Когда на электронную почту поступает много писем от разных адресатов, то со временем становится сложновато среди этих писем находить нужные из старых полученных, если это требуется. В таком случае очень удобно сортировать письма по категориям (папкам или по-другому “ярлыкам”). В данной статье я покажу как это сделать на примере почты GMail.
В качестве примера. Вам на почту часто приходят письмо от одних и тех же адресов, к которым вам время от времени приходится обращаться.
Да, эти письма в случае чего можно попытаться найти и по поиску. Это несложно делается, но найти сможете не всегда. Удобнее когда письма сразу при поступлении сортируются по нужным папкам, либо же вы их сами вручную раскладываете по этим папкам. То есть вы можете настроить фильтры в почте так, чтобы письма от определённых адресов сразу складывались в нужные папки.
Делается это несложно. Рассмотрим ниже как создавать ярлыки в GMail и как привязывать к ним нужные письма вручную и автоматически.
Именно в почте GMail папки называются “Ярлыками”. В принципе оно так и есть, ведь письма все складываются в раздел “Вся почта”, а эти самые папки -это ссылки на нужные письма.
Чтобы создать ярлык, нажмите на соответствующую ссылку в самом низу списка папок (входящие, отправленные, спам и т.д.) слева:
В открывшемся окне нужно ввести название ярлыка в верхней строке и нажать “Создать”.
Если у вас ранее было уже создано несколько ярлыков, то вы можете указать, под каким из них в списке будет расположен новый создаваемый вами ярлык, отметив пункт “Разместить ярлык под” и выбрав там нужный.
Всё, ярлык создан. Пример:
Вы можете распределять письма по нужным ярлыкам в GMail как вручную, так и настроить автоматический режим. Автоматическая сортировка писем по ярлыкам - это настройка фильтров в вашей почте, т.е. создание специальных условий, в зависимости от которых с входящими письмами будут производиться нужные вам действия.
Когда вам нужно перенести в один из созданных ярлыков одно или несколько писем, то достаточно отметить эти письма во входящих, а затем выбрать ярлык для переноса, нажав “Переместить в”.
То же самое можно проделать, открыв сначала письмо для прочтения.
Вы можете настроить специальные фильтры с условиями, чтобы, к примеру, письма, поступающие от определённых адресов на вашу почту, сразу же попадали в нужную папку. Рассмотрим как это сделать в Gmail.
Для этого в настройках почты есть специальный раздел “Фильтры и заблокированные адреса”, где вы можете создать новый фильтр или изменить старый. Но можно не лезть в настройки тогда, когда вы хотите создать фильтр с простейшим условием (чтобы письма от определённых адресов поступали в нужную папку) и для этого проделываем следующее:
Всё. Таким вот образом, настраивая фильтры, можно легко распределять письма по нужным ярлыкам без вашего участия.
Вы всегда можете изменить любой из созданных ярлыков или удалить его.
Чтобы открыть настройки ярлыка, кликните по стрелочке справа от него:
Через появившееся контекстное меню вы можете:
Также возможность настроить ярлыки (кроме изменения цвета) доступна в общем разделе “Настройки” GMail, на вкладке “Ярлыки”.
Чтобы с почтой Gmail было работать ещё удобнее, рекомендую применять возможность сортировать письма по папкам (т.е. ярлыкам) в Gmail, взять это на вооружение.
Папка "отсортированные" в папке "Входящие" разделяется на две вкладки - "отсортированные". Наиболее важные сообщения электронной почты находятся на вкладке "отсортированные", а остальные остаются без изменений, а также на вкладке "другие".
Примечание: Если вы не видите элемент "отсортированные и другие" в почтовом ящике, возможно, вместо этого вы будете использовать папку "неСрочные" Дополнительные сведения можно найти в разделе Использование функции "неСрочные" для сортировки сообщений с низким приоритетом в Outlook .
Как отключить сортировку почты?
В Outlook для Windows Сортировка почты доступна только для учетных записей Office 365, Exchange и Outlook.com.
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
Инструкции немного отличаются в зависимости от того, используете ли вы новую Outlook в Интернете или классическую версию. Выберите свою версию, чтобы увидеть подходящие указания.
Примечание: если организация разместила логотип на панели инструментов, интерфейс может отличаться от приведенных выше.
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
В папке "Входящие", откройте вкладку Отсортированные или Другие, а затем щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
В верхней части сообщения перемещаются в другое сообщение, выберите переместить _гт_ переместить в другую папку "Входящие" . Выберите всегда перемещать в папку "другие" , если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя были доставлены на вкладку "другие".
