На первый взгляд СУБД Access очень похожа на программу электронных таблиц Microsoft Excel по своему назначению и возможностям. Однако между ними существует принципиальные отличия:

• При работе с электронной таблицей Excel вы можете в ячейку таблицы ввести любую информацию, поэтому на рабочем листе можно разместить и таблицу, и текст, и рисунок. В одном столбце таблицы могут при необходимости вноситься разные данные - числа, текст, даты. Таблица в базе данных Access отличается от таблицы в Excel тем, что в ней, как уже говорилось выше, для каждого поля записи определен тип данных, т. е. нельзя в одном столбце таблицы в разных строках заносить данные разных типов.
• Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого можно установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом ни вводились данные - прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи данные, не удовлетворяющие заданным правилам.
• С таблицами Excel удобно работать, если они содержат ограниченное число строк, таблицы базы данных могут содержать огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.
• Если все необходимые для работы данные вы будете хранить в документах Word и электронных таблицах, то по мере накопления информациивы просто можете запутаться в большом количестве файлов, Access позволяет хранить все данные в одном файле и доступ к этим данным осуществляется постранично, т. е. не превышаются ограничения на ресурсыпамяти компьютера.
• В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реализовать такую возможность в системах управления электронными таблицами сложно, а иногда просто невозможно.
• Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Именно для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбиваются на несколько связанных таблиц.
• Excel позволяет работать нескольким пользователям с одним документом, однако эти возможности очень ограничены, Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантированно будут работать с актуальными данными.
• Access имеет развитую систему защиты от несанкционированного доступа, которая позволяет каждому пользователю или категории видеть и изменять только те объекты, на которые ему были выданы права администратором системы, например, можно запретить использование некоторыхкоманд меню, открытие определенных форм, изменение данных в таблицах или формах. Электронные таблицы тоже позволяют защитить данные паролем или разрешить только просмотр данных, однако эти средства существенно проще.

Таким образом, можно сказать, что СУБД Access применяется в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Примером может служить задача ведения складского учета. Электронные таблицы Excel являются удобным средством хранения ограниченного количества табличных данных с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Документы Excel предназначаются, как правило, для индивидуального использования.

Возможности Excel конечно не ограничиваются только электронными таблицами, например, Excel может очень успешно использоваться для анализа данных, которые хранятся на сервере базы данных (в частности, в Microsoft SQL Server), но в этом случае Excel не является хранилищем данных, а обеспечивает только их обработку.

Сводная из базы данных Access

Предположим, что у вас есть большая база данных. Назовем её "products". И под большая я подразумеваю порядка 3млн записей(строк) или больше. Непосредственно на один лист Excel такое количество данных точно не поместится. Можно, конечно, хранить и на разных листах. Тогда можно воспользоваться статьей Сводная таблица из нескольких листов . Но во-первых, данный метод работает не очень стабильно и может требовать изменений в зависимости от версии Excel и так же требует разрешения выполнения макросов, а во-вторых, для такого количества записей это не лучшее решение, т.к. хранить такое количество данных в книгах Excel не совсем правильно. Поэтому даже если у вас есть несколько книг/листов, забитых нужными данными по полной и надо эти данные объединить для дальнейшего анализа сводной таблицей - то самое лучшее на мой взгляд решение, это объединить их через MS Access в одну таблицу и потом уже построить сводную на основании таблицы не составит труда.

