждого члена группы специалистов по работе над проектом.
Убедиться, что люди, выполняющие эти функции, обладают необходимыми навыками.
Разработать подробный план работы, разбить его на этапы, определите сроки выполнения задач и придерживаться их.
Прежде чем приступить к внедрению системы, необходимо продумать организационную структуру и бизнес-процессы:
Убедиться, что правила и процедуры бухучета зафиксированы в документах по установленной форме и понятны работникам бухгалтерии.
Описать методы ведения хозяйственной деятельности и действия, которые должны быть выполнены в результате их применения.
При необходимости изменить эти методы так, чтобы они обеспечивали более эффективную работу и интеграцию новой системы.
Описать организационную структуру и подумать о том, в максимальной ли степени она отвечает целям предприятия.
Изучить наиболее эффективные методы, применяемые в отрасли.
Обеспечить создание необходимой технической инфраструктуры:
Поручить соответствующим специалистам оценку нынешней инфраструктуры на основе требований, предъявляемых новой системой. Определить роль отдела информационных систем и продумать, каким изменениям он подвергнется в новой среде.
Осуществить необходимые изменения в перечисленных областях перед тем, как передать систему в промышленную эксплуатацию. Убедиться, что система отвечает основным потребностям всех пользователей.
Документально зафиксировать потребности бизнеса с той степенью подробности, которой будет достаточно для сравнения одной системы с другой.
Пользоваться полученными документами, чтобы убедиться, что реализованные функции отвечают потребностям.
Управлять изменениями, подстраиваясь под сотрудников.
Проводить изменения постепенно, не забывая о том, что за один раз сотрудники могут освоить лишь определенное количество информации.
С самого начала задействовать всех, кто играет основную роль в осуществлении проекта. Хороший способ добиться этого - попросить их высказывать свое мнение в процессе подробного определения потребностей бизнеса.
Регулярно общаться с такими сотрудниками, давая им возможность быть услышанными.
Разработать план обучения таким образом, чтобы люди не просто научились осуществлять ввод данных в систему, но поняли, как изменится их работа.
После проведенных мероприятий можно приступать непосредственно к внедрению системы. Типовой план внедрения был разработан в компании Oliver Wight, но опыт показывает, что в той или иной степени практически все фирмы следуют этой стратегии.
Информационное обеспечение является важной областью современного менеджмента, непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации. Оно состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия управленческих решений.
Внутрифирменная система информации (ВСИ) носит производственный характер, она предназначена для решения разнообразных задач хозяйственной деятельности: планирования и прогнозирования, предоставления информации о ходе производственного процесса и возникающих отклонениях, учета и контроля и др.
– она должна удовлетворять потребности пользователя;
– быть точной, достоверной и своевременной;
– систематизация сведений должна быть оптимальной, сбор и обработка – непрерывными.
Внутрифирменная система информации состоит из собственно информации, внутренних и внешних каналов связи и средств обработки информации. ВСИ – действенный компонент производственной деятельности: для определения ее эффективности используется следующий показатель: отношение получаемой прибыли к затратам на технические средства и обеспечение функционирования системы.
Рассмотрим основные принципы и цели, задачи и функции внутрифирменной системы информации .
Основные принципы и цели ВСИ:
– определение требований к содержанию информации и ее характеру в зависимости от целенаправленности;
– выработка системы хранения, использования, предоставления информации в централизованном и децентрализированном управлении;
– определение потребностей в технических средствах (в том числе компьютерной технике) в фирме в целом и в каждом хозяйственном подразделении;
– разработка программного обеспечения, создание и использование банков данных;
– проведение многовариантных расчетов в процессе разработки программ маркетинга, в планировании, контроле, сборе и обработке цифровой информации;
– автоматизированная обработка и выдача текстовой информации;
– обеспечение копировальными устройствами, телексами, всеми средствами связи и коммуникаций в рамках фирмы в целом и ее отдельных подразделений;
– автоматизация административно-управленческого труда на основе использования компьютерной техники.
К важным задачам ВСИ относятся:
– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме в целом;
– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;
– определение основных направлений развития технологии обработки информации.
Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:
– определение потребности каждого руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления производственно-сбытовой деятельностью фирмы;
– определение потребностей в технических средствах фирм в целом и каждого менеджера для обеспечения всей необходимой информацией;
– централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;
– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и проч.);
– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;
– разработка программных средств, прикладных программ.
Широкое использование ЭВМ в информационно-управленческой деятельности обусловило возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности: программистов, операторов, системных администраторов и др.
На современном этапе реализации хозяйственных функций все организации в большей или меньшей степени применяют информационные технологии.
Информационные технологии – это система методов сбора накопления, хранения, поиска и обработки информации на основе применения средств вычислительной техники. Это понятие охватывает также разработку и производство компьютеров и программного обеспечения, доступ в Интернет и использование информационных ресурсов в целях ведения бизнеса .
Интернет является эффективным инструментом бизнеса, обеспечивающим взаимодействие организации с внешним миром. Он дает возможность организовать единую производственную цепочку «поставщик – производитель – потребитель» с меньшими операционными затратами и большей эффективностью производства. Вместе с Интернетом возник электронный бизнес (electronic business, e-business). Различают следующие его виды:
– электронный бизнес, ориентированный на бизнес-партнера (Business to Business, B2B). Это вид деятельности в информационном пространстве, имеющий своей целью создание и упрочнение долговременных деловых связей с партнерами по бизнесу;
– электронный бизнес, ориентированный на конечного пользователя (Business to Customer, B2C). Вид деятельности, нацеленный на удовлетворение потребностей клиента и установление долговременных и прочных связей с ним;
– электронная коммерция (electronic commerce, e-commerce). Установление контактов с контрагентом, проведение актов купли – продажи товаров и услуг, лицензионных, арендных и др. соглашений;
– электронное снабжение (electronic procurement). Проведение закупок сырья, материалов и других ресурсов через Интернет.
Электронный бизнес позволяет сократить продолжительность производственно-сбытового цикла. Снизить производственные затраты, повысить качество товаров и услуг и, как следствие, повысить конкурентоспособность организации на рынке.
Активно развивается электронный документооборот: выставление счетов по предварительно разработанным формам, ведение внутренней отчетности на основе автоматизированного анализа информационных потоков, осуществление платежей в онлайновом режиме и др.
Возникло новое понятие организации корпоративной сети – интранет (intranet). Данное понятие применяется к тем сетям, которые используют стандарты и технологии Интернета, обеспечивая доступ к корпоративным документам, справочникам, информации о кадровом составе, программному обеспечению, организуя видео-совещания, обучение работников, совместную работу рабочих групп. Одновременно с сетью интранет в организациях может существовать сеть экстранет (extranet), обеспечивающая связи с внешними клиентами – поставщиками, заказчиками, потребителями и др., которым предоставляется выборочный доступ к корпоративной сети.
К особенностям и сильным сторонам использования современных информационных технологий относятся: общедоступность сетей, возможность доступа в любое время суток, постоянная связь с абонентом, наличие последних новостей, возможность познакомиться с большим числом источников информации, необходимой для принятия управленческого решения.