Если вы перемещаете одно сообщение от другого в "отсортированные", выберите переместить _гт_ переместить в папку "отсортированные" . Выберите всегда перемещать в папку "отсортированные" , если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя были доставлены на вкладку "отсортированные".
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
Включение сортировки почты
Упорядочение сообщений
В Outlook 2016 для Mac Сортировка почты доступна только для электронной почты в Office 365 Business.
Включение сортировки почты
Совет: Вы можете настроить количество непрочитанных сообщений так, чтобы в нем учитывались только сообщения на вкладке "Отсортированные". Для этого выберите Outlook > Настройки > Уведомления и звуки > Индикатор событий .
Упорядочение сообщений
Включение сортировки почты
Перемещение сообщений из папки "Отсортированные" в папку "Другие"
Отсортированные
Переместить в "Другие" .
Выберите Всегда перемещать в "Другие" , если вы хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя отображались на вкладке Другие .
Перемещение сообщений из папки "Другие" в папку "Отсортированные"
В папке "Входящие" откройте вкладку Другие и щелкните правой кнопкой мыши сообщение, которое вы хотите переместить.
Выберите один из указанных ниже вариантов.
Если нужно переместить только это сообщение, выберите Переместить в "Отсортированные" .
Выберите Всегда перемещать в "Отсортированные" , если хотите, чтобы все последующие сообщения от этого отправителя отображались на вкладке Отсортированные .
Почему я не вижу функции "Сортировка почты" в Outlook?
Как сортировка почты взаимодействует с функцией "Несрочные"?
Сортировка почты заменит функцию "Несрочные". После переключения менее важные сообщения больше не будут доставляться в папку "Несрочные". Вместо этого почта будет распределяться между вкладками "Отсортированные" и "Другие". Функция "Несрочные" и сортировка почты основаны на одном алгоритме, поэтому все сообщения, которые раньше попадали в папку "Несрочные", теперь будут перемещаться на вкладку "Другие". Все сообщения, которые уже находятся в папке "Несрочные", останутся в ней, если вы не удалите или не переместите их.
Отправление и получение писем, посылок, бандеролей составляет часть современной жизни. Ежедневно миллионы человек получают заветные коробочки или конверты. "Почта России" предоставляет множество услуг, одной из которой является отслеживание посылки. Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Какие статусы есть еще? если ее номер не отслеживается? Об этом в статье.
Российская являющаяся оператором почтовой сети и системообразующим предприятием - это "Почта России". Что значит: "Покинуло сортировочный центр"? С таким статусом часто сталкиваются отправители или получатели, пользующиеся услугами почты. Если клиент отправляет посылку, письмо или бандероль, то отправлению присваивается специальный трек-номер. С его помощью можно отследить нахождение.
"Почта России" предлагает своим клиентам различные виды услуг (прием, обработка, перевозка, доставка, переводы), обмен письменной корреспонденции, международные почтовые отправления. Кроме того, отечественная компания хранит почтовые отправления, товары, грузы, распространяет рекламу, выдает пенсии, пособия, выплаты, принимает жилищно-коммунальные платежи, подписывает и распространяет периодические издания. "Почта России" также занимается типографской деятельностью (создает и распространяет открытки, марки, конверты, альбомы, каталоги), продает оптом и в розницу различные товары.
Многих интересует: хорошо ли работает почта? Что значит: "Покинуло сортировочный центр"? Данный статус может означать, что посылка или письмо уже в пути и скоро прибудет в место назначения. "Почта России", несмотря на критику этой организации, работает исправно. Только за прошлый год она доставила более 50 % заказов из интернет-магазинов. Это почти двести миллионов посылок, сто тридцать миллионов из которых составляют международные отправления. Больше всего доходов почта получает, благодаря предоставлению финансовых услуг, письменной корреспонденции, посылкам и отправлениям EMS. В структуру компании входит центральный аппарат управления, который состоит из 22 подразделений и 10 макрорегиональных филиалов.
Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Именно таким вопросом задаются клиенты "Почты России", все, кто является получателями. Сортировочный центр - автоматизированный. В нем сортируются по отделениям и районным почтамтам письма, посылки, бандероли и обрабатываются исходящие отправления со всей страны. После того как отправитель положил в почтовый ящик конверт, его вынимают, отправляют в отделение связи, взвешивают и ставят штамп с датой. Затем письма увозят в сортировочный центр.