Создание БД в Access из нескольких диапазонов
Для того, чтобы правильно и безболезненно собрать данные нескольких таблиц из Excel в Access необходимо эти таблицы подготовить. Что не так уж сложно. Для этого надо соблюсти следующие правила:

• все таблицы должны содержать одинаковое количество столбцов с полностью идентичными заголовками
• заголовки не должны содержать переносов строк, тире, дефисов, точек, запятых. Лучше вообще отказаться от любых знаков препинания и сомнительных символов - оставьте только пробелы между словами(и то даже их лучше заменить нижним подчеркиванием)
• если в таблицах присутствуют числовые данные, которые впоследствии необходимо будет суммировать - убедитесь, что все данные именно числовые и нет текстовых. Это поможет избежать ошибок импорта
• необходимо убедиться, что таблицы не содержат пустых строк и столбцов, а так же объединенных ячеек

Теперь, когда все таблицы готовы можно приступить к импорту данных в Access. Открываете Access и выбираете Создать (New) - Новая база данных (Blank database) . Указываете имя базы и месторасположение(папку):

После создания базы проходим несколько шагов:

Первая часть базы наполнена. Теперь необходимо дополнить созданную в Access таблицу данными других листов или книг. Для этого повторяем все описанные выше шаги, но на 2-м шаге выбираем Добавить копию записей в конец таблицы (Append a copy of the record to the table) . Тогда данные будут дополнены в уже созданную нами таблицу из первого листа, а не будут записаны в новую(чего нам не надо).
Все, теперь можно приступать к созданию сводной таблицы.

Создание сводной на основе базы данных Access
Прежде чем создавать сводную на основе внешних источников необходимо добавить на панель быстрого доступа кнопку, которая позволит это сделать:

• Excel 2010 - Файл (File) - Параметры (Options) -
• Excel 2007 - Кнопка офис - Параметры Excel (Excel options) - Панель быстрого доступа (Quick Access Toolbar)

или непосредственно с панели быстрого доступа:

Выбрать команды из: Все команды (All Commands) . Ищем там Мастер сводных таблиц и диаграмм (PivotTable and PivotChart Wizard) и переносим на панель быстрого доступа:

Теперь жмем на эту кнопку и на первом шаге появившегося окна Мастера выбираем во внешнем источнике данных (external data source) :


на втором шаге жмем кнопку Получить данные (Get Data) :


В появившемся окне необходимо выбрать MS Access Database или База данных MS Access .


Тут есть важный момент. Галочка Использовать мастер запросов (Use the Query Wizard to create/edit queries) должна быть включена. Жмем ОК .

Далее выбираем в правом окне папку, в которой расположена наша база данных. В левом окне выбираем сам файл Базы данных:


Подтверждаем выбор нажатием кнопки ОК .
Далее необходимо создать запрос выборки. По сути можно просто нажать на имя таблицы Базы данных и после этого на значек ">"


Но если вам необходимо будет работать только с некоторыми столбцами из всей таблицы - можно последовательно перенести их в правое поле(предварительно в левом развернув плюсик рядом с именем таблицы). Убрать лишние столбцы из правого поля можно кнопочкой "Далее. В следующем окне будет предложено сделать выборку на основании условий(правил):


Если вы не очень понимаете что это и оно вам не надо(а в данном случае оно вам действительно не надо) - просто пропускаем этот шаг и жмем опять Далее .


Так же пропускаем данный шаг(сортировку) - он нам совершенно ни к чему, т.к. данные мы будем все равно обрабатывать сводной. Поэтому опять жмем Далее . И завершающий шаг мастера запросов:


выбираем Вернуть данные в Microsoft Excel (Return Data to Microsoft Excel) и жмем Готово . При этом в окне второго шага мастера сводных таблиц и диаграмм правее кнопки Получить данные должна появиться надпись Данные получены (Data fields have been retrieved) :


Если у вас данная надпись появилась, то смело жмем Далее (Next) и на последнем шаге мастера выбираем ячейку и лист, в которые необходимо поместить сводную таблицу:


Либо на имеющийся лист(придется указать ячейку, в которой будет размещаться первая строка данных), либо на новый лист.
Жмем Готово (Finish) .
Все, наша сводная готова к работе и теперь вы можете обрабатывать свои миллионы записей быстро и легко в привычном интерфейсе самой сводной.

{"Bottom bar":{"textstyle":"static","textpositionstatic":"bottom","textautohide":true,"textpositionmarginstatic":0,"textpositiondynamic":"bottomleft","textpositionmarginleft":24,"textpositionmarginright":24,"textpositionmargintop":24,"textpositionmarginbottom":24,"texteffect":"slide","texteffecteasing":"easeOutCubic","texteffectduration":600,"texteffectslidedirection":"left","texteffectslidedistance":30,"texteffectdelay":500,"texteffectseparate":false,"texteffect1":"slide","texteffectslidedirection1":"right","texteffectslidedistance1":120,"texteffecteasing1":"easeOutCubic","texteffectduration1":600,"texteffectdelay1":1000,"texteffect2":"slide","texteffectslidedirection2":"right","texteffectslidedistance2":120,"texteffecteasing2":"easeOutCubic","texteffectduration2":600,"texteffectdelay2":1500,"textcss":"display:block; padding:12px; text-align:left;","textbgcss":"display:block; position:absolute; top:0px; left:0px; width:100%; height:100%; background-color:#333333; opacity:0.6; filter:alpha(opacity=60);","titlecss":"display:block; position:relative; font:bold 14px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff;","descriptioncss":"display:block; position:relative; font:12px \"Lucida Sans Unicode\",\"Lucida Grande\",sans-serif,Arial; color:#fff; margin-top:8px;","buttoncss":"display:block; position:relative; margin-top:8px;","texteffectresponsive":true,"texteffectresponsivesize":640,"titlecssresponsive":"font-size:12px;","descriptioncssresponsive":"display:none !important;","buttoncssresponsive":"","addgooglefonts":false,"googlefonts":"","textleftrightpercentforstatic":40}}

На взгляд простого пользователя СУБД Access схожа по возможностям и назначению на программу электронных таблиц Microsoft Excel. Но на самом деле между этими приложениями существуют существенные отличия.

Например: работая с таблицей Excel можно в ячейку таблицы внести любую информацию, то есть на рабочем листе можно разместить и таблицу, и рисунок, и текст. В один столбец могут вноситься разные данные. Таблица в Access отличается от таблицы Excel тем, что в ней для каждого поля записи определен тип данных, следовательно нельзя в один столбец таблицы в разные строки заносить данные разных типов. Access позволяет вводить данные в таблицы и контролировать правальность вводимых данных, установив правила проверки прямо на уровне таблицы.

Таким образом как-бы не были введены данные (прямо в таблицу, через экранную форму, на странице доступа к данным), Access не сохранит в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам. С таблицами Excel удобно работать, когда они содержат небольшое количество строк. В отличие от подобной ситуации, таблицы баз данных могут включать в себя большое количество записей, обеспечивая удобные способы извлечения из этого множества необходимой информации. Если хранить необходимые данные в документах Word и электронных таблицах, то при увеличении объема информации можно запутаться в немалом количестве файлов.

В свою очередь Access позволяет хранить все данные одним файлом и осуществлять доступ к данным постранично. Так же можно отметить что в Access возможно создание связей между таблицами, это позволяет использовать данные из разных таблиц, при этом для юзера они будут представлены одной таблицей, в свою очередь реализовать нечто подобное с помощью электронных таблиц сложно.

Устанавливая связи мужду отдельными таблицами Access избегает ненужного дублирования данных, экономит память компьютера и увеличивает точность и скорость обработки информации. Для осуществления подобных действий таблицы, которые содержат повторяющиеся данные, разбивают на несколько таблиц. Excel позволяет работать нескольким людям с одним документом, но эти возможности весьиа ограничены, а в свою очередь Аccess может поддерживать одновременную работу с базой пятдесят пользователей и гарантировано, что все пользователи будут работать с актуальными данными.