Работают на таком предприятии более тысячи сотрудников. По площади центр занимает двадцать девять тысяч квадратных метров, а находится он в Подольске (Московская область). Что это значит: "Покинула сортировочный центр"? Такой статус означает, что письмо или посылка направляется в отделение почты получателя. Определяется оно по индексу. Обрабатывают в центре кроме писем, бандероли, посылки, EMS-отправления, ценные, заказные письма и отправления. Сортировка по времени длится двадцать часов. Ежедневно через центр проходят три миллиона отправлений.
Статус "Покинуло сортировочный центр" - что значит? До того как адресат получит посылку, она пройдет множество разных этапов. Например, статус "сортировка" означает, что отправление до сих пор находится в сортировочном центре. Посылки, лежат в специальных экспортных сумках, которые вскрываются, сортируются и перепаковываются. Статус "Прибыло в сортировочный центр" означает, что посылка доставлена для сортировки и распределения. Если отправление "Прибыло в место международного обмена", оно находится на таможне, внутри страны или ожидает отправку за границу. Обозначение "Покинуло место международного обмена" подтверждает операцию экспорта.
Что значит: "Посылка покинула сортировочный центр"? Если получатель после введение номера индентификатора на сайте увидел этот статус, то посылка скоро придет в отделение почты. Конечное обозначение "прибыло в место вручения" говорит о том, что получателю следует обратиться в почтовое отделение и забрать отправление. Не забудьте в этом случае взять паспорт.
Если посылка покинула сортировочный значит, что она скоро доберется до получателя. На помощь приходит номер отслеживания отправления или почтовый идентификатор. Это уникальный код из цифр, который присваивается всем посылкам. Существует внутрироссийский трек-номер и международный. Обычно он указывается на чеке, который выдается после регистрации отправления. Если посылка была отправлена после покупки вещи в интернет-магазине, клиенту присылают идентификатор, с помощью которого можно отслеживать отправление.
Для этого зайдите на сайт "Почты России" введите номер, состоящий из четырнадцати цифр разделенных на смысловые части, нажмите "ОК". После обработки информации пользователь увидит сведения о состоянии отправления. Если долго не меняется статус "Львовский. Покинуло сортировочный центр" значит, что посылка уже находится в Если информация долго не обновляется, возможно, отправление давно ожидает получателя.
Что значит: "Обработка. Покинуло сортировочный центр"? Если получатель после введения уникального номера идентификатора обнаружил такую надпись, это может означать, что посылка все еще находится в центре или недавно была отправлена. По времени на территории России посылки идут около двух недель, в зависимости от расстояния, погодных условий и других факторов.
Что это значит: "Письмо покинуло сортировочный центр"? Такой статус иногда означает, что информация на сайте долго не обновлялась. В центре операторы принимают поступившие письма, считывают штрих-код, регистрируют. Все данные загружаются на официальный сайт "Почты России". Отследить путь письма можно при помощи идентификатора. Контейнеры с письменной корреспонденцией, экспресс-отправлениями и посылками распределяют между цехами. Процесс сортировки но не полностью. Сотрудники сканируют каждую корреспонденцию вручную и регистрируют ее.
Что значит: "Посылка покинула сортировочный центр"? Этот статус часто говорит о том, что она прошла сортировку и была отправлена по месту назначения. В Подольске посылки распределяются по шести автоматизированным линиям. Первая используется для международных отправлений, вторая - для небольших грузов, а остальные - обычных посылок. Отправления загружаются на вручную, посылки сканируют и сортируют автоматически. Кроме этого, их проверяют на наличие взрывоопасных веществ.
По умолчанию в текущей папке отображается 30 последних писем. Чтобы увидеть предыдущие письма, нажмите кнопку Ещё письма (под списком писем).
Изменить количество писем на странице можно в настройках:
В трехпанельном интерфейсе в текущей папке отображаются все письма. Чтобы прочитать полученные ранее письма, пролистайте список вниз.
С выделенными письмами можно совершать различные действия:
","hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":true,"areas":[{"shape":"circle","direction":["top","right"],"alt":"Выделить все письма на странице","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":true,"hasBottomCallout":false},{"shape":"circle","direction":["bottom","right"],"alt":"Выделить одно письмо","coords":,"isNumeric":false,"hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":true}]}}">
При выборе писем в трехпанельном интерфейсе удерживайте клавишу Ctrl . Для выделения всех писем на странице используйте сочетание клавиш Ctrl + A .
","hasTopCallout":false,"hasBottomCallout":false,"areas":[{"shape":"rect","alt":"","coords":,"isNumeric":false}]}}">
Письма с личных электронных ящиков отображаются на вкладке Общение .