Aссess имеет развитую систему защиты от нежелательного, несанкционированного доступа, позволяющая каждому пользователю или группе видеть и изменять исключительно те объекты, на которые ему выданы права администратором, например можно запретить к использованию некоторых команд из меню, изменение в данных таблицах или формах, открытие определеннях форм Картыгин С.А Access 2000. Руководство пользователя с примерами. М.: Лаболатория базовых знаний, 2000. 136 с.. Электронные таблицы могут позволить защитить данные паролем или разрещить просмотр данных, но все же эти средства значительно проще.

СУБД Access применяется тогда, когда прикладная задача требует обработки и хранения разнообразной информации о большом количестве объектов и дает возможность многопользовательского режима. Послужить примером может задача ведения учета склада, таблицы Excel могут быть удобным средством хранения ограниченного количества данных таблиц с широкими возможностями выполнения расчетов и анализа данных. Как правило, документы Excel предназначаются для индивидуального пользования.

Access 2010 - это программа создания и управления базами данных. Чтобы понять Access, вы должны сначала понять базы данных.

На этой статье вы узнаете о базах данных и о том, как они используются. Вы познакомитесь с различиями между управлением данными в Access и Microsoft Excel.

Что такое база данных?

База данных представляет собой набор данных, которые хранятся в компьютерной системе. Базы данных позволяют своим пользователям быстро и легко вводить, получать доступ и анализировать свои данные. Они - такой полезный инструмент, что вы их постоянно видите. Вы когда-нибудь ждали, пока регистратор врача ввел вашу личную информацию в компьютер или наблюдали, как сотрудник магазина использует компьютер, чтобы узнать, есть ли товар на складе? Затем вы видели базу данных в действии.

Самый простой способ понять, что такое база данных это подумать о ней, как о наборе списков. Подумайте об одной из упомянутых выше баз данных: базе данных о пациентах в кабинете врача. Какие списки содержатся в такой базе данных? Ну, для начала, есть список имен пациентов. Затем есть список прошлых встреч, список с историей болезни для каждого пациента, список контактной информации и т. д.

Это относится ко всем базам данных - от самых простых до самых сложных. Например, если вы хотите испечь печенье, то вы можете сохранить базу данных, содержащую рецепты, которые вы знаете как сделать, и друзей, которым вы даете эти рецепты. Это одна из самых простых баз данных. Он содержит два списка: список ваших друзей и список рецептов выпечки печенья.

Однако, если бы вы были профессиональным пекарем, у вас было бы еще много списков, которые нужно было бы отслеживать: список клиентов, список проданных продуктов, список цен, список заказов... это можно продолжать. Чем больше добавленных списков, тем сложнее будет база данных.

В Access списки немного сложнее, чем те, которые вы пишете на бумаге. Access сохраняет свои списки данных в таблицах, что позволяет хранить еще более подробную информацию. В приведенной ниже таблице список людей в базе данных пекаря любителя был расширен, чтобы включить другую соответствующую информацию о друзьях.

Если вы знакомы с другими программами в пакете Microsoft Office, это может напоминать вам Excel, что позволяет организовать данные аналогичным образом. Фактически, вы можете создать аналогичную таблицу в Excel.

Зачем использовать базу данных?

Если база данных по существу представляет собой набор списков, хранящихся в таблицах, и вы можете создавать таблицы в Excel, зачем вам нужна настоящая база данных? В то время как Excel отлично справляется с хранением и упорядочиванием номеров, Access намного более эффективен при обработке не числовых данных, таких как имена и описания. Нечисловые данные играют значительную роль практически в любой базе данных, и важно иметь возможность сортировать и анализировать ее.

Однако то, что действительно делают базы данных, кроме любого другого способа хранения данных, - это подключение. Мы называем базу данных, как те, с которыми вы будете работать, в Access реляционной базой данных. Реляционная база данных может понимать, как списки и объекты внутри них связаны друг с другом. Чтобы изучить эту идею, вернемся к простой базе данных с двумя списками: именами ваших друзей и рецепты печенья, которые вы знаете как делать. Вы решили создать третий список, чтобы отслеживать партии печенья, которые вы делаете, и для кого они предназначены. Поскольку вы только делаете их, вы знаете рецепт, и вы только передадите их своим друзьям, этот новый список получит всю свою информацию из списков, которые вы сделали ранее.

Посмотрите, как третий список использует слова, которые появились в первых двух списках? База данных способна понять, что Иван Иваныч и Печенье на сметане в списке - это те же вещи, что и Иван Иваныч и Печенье на сметане в первых двух списках. Эти отношения кажутся очевидными, и человек сразу поймет это. Однако книга Excel не сможет.

Отличие Access от Excel

Excel рассматривал бы все эти вещи как отдельные и несвязанные фрагменты информации. В Excel вам нужно будет вводить каждую отдельную информацию о человеке или типе печенья каждый раз, когда вы упомянули об этом, потому что эта база данных не будет относительной, как база данных Access. Проще говоря, реляционные базы данных могут распознавать, что может сделать человек: если одни и те же слова появляются в нескольких списках, они ссылаются на одно и то же.

Тот факт, что реляционные базы данных могут обрабатывать информацию таким образом, позволяет вам вводить, искать и анализировать данные более чем в одной таблице за раз. Все эти вещи было бы трудно сделать в Excel, но в Access даже сложные задачи могут быть упрощены и сделаны достаточно удобными для пользователя.

Сложно сделать выбор между Access и Excel? Неудивительно. На первый взгляд эти программы похожи друг на друга. Ведь они используются для хранения данных, и можно вводить данные в сетку ячеек. Как же сделать правильный выбор? Один из способов - ответить на несколько простых вопросов о том, как требуется организовать данные, а также на родственные вопросы, например, об объеме данных, которые нужно хранить и обрабатывать.

Ответы на эти вопросы могут помочь добиться большего за меньшее время, поэтому стоит попробовать.

Важный вопрос: каким образом организовать данные?

Если при выборе между Access и Excel возникают затруднения, попробуйте ответить на важный вопрос: данные должны быть организованы в виде реляционной структуры или в виде плоской структуры? Это довольно заумные термины, но не стоит их бояться. Выбрать тип структуры не так уж сложно. В следующих разделах будет описан каждый из этих типов структур данных и даны рекомендации по выбору между ними.

Пока что нужно запомнить, что программа Access предназначена для работы с реляционными данными, а приложение Excel лучше подходит для работы с данными в виде плоской структуры.

"Реляционными" называются данные, которые хранятся в нескольких таблицах

В реляционных структурах данные разделены на части, связанные друг с другом.В реляционной структуре данные логически разделены на части, каждая из которых помещена в отдельную таблицу. Это совсем несложно.Например, в базе данных по продажам сведения о клиентах - имена, адреса и другие важные данные - обычно хранятся в одной таблице, а сведения о том, что эти клиенты покупают, - в другой таблице.Такая организация данных обеспечивает их эффективное использование.

Преимущества реляционных структур

Реляционная структура данных обладает несколькими преимуществами.

• С ее помощью можно получить ответы на важные деловые вопросы, например: кто купил наибольшее (или наименьшее) количество товаров на прошлой неделе. На рисунке выше показано, как это можно сделать.
• Более того, использование отдельных таблиц позволяет упростить работу с данными, поскольку в каждой таблице хранится только часть данных.
• И наконец, реляционная структура обеспечивает поддержку точности данных, поскольку можно предотвратить внесение данных пользователями не в ту таблицу.

В плоской структуре все данные хранятся вместе

Обычные (плоские) данные находятся в одной таблице.В отличие от реляционной структуры данных плоская структура представляет собой простой список, который не связан с другими данными. Например, список бакалейных товаров, как и список чьих-либо друзей и родственников, является плоским файлом. Создать плоскую структуру данных легко. Поддерживать такую структуру также несложно, но только до тех пор, пока данных не слишком много.