Чтобы важное письмо было на виду, закрепите его вверху списка. Для этого выделите письмо и нажмите кнопку Закрепить .
Закрепленное письмо выделяется слева желтой полосой и показывается первым во всех папках. Например, входящее письмо будет отображаться и в папке Отправленные . Новые письма показываются под закрепленными.
Примечание. Если в папке Входящие вы видите отправленные или старые письма вместо новых, проверьте, нет ли в ней закрепленных писем.
Чтобы пометить письмо прочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.
Чтобы пометить письмо непрочитанным, нажмите на значок слева от темы письма.
Чтобы пометить прочитанными все письма в папке, нажмите на значок справа от названия папки и подтвердите действие:
Такие письма закреплены вверху списка. Закрепленные письма выделяются желтой полосой слева от строки письма.
Чтобы открепить письмо, выделите его и нажмите кнопку Открепить .
Когда все письма будут откреплены, желтая полоса слева от них исчезнет. Открепленные письма автоматически отсортируются по дате получения.
Кнопки отображаются тогда, когда вы начинаете работать с конкретными письмами. Выделите хотя бы одно письмо в списке - и кнопки появятся.
От того как мы организуем свое рабочее место зависит наша производительность труда. Хаос в бумагах, почте, файлах на компьютере усиливают хаос в голове. Таким образом даже самые простые задачи могут отнимать много времени. А если вдруг вы не найдете в привычной «кучке» нужной бумажки или забудете, где на компьютере лежат прошлогодние шаблоны приказов? Придется потратить кучу времени на поиск, вместо выполнения прямой работы.
Здесь я хочу описать один из способов организации электронной почты. Так как электронная почта является одной из главных «кучек», приводящих к хаосу. Именно этим каналом связи большинство из нас получает большую часть задач или оповещений по своей работе. Как организовать хранение своей почты, чтобы не терять важных писем, не забывать реагировать на новые задачи, не разрываться на сотню «важных» дел?
Многие люди сортируют свою электронную почту по отправителям. В итоге их письма отсортированы по фамилиям и каждая папка содержит переписку с конкретным человеком. Я сначала делал также. Но позже понял, что такой подход не учитывает, что в переписке может учавствовать несколько людей - письма будут разбросаны по разным углам. Так же нельзя точно определить, на какое письмо мы отреагировали (написали ответ, оформили приказ, сделали запрос или другое). А если одно из писем имело важную информацию, которую нужно запомнить на длительный срок? А как потом найти это письмо? Как вспомнить о том, кто его написал?
Еще одной проблемой сортировки по фамилиям становится огромное количество папок, которые следует прокручивать в поиске новых писем.Я использую иной подход. Вся моя входящая корреспонденция делится условно на 3 группы: «входящие», «по категориям»," решенные".
В группу «входящие» падают абсолютно все пришедшие письма. Тут они хранятся до тех пор, пока я их не прочитаю и не предприму на них определенное ответное действие. Пока письмо висит во входящих - за мной числится задача.
После совершения ответного действия (смотря что требовалось: ответное письмо, решение проблем с программой, оформление распоряжения, принятие решения и прочее) письмо перемещается в папку «решенные». Задача по запросу выполнена.
Группа «по категориям» подрразумевает под собой просто несколько папок, в которые вместо группы «решенные» премещаются письма. Например для некоторых проектов письма хранятся в отдельных папках, вся переписка в одном месте. Папки создаютя для отдельных крупных проектов, по особо важным контрагентам. В этой группе так же в отдельные папки выделены автоматически присылаемые письма. Отдельно выделена папка «запомнить», в которой хранится информация, которой пользоваться придется периодически.
Для примера, сейчас структура моей почты выглядит так:
Входящие
-Решенные
-Не интересные
-Запомнить
-Контрагенты
-Автоматические
-Проект1
-Проект2.
Таким образом я не теряюсь в сотне писем, приходящих мне за рабочий день. На каждое письмо идет обязательная реакция или ответ. Ни одно письмо не остается пропущенным или забытым, т.к. пока письмо во входящих - задача не выполнена. По мере выполнения задач, папка «входящие» очищается и всегда остается удобочитаемой. Очень приятно смотреть на папку «входящие» всего с несколькими письмами. Это означает, что аврала нет и можно спокойно работать.
Часто люди, которые очень долго по работе не отвечают даже на самые простые письма их вовсе никак не сортируют или сортируют просто по фамилиям. Можете их об этом спросить.
Теги: электронная почта, организация работы