Для работы с простыми списками прекрасно подходит приложение Excel. Эта программа фактически предназначена для создания и обслуживания плоских файлов.Можно отметить, что каждая таблица в реляционной структуре также является плоским файлом. Например, в обычной базе данных по продажам в одной таблице содержится список клиентов, а в другой - список заказов.

Единственное существенное отличие между типами структур заключается в том, что при использовании плоской структуры не нужно связывать данные из одного списка с данными в другом списке. Каждый список полезен сам по себе.

Связывать или не связывать?

Для действий и повторяющихся данных нужна реляционная структура.

Клиент Кирилов Антон...

И еще один заказ 10 июля. Один клиент - много действий. Для повторений такого типа требуется реляционная структура.

Больше вопросов, больше ясности

Основания для использования каждой из программ.

Хотя тип структуры данных имеет большое значение, это не единственное основание для выбора между приложениями Access и Excel. Чтобы сделать правильный выбор, имеет смысл рассмотреть несколько дополнительных вопросов.

• Во-первых, нужно ли хранить данные и управлять ими или анализировать данные? Если основной задачей является хранение данных, следует использовать Access, а для анализа понадобится Excel.
• Во-вторых, велик ли объем данных? Например, таблица Excel достигла таких размеров, что с ней стало трудно работать? Если это так, то даже при работе с плоскими данными в Access будет проще найти нужные сведения.
• Данные в основном текстовые или числовые? В приложении Access можно хранить большой объем текста - до двух гигабайт в одной базе данных, а Excel предназначен для хранения чисел и выполнения сложных вычислений.

Access - это более легкий доступ к данным

Ниже перечислены еще несколько причин для использования приложения Access.

• Необходимость упростить ввод данных пользователями. Например, некоторым пользователям довольно сложно вводить данные в сетку ячеек. В программе Access эту проблему можно устранить путем создания форм для ввода данных, которые облегчают точный ввод данных.
• Необходимость отчетов для пользователей. В приложении Access можно создать отчеты, которые пользователи смогут запустить в любое время.
• Кроме того, лучше выбрать программу Access в случае, когда необходимо обеспечить возможность одновременной работы с данными нескольких пользователей. В Access запись блокируется только в момент изменения ее пользователем, поэтому несколько пользователей могут одновременно работать с одними и теми же данными. Можно предоставить общий доступ к книге Excel нескольким пользователям, но лучше, чтобы пользователи изменяли данные в Excel в разное время.
• Если нужно подключиться к различным источникам данных и изменять данные непосредственно в этих источниках, следует выбрать приложение Access. В Excel можно просматривать внешние данные, но изменить их невозможно.

Для анализа данных и работы с числами следует выбрать Excel

Программа Excel незаменима при работе с числами. С ее помощью можно строить сложные модели "что-если" и выполнять анализ затрат и выгод, что невозможно в приложении Access.

Предполагается использование отчетов сводных таблиц? Это интерактивные таблицы, в которых можно менять местами строки и столбцы и просматривать различные сводные данные. В Excel проще работать с отчетами сводных таблиц, а также с отчетами сводных диаграмм - диаграмм, основанных на этих таблицах.

Если необходимо визуальное представление данных с использованием диаграмм или гистограмм, программа Excel - это лучший выбор.

Наконец, приложение Access есть не у всех, и не каждый умеет с ним работать. Ваши сотрудники могут отдать предпочтение программе Excel.

Выбор между реляционными и плоскими структурами данных

• Велик ли объем данных? Даже если это плоские данные, с помощью Access можно значительно упростить их использование и управление ими.
• В данных присутствует в основном текст или числа? В Access можно хранить большие объемы текста, к тому же значительно упрощается работа с такими данными. В Excel удобнее хранить и использовать числовые данные в виде плоской структуры.

Веские причины для использования каждой из программ